Информационное обеспечение работы менеджера

Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации

Департамент научно-технологической политики и  образования

Федеральное государственное образовательное  учреждение

профессионального высшего образования

Красноярский  государственный аграрный университет 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

на тему:

«Информационное обеспечение работы менеджера» 
 
 
 
 

     Выполнил:

     студент гр. МД-11

     Лигачева  А.О 

     Проверил:

     Каменская Н.В 
 
 
 
 
 
 
 

Красноярск 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение  управления

1.1 Управленческая  деятельность

1.2 Информационное  обеспечение управленческой деятельности

1.3 Организация  информационного обеспечения

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая  документация

2.1.2 Распорядительная  документация

2.1.3 Справочно-информационная  документация

2.2 Порядок движения  документов в организации

2.2.1 Экспедиционная  обработка поступающих документов

2.2.2 Предварительное  рассмотрение документов в службе  ДОУ

2.2.3 Организация  рационального движения документов  внутри организации

2.3 Организация  секретарской деятельности

Глава 3 Программное  обеспечение управленческой деятельности

Глава 4 Системы  управления базами данных

4.1 Понятие и  классификация современных систем  управления баз данных

4.2 Основные функции  систем управления базами данных

4.3 Типовая организация  современных СУБД

Заключение

Список использованной литературы 

 

Введение 

     В окружающем нас мире имеется много  предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью  и имеющих различный юридический  статус и форму собственности. Появление  подобных производственных и экономических  объектов определяется их назначением  удовлетворять те или иные потребности  общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

     Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место  занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм  специалистов, занятых управленческой деятельностью.

     Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и  развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные  аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки  сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и  оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют  учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным  специалистам получать в нужное время  и в полном объеме необходимую  информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. 

 

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления 

1.1 Управленческая деятельность 

     Управление  в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой  ориентируются некоторые подразделения  организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций  можно определить как управленческую деятельность.

     В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как  система управления.

     Органы  управления оказывают на управляемый  процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое  состояние управляемого процесса с  требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого  необходимо получать информацию об управляемом  процессе. Другими словами, управляющая  и управляемая части взаимодействуют  друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру. 

     Система управления

       

     

     Информация  об       Управляющие

      управляемом процессе        воздействия 
 

Схема 1 Информационный контур в системе управления 

Информационный  контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может  основываться на бумажных носителях. В  любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

• персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
• пользователей информационной системы – потребителей информации;
• техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;
• программное обеспечение;
• информационные ресурсы организации.

     Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом  для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются  на информацию. Ее свойства:

• достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;
• адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;
• полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;
• краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;
• своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

     

 
 

          Схема 2   Информационные ресурсы организации 

       В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.). 

     Документ  – информационное сообщение в  бумажном или электронном виде, оформленное  по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение  документов и работа с ними в организации  – ее документооборот. Документооборот  – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а  также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа. 

1.2 Информационное обеспечение  управленческой деятельности 

     Существенная  часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

     1. по наименованию:

     - письма;

     - телеграммы, телефонограммы; 

     - заявления;

     - предписания;

     - характеристики;

     - справки;

     - инструкции;

     - удостоверения;

     - приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

     2. по типу материального носителя:

     - бумажные (письменные, графические  и т.д.)

     - фото-, кино- и видеодокументы;

     - электронные документы;

     3. по принадлежности к системе  документации определенного вида  деятельности:

     - система управленческой документации;

     - система обеспечивающей документации;

     - система документации по основной  деятельности и т.п.

     Система управленческой документации:

     1) распорядительная документация, состоящая  из документов, фиксирующих управленческие  решения (постановление, решение,  приказ, распоряжение, указание, поручение);

     2) документация по планированию;

     3) информационно-справочная и аналитическая  документации.

     Система обеспечивающей документации:

1. документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2. документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

     Система документации по основной деятельности:

1. документация по материально-техническому обеспечению;
2. производственно-технологическая документация.

 

     1.3 Организация информационного  обеспечения 

     Информация  позволяет управлять. Но и информацией  нужно управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными  ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в  рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и  т.п.

     Информационное  обеспечение предполагает решение  задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

     Цели  и задачи информационного обеспечения  управленческой деятельности можно  определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.