Информационное обеспечение работы менеджера

     Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет  повысить производительность, более  точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации  дела корреспонденция принимается  и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого  этапа – зафиксировать сам  факт поступления документов.

     Если  на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. При получении  корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется  регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости  количество листов. 

2.2.2 Предварительное  рассмотрение документов  в службе ДОУ

     Этот  этап зависит от всей постановки документационного  обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

     Значительным  резервом сокращения сроков и инстанций  прохождения документов является предварительное  рассмотрение документов в службе ДОУ  и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

     а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

     б) не требующие резолюции руководства  и направляемые сразу в структурные  подразделения исполнителям.

     Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных органов, органов  представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных  должностных лиц.

     В учреждения, в которых документы  рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую  технологию.

     Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют  специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце  рабочего дня информационные листы  секретарей всех руководителей поступают  в службу документационного обеспечения  и на их основании дополняются  сведения в информационно-поисковые  системе организации. После документы  передаются исполнителям.

     При внедрении автоматизированной системы  регистрации документов и автоматизации  рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ. 

2.2.3 Организация рационального  движения документов  внутри организации 

     В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок  передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное  за документационное обеспечение в  структурном подразделении.

     Ознакомление  ряда должностных лиц с одним  экземпляром документа следует  поручать специально выделенному сотруднику.

     Значительную  часть документооборота организации  составляют различного рода проекты  документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для  оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических  схем, в которых в наглядной  графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласования, подписания и утверждения. 

2.3 Организация секретарской  деятельности 

     Качество  и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем  профессиональных знаний секретаря. Секретарь  является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться  руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его  внимания и срочного решения, а какие  вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

     Должностная инструкция секретаря включает в  себя следующие разделы:

• общие положения;
• функции работника;
• должностные обязанности;
• права секретаря;
• ответственность;
• взаимоотношения;
• оценка работы.

     В разделе «Общие положения» устанавливаются  область деятельности секретаря, порядок  его назначения и освобождения от должности, замещения во время его  отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность  секретаря, должностные лица, которыми он руководит.

     В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок  работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные  функции.

     В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные  с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей  информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и  методов работы.

     В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются  секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся  к его компетенции.

     Раздел  «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря  за правильное и своевременное использование  предоставленных ему прав.

     В разделе «Взаимоотношения» указываются  подразделения и работники, от которых  секретарь получает и которым  передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они согласовываются  и т.д.

     В разделе «Оценка работы» перечисляются  критерии, позволяющие оценить степень  выполнения секретарем своих функций  и обязанностей, исполнения прав. Основными  критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

     Примерная схема рабочего дня секретаря:

     Первая  половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

     Вторая  половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.
18. Обработка и отправка исходящих документов.
19. Планирование мероприятий на следующий день.

     Окончание рабочего дня:

20. Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.
22. Приведение в порядок своего рабочего места.

 

Глава 3 Программное обеспечение  управленческой деятельности 

     Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

     Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное  использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное  обеспечение.

     Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

     Системные программные средства служат для  обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен  на схеме 3. 

       

Схема 3. Состав системного программного обеспечения 

     Текстовые и диагностические программы  служат для проверки работоспособности  отдельных узлов компьютера и  компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

     С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются  вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

     Операционные  системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

• тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
• обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;
• реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

     Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его  работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

      Прикладные  программные средства обеспечения  управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 4. 
 

       
 

       

     

Схема 4. Состав прикладного  программного обеспечения 

     Системы подготовки секстовых документов предназначены  для организации технологии изготовления управленческих документов и различных  информационных материалов текстового характера. Они содержат:

     - текстовые редакторы;

     - текстовые процессоры;

     - настольные издательские системы.

     Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической  информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические  и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие  управленческие документы и информационно-аналитические  материалы.

     Системы управления базами данных предоставляют  возможность создавать и хранить  массивы данных большого объема, а  также манипулировать ими.

     Личные  информационные системы служат для  информационного обслуживания рабочего места управленческого работника  и по существу выполняют функции  секретаря.