Исследование функций систем управления

Функция управления — это однородный вид деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделения по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и масштаб  производства, формы организации  производственных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др. В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управление:

• основными  производственными процессами;

• вспомогательными и обслуживающими процессами;

• оперативное (производством);

• технической  подготовкой производства;

• сбытом продукции  и др.

Проектирование  системы управления, организации, в  том числе и любого конкретного  предприятия, невозможно без определения  состава функций управления. При  этом необходимо исследовать множество  факторов:

• характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;

• стадии жизненного цикла продукта;

• цикл принятия решений;

• содержание процесса управления.

Рассмотрим, как  учитываются эти факторы при  исследовании и проектировании функций  управления.

Фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами - управление результатами деятельности предприятия (промышленной продукции и услугами).

Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла: заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:

• подготовка решения;

• утверждение  решения;

• внедрение  решения;

• оценка результатов  внедрения решения.

Подготовка  решения — это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.

Утверждение решения — это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение —  деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями.

На этой стадии оценивается результат, полученный после реализации принятого ранее  управленческого решения; оценивается  и само решение (необходимость его  утверждения), и результаты внедрения управленческого решения.

Таким образом, порядок формирования состава функций  управления следующий:

• выбор исследуемого объекта;

• формирование набора специфических функций;

• выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию;

• исследование необходимости применения общих  функций управления в пределах выбранной  специфической функции;

• формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

1.3 Метод исследования функций управления как 

элементы системы управления.

Методология исследования функций управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия  по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация  исследования функций управления требует  учета ряда системных характеристик, к которым относятся:

• потребность  в исследованиях;

• объект и предмет исследования;

• ресурсы для проведения исследований;

• эффективность исследований; результаты исследований.

1. Потребность  в исследовании предопределяет  масштаб и глубину исследования  системных характеристик, реализация  которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований  является система управления  конкретной организации. Для ее  изучения необходимо знать утвержденные  схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

• развитие структуры управления;

• мотивация  персонала;

• мотивация  техники и информационных систем управления;

• разработка управленческих решений;

• подготовка персонала  и др.

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы —  это комплекс средств, обеспечивающих  успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные  ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность  исследований требует соизмерения  затрат на проведение исследований  и полученных результатов.

5. Результаты  исследований могут быть представлены  в различных формах. Это может  быть новая модель системы  управления, новые регламентирующие  документы, скорректированные расчетные  формулы, новая корпоративная  культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом  разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический  раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение  трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

• специалисты  в области системного анализа  — руководители группы и будущие  руководители проектов;

• инженеры по организации производства;

• экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи  организационных структур и документооборота;

• специалисты  по использованию технических средств  и компьютерной техники;

• психологи  и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим  образом:

• подготовка исследования, т.е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования:

• сбор необходимой  информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических аспектов;

• подготовка информации к обработке;

• обработка  информации и ее анализ;

• подготовка результатов  исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд  методов, среди которых наиболее эффективными являются:

• беседы со специалистами аппарата управления;

• изучение технико-экономических  и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;

• изучение опыта  развития родственных предприятий.

Особое значение в исследовании имеют беседы с  персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты  анализа представляют на рассмотрение руководства предприятия или  специальной экспертной комиссии. Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рассматриваемой организации.

С точки зрения организации проведения исследования можно выделить следующие формы:

• индивидуальные и коллективные исследования;

• исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;

• централизованная и децентрализованная организация;

• специальные  отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения;

• привлечение  специализированных консалтинговых организаций.

Таким образом, рассмотрев требования, предъявляемые  к системе управления как объекту  исследования, можно выделить основные моменты:

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать  систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима  персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима  информационная проработка системы  на уровне управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации.

7. Конечным продуктом  системы управления является  управленческое решение. 

2. Характеристика  предприятия ООО «Глобус».

2.1 Характеристика  предприятия.

Компания «Глобус» успешно работает на рынке рекламных и туристских услуг города Озерска с 2006 года. В молодой команде только специалисты, профессионалы в своем деле. Творческий подход, нестандартное мышление в сочетании с целеустремленностью и организованностью - вот, что определяет лицо компании. Успех и процветание наших клиентов – первоочередная и главная задача. Рекламная компания «Глобус» против скучной и неинтересной рекламы. Опыт показывает, что эффективна лишь та реклама, которая эмоциональна, затрагивает «струны души», вызывает в ней радость. Разрабатывая рекламную кампанию, дизайн упаковки, полиграфическую продукцию, мы подчеркиваем уникальность, особенность и неповторимость. Следует заметить, компания "Глобус" работает не только с предприятиями своего региона. ООО «Глобус» специализируется на оказании туристских услуг населению.

ООО «Глобус» возглавляет  директор, который организует всю  работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния  и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договоры, издает приказы, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников.