Исследование систем управления через системный анализ

4. Множественность, позволяющая  использовать множество кибернетических,  экономических и математических  моделей для описания отдельных  элементов и системы в целом.

При системном подходе  важное значение приобретает изучение характеристик организации как  системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала  исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что  производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для  кого, в какие сроки продавать  и по какой цене. Ответы на эти  вопросы должны быть четкими и  своевременными. На «выходе» в итоге  должна быть конкурентоспособная продукция  либо услуги. Затем определяют параметры  входа, т.е. исследуется потребность  в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая  определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой  системы (уровня техники, технологии, особенности  организации производства, труда  и управления) и параметров внешней  среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в  готовую продукцию. На этом этапе, в  зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Системный подход позволяет  нам комплексно оценить любую  производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это  поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода [4, с.99].

Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как  внутреннюю, так и внешнюю среду  организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы — экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы —  важные аспекты при анализированнии  организаций и, к сожалению, учитываются  не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых  организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой  техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге — к  снижению производительности труда. При  формировании новых трудовых коллективов  должным образом не учитываются  социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации  труда. Комплексный подход является необходимым условием при решении  задачи анализа организации. Для  исследования функциональных связей информационного  обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так  и по горизонтали (на всех стадиях  жизненного цикла продукта). Под  интеграцией понимается объединение  субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы  управления конкретной организации. При  таком подходе появляются более  прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания. Например, управляющая система  задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей  достигаются поставленные цели [8, с.14].

Интеграция по стадиям  жизненного цикла продукта по горизонтали  требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, а также показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства. Такая согласованность показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.

Интеграция по вертикали  представляет собой объединение  юридически самостоятельных организаций  для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных  баз, внедрением новых технологий и  нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения  связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и  отдельными организациями, особенно в  производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование  в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для  повышения их конкурентоспособности  за счет расширения сотрудничества. Применение интеграционного подхода создает  условия для наилучшего осуществления  стратегических задач на всех уровнях  в системе управления: на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений. Сущность ситуационного  подхода заключается в том, что  побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно  влияет на эффективность управления. При таком подходе система  управления в зависимости от характера  ситуаций может менять любую из своих  характеристик.

Объектами анализа в данном случае могут быть:

• структура управления: в зависимости от ситуации и на основании проведенных объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;
• методы управления;
• стиль руководства: в зависимости от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;
• внешняя и внутренняя среда организации;
• стратегия развития организации;
• технологические особенности производственного процесса.

Маркетинговый подход предполагает проведение анализов организаций на основе результатов маркетинговых  исследований. Главной целью при  таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует, прежде всего, совершенствования деловой  стратегии организаций, цель которой  обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый  анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие. Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся следующие: качество продукции или услуг, качество управления самой организации, маркетинговое  качество, т.е. свойство товара соответствовать  реальной потребности населения. При  этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой  организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба — мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами. Значение маркетингового подхода в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго  удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли.

Инновационный подход основан  на умении организации быстро реагировать  на изменения, диктуемые внешней  средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного  возобновления производства новых  товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка  сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что  она должна идти не только вровень  с техническим прогрессом, но и опережать его. Внедрение инноватики также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта [14, с.6].

Рассмотрим эти  стадии:

1. Анализ возможности  проведения научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работ.  Здесь необходимо определить, располагает  ли данная организация необходимыми  финансовыми ресурсами, поскольку  расходы на разработку инновационных  идей и их внедрение все  интенсивнее возрастают. Как правило,  финансирование осуществляется  инвестиционными компаниями, частными  и государственными фондами, при  этом финансируется определенный  проект или новая научная идея. Финансирование осуществляется  в несколько этапов: сначала прикладные  исследования, затем опытные разработки  и на заключительном этапе  — финансирование массового производства. Поиск надежных финансовых инвесторов  имеет немаловажное значение, поскольку  наукоемкое производство таит  в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят  до массового производства из-за  того, что отвергаются рынком, и  финансовый риск здесь достаточно  велик. На этой стадии также  необходимо выяснить, имеется ли  в команде исполнителей специальная  группа людей, которая будет  заниматься разработкой и реализацией  инновационных проектов и какова  их профессиональная подготовка.

2. Анализ возможности  внедрения в производство результатов  НИР и ОКР. Здесь необходимо  определить техническую, организационную  и экономическую целесообразность  внедрения новой техники либо  технологии.

3. Анализ возможности  вывода нового продукта на  рынок. Особую роль здесь должен  сыграть маркетинговый подход. Необходимо  изучить требования рынка, характер  продукции подобного типа, пользующейся  спросом, определить, где она производится  и в каком количестве.

Немаловажную роль играет и собственная конкурентная позиция. Именно на этой стадии анализа должна проявить себя деловая (конкурентная) стратегия организации, от которой  зависит продолжительность жизни  товара — от первых продаж до насыщения  спроса и ухода с рынка. При  инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать  на рынке, необходимо дать возможность  изобретателям создавать новые  вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей  необходима определенная свобода творчества: право принимать решения и  отвечать за конечные результаты.

Сущность нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками. (Положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и другие.) Нормативы могут иметь целевую, функциональную и социальную направленность. К целевым нормативам относится все то, что обеспечивает реализацию поставленных перед организацией целей. Это показатели качества продукции, ресурсоемкость продукции, эргономические показатели, показатели надежности, а также технический уровень производства. К функциональным нормативам относится качество и своевременность проработки планов, четкая организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации. Нормативы в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для специального развития коллектива: показатели стимулирования и охраны труда, показатели обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для успешной работы, необходимость систематического повышения профессионального роста, хорошая мотивация, правовые и экологические нормативы. Нормативный подход при проведении анализа требует учета всей совокупности нормативов при управлении ресурсами, процессом и продуктом. Целью поведенческого подхода является создание необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации. Удачно подобранная команда единомышленников, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, — важнейшее условие экономического успеха [2, с.67].

Следовательно:

1. Для выявления специфики  работы организаций и выработки  мероприятий по улучшению производственно-хозяйственной  деятельности применяется системный  анализ.

2. Главной целью системного  анализа является разработка  и внедрение такой системы  управления, которая выбирается  в качестве эталонной, в наибольшей  степени соответствующей всем  предъявленным требованиям оптимальности.

3. Системный анализ носит  комплексный характер и базируется  на совокупности подходов, применение  которых позволит наилучшим образом  провести анализ и получить  желаемые результаты

4. Для успешного проведения  анализа необходимо подобрать  команду специалистов, хорошо знакомых  с методами экономического анализа  и организацией производства.

1.3 Процесс системного  анализа

По своему характеру системный  анализ является научным процессом. Его можно определить в терминах и понятиях основных его элементов. Подход с позиций системного анализа  предполагает: систематическое исследование и взаимное сравнение тех альтернативных действий, которые приводят к достижению желаемых целей; сравнение альтернатив на основе стоимости расходуемых ресурсов и достигаемых выгод по каждой из альтернатив; учет и подробный анализ неопределенностей. Процесс исследования и сравнительный анализ альтернатив, которые по предложению имеют отношение к реализации целей, не столь прост, как это может показаться. На одном из уровней выработки решения этот процесс сводится к проблеме исследования вполне определенной группы действия. Когда в корпорации сравниваются между собой несколько возможных новых идей относительно будущей продукции, чтобы отобрать наилучшую, или когда представители военно-воздушных сил сравнивают несколько проектов самолетов, то набор альтернатив, подлежащих исследованию, определен достаточно хорошо. Вместе с тем, иногда может оказаться необходимым и желательным сформулировать новые альтернативы, такая необходимость возникает тогда, когда ни одна из очевидных альтернатив не ведет к желаемому результату. Довольно часто очевидные альтернативы могут привести к цели лишь за счет невозможных или нежелательных затрат и, тем самым, принимающий решение ставится перед необходимостью искать другие альтернативы. Если ни одна из очевидных альтернатив не ведет к желаемой цели или если все они требуют неприемлемых затрат, то нужно сформулировать новые альтернативы включающие аспекты проблемы, не учтенные в исходных альтернативах. Например, когда руководство компании исследует альтернативы в производстве продукции нового вида, оно при поиске решения следует логике. Выбор нового вида продукции начинается с выработки идей. Идеи могут выражаться в предложениях по изменению выпускаемых образцов, чтобы расширить границы их рынка сбыта. Может быть предложена идея создания совершенно нового вида продукции. Затем пытаются установить зависимость объема выпуска продукции от выявленного спроса на нее и с наличными ресурсами. Отсюда следует, что каждую идею, относящуюся к выпуску продукции, можно оценивать со следующих позиций: можно ли использовать для производства новой продукции, существующие производственные мощности; можно ли использовать обычные виды сырья и полуфабрикатов; можно ли реализовывать новую продукцию через существующую сеть сбыта; достаточно ли для производства новой продукции знаний, опыта и технических навыков персонала компании. На такие вопросы не существует плохих или хороших ответов. Список возможностей производства, удовлетворяющих этим критериям, на практике бывает весьма ограничен. Именно это обстоятельство заставило в свое время ряд ведущих нефтяных компания отказаться от ограничений альтернатив по критериям сырья, производственных мощностей и сети реализации и рассмотреть возможности расширения коммерческих операций за счет нового вида использования управленческого и канцелярского аппарата – по операциям с клиентами, пользующимися кредитными карточками [1, с.146].