Изучение методов анализа рабочего места в учреждении СКС

      Наблюдение, то есть прямая регистрация событий, имеет некоторые преимущества по сравнению с другими методами. Во-первых, информация регистрируется наблюдателем независимо от субъективных желаний посторонних лиц; во-вторых, события фиксируются в момент их свершения, в-третьих, регистрировать можно только объективные факты, а не факты сознания. Наблюдение является научным методом и отличается от обыденного анализа тем, что оно подчинено определенной исследовательской цели и задачам исследования; планируется по заранее продуманной процедуре; все результаты наблюдения фиксируются. Этот метод используется только при анализе стандартных и простых задач с коротким циклом.

      Метод собеседования (интервью) с работником, выполняющим процесс, часто сочетается с методом наблюдения. Метод собеседования чаще применяется для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса. Он дает аналитику и работнику возможность поговорить друг с другом.

   Во  время разговора работник также  может задавать аналитику различные вопросы; таким образом, аналитик объясняет работнику, как будет использоваться полученная информация. Собеседование может проводиться с одним работником, группой или с начальником, который располагает сведениями о рабочем процессе. Используется обычно стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы.

   Уязвимость  метода в том, что информация может  быть неточной. Например, если работник узнает, что информация, полученная во время собеседования, будет использоваться для установления заработной платы, он может ее исказить. Поэтому последовательные интервью более чем с одним человеком (работником и его руководителем), тщательное планирование беседы и правильный отбор вопросов, равно как и установление хорошего контакта с работником чрезвычайно важны. Это отнимает немало времени, но улучшает качество получаемой информации. Полученная в ходе собеседования информация дополняется в дальнейшем данными наблюдений и анкет.

   Использование анкет - метод, который требует наименьших денежных затрат. Он достаточно эффективен для того, чтобы получить большое количество информации за короткий период времени. Схема стандартная. Она включает в себя вопросы о рабочем месте и процессе, требованиях к ним, условиях работы и оборудовании. Менее стандартный подход - это попросить работников своими словами описать их работу. Такой более свободный подход дает работникам возможность выразить собственные идеи и описать рабочий процесс своими словами.

   Целесообразная  степень стандартизации анкет является постоянным источником споров. В принципе, не существует какого-либо идеального стандарта анкеты, но вот несколько  правил составления и использования анкет:

   - анкета должна быть как можно более короткой, потому что люди не любят заполнять анкеты;

   - необходимо объяснить, как будет использоваться анкета, - человек должен знать, для чего он заполняет анкету;

• анкета должна быть написана понятным языком и не содержать обилия технических терминов;
• необходимо проверить анкету перед тем, как использовать ее. Дать ее заполнить каким-либо работникам, а потом попросите дать комментарии, чтобы выявить возможные упущения.

   Список  обязанностей работника, занятого конкретным рабочим процессом, включает (помимо самих обязанностей, выполняемых работником) то, как часто он их выполняет и время выполнения. Для определения этих параметров необходимо, чтобы работник вел ежедневные записи (дневник). Регулярное ведение дневника является методом, который используется при анализе рабочего места в том случае, когда дело касается сложных видов деятельности, которые с большим трудом поддаются наблюдению и описанию (научные работники, эксперты, высшие руководители). Используя дневник, можно сравнивать ход рабочего процесса по дням, неделям и месяцам. Дневники особенно полезны при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению.

   Любые из перечисленных четырех методов  могут использоваться в различных  комбинациях. В принципе, для получения  всесторонней информации о рабочем процессе можно использовать все четыре метода. Аналитики рабочего процесса очень часто применяют особый, количественный, способ анализа, который включает в себя особенности всех четырех обычных методов.

      Специальные количественные методы анализа. Приведенные четыре метода дают основу для ряда более сложных количественных подходов, которые позволяют получить информацию о том, какого рода обязанности выполняет работник и каковы должны быть его навыки и знания для выполнения данного рабочего процесса. Три наиболее распространенных количественных метода — это функциональный анализ рабочего процесса, должностное анкетирование и анкетирование административных лиц.

      Функциональный  анализ рабочего процесса служит для  характеристики сущности рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для описания требований к работникам. Достоинством метода является то, что рабочий процесс получает количественные оценки. Таким путем все рабочие процессы могут быть классифицированы, например, для установления уровня заработной платы работника.

      При использовании должностного анкетирования  для количественной оценки должностей обычно используется стандартизированная  анкета. Ее заполняет сам аналитик рабочего процесса. Исследователь рабочего места (должности) решает, какие из пунктов, приведенных в анкете, важны для выполнения конкретно рассматриваемого рабочего места. Анкета может быть разбита на шесть основных разделов:

1. Источники служебной информации: откуда и как исследуемое должностное лицо получает необходимые для его работы данные?
2. Умственная работа: какого рода решения, аналитические или проектно-планировочные процедуры выполняет работник, занимающий данную должность?
3. Затраты физического труда: какие физические затраты требуются и какие инструменты необходимы для данного рабочего процесса?
4. Контакты с другими людьми: какого рода взаимодействия с окружающими необходимы для выполнения работы данным должностным лицом?
5. Условия на рабочем месте: в каких физических и социальных условиях трудится работник?
6. Прочие данные о рабочем процессе.

      Существуют  компьютерные программы для количественной оценки рабочих должностей. При этом используются семь параметров — характер принимаемых решений, взаимосвязи, ответственность, необходимость рабочих  навыков и обучения, наличие и характер затрат ручного труда, использование оборудования и транспортных средств, обработка информации.

      Эти оценки позволяют дать краткое описание рабочего места (должности) и проводить сравнения различных процессов.

      Достоинством  метода можно считать его апробированность, недостатком — большие затраты времени и труда. Кроме того, поскольку данный метод не описывает особых, специфических действий, присущих именно данному рабочему месту, описания совершенно различных должностей могут выглядеть почти одинаково: анкетный метод дает только самую общую картину рабочей должности.

       Итак, существует много специфических методов проведения анализа рабочего процесса. Одни из них фокусируются на рабочем процессе, другие - на поведении работника во время выполнения работы, описывая должностные характеристики через стандарты поведения работника. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОЦЕНКА МЕТОДОВ  АНАЛИЗА РАБОЧЕГО  МЕСТА В УЧРЕЖДЕНИИ  СКС 

2.1 Анализ методов АРМ в МБУК МГ ЦБС 

   Как правило, анализ рабочего места проводится в уже действующей организации (учреждении). Данное исследование было проведено в учреждении СКС г. Минусинска – МБУК МГ ЦБС. Для анализа рабочего места заведующего сектором деловой информацией нами были использованы метод организационной схемы и метод анкетирования.

   Использование организационной схемы – это очень важная стадия анализа, так как дает общую картину организации в целом. Заключается проведение данного метода в составлении схемы структуры организации и рабочего процесса. Нами разработана организационная схема МБУК МГ ЦБС, где рассматривается место рабочего процесса заведующего сектором деловой информацией в данном учреждении (Приложение 1).

   Таким образом, организационная схема показывает отношения между различными структурными звеньями в рамках данного учреждения. С её помощью наглядно демонстрируются формальные связи и взаимодействия анализируемого рабочего места:

- заведующий сектором деловой информацией подчиняется непосредственно  заместителю директора по основной деятельности;

- в подчинении  у данной должности нет работников;

- в рабочих  процессах заведующий сектором  деловой информацией взаимодействует  с юристконсультом, с отделом  обслуживания читателей и с  отделом массовой работы.

     Нами собрана информация о рабочем месте заведующего сектором деловой информацией МБУК МГ ЦБС «из первых рук». Источником данной информации для анализа послужила анкета «Информационный стандарт анализа рабочего места» (Приложение 2). Анкета была заполнена работницей Рохловой А.П., занятой на данном рабочем месте (Приложение 3).

     Таким образом, из полученных данных следует, что:

- заведующий сектором деловой информацией имеет 13 квалификационный разряд и рассчитывает повысить его в ближайшее время;

- основной служебной обязанностью данной должности является консультирование пользователей – представителей малого бизнеса, периодической обязанностью – методическая работа;

-  в  подчинении у данной должности работников нет;

- по мнению самой работницы, результаты ее работы удовлетворяют коллег и руководителя;

- имеет высшее образование, которое получила, параллельно работая в данном учреждении;

- для  работы на данной должности  достаточен опыт работы 6 месяцев;

- на  данной должности часто приходиться  пользоваться следующем оборудованием:  компьютер,  проектор, принтер, ксерокс, телефон;

- к трудностям и неудобствам при работе на данной должности можно отнести: неудобная или стесненная поза (продолжительное время, работая сидя), напряжение зрения (продолжительное время, работая с монитором ПК) – в высокой степени; перенос тяжестей – в низкой степени;

- отрицательные  эмоции работа в одиночестве, контакты с посетителями постоянное внимание начальства вызывают редко;

- расположение  рабочего места удовлетворительно  (в помещении);

- окружающая  обстановка на рабочем месте  отличная (освещение, вентиляция, комфортабельность меблировки);

- из  нежелательных факторов окружающей среды иногда беспокоит только пыль;

- нежелательные  факторы, влияющие на состояние здоровья и безопасность (электромагнитное излучение, механическое воздействие, возможность возгорания) почти отсутствуют.

        Итак, данный метод проведения анализа рабочего места фокусируется в основном на рабочем процессе. Полученная информация может использоваться при разработке программ управления персоналом в данном учреждении в следующих направлениях:

1. подготовка описания рабочего места (в полном виде оно включает краткое изложение сути рабочего процесса, обязанностей работника, степени его ответственности, а также некоторые сведения об условиях работы);
2. спецификация рабочего процесса (в ней должны быть указаны личностные характеристики работника, необходимые для выполнения данного процесса);
3. проект рабочего места (информация, полученная в результате анализа, может быть использована для выработки или видоизменения структуры элементов, обязанностей и задач, связанных с данной рабочей должностью);
4. оценка результативности труда путем сравнения фактической и «плановой» производительности труда (анализ рабочего процесса используется для того, чтобы рассчитать «приемлемый», этичный уровень производительности труда для конкретного рабочего места);
5. подготовка кадров и совершенствование квалификации (информация, полученная в результате анализа рабочего процесса, может быть использована для разработки и внедрения программ подготовки кадров и совершенствования квалификации);
6. планирование карьеры и продвижение по службе (перемещение работников с одной должности на другую, с одной операции или процесса на другой получает четкую и подробную информационную основу);
7. безопасность труда (безопасность рабочего процесса зависит от правильного расположения рабочих мест, соблюдения определенных стандартов, оборудования и других условий).