Команднийменеджмент нарада. Стилі її проведення

1. Документ і документаційне забезпечення управління ділових нарад.

1.1. Основні вимоги, що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів.

1.2. Оформлення організаційно-розпорядчої документації.

2. Підготовка і проведення нарад.

2.1. Технологія організації та проведення ділових нарад.

2.2. Обов’язки секретаря з питань документаційного забезпечення керівника.

2.3. Особливості роботи при підготовці інформації для керівника.

Висновки.

Список використаної літератури.

                                                               Вступ

            Актуальність теми. У процесі функціонування організації інколи трапляються ситуації, коли керівнику необхідно з'ясувати погляди співробітників на проблему і з урахуванням їх виробити управлінське рішення, намітити конкретні дії або оприлюднити, прокоментувати, конкретизувати для виконавців прийняте рішення. З цією метою часто використовують наради як засіб колективного вирішення проблем.

        Контроль за виконанням документів включає: постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів; облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

– обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

– систематизацію нагляду за виконанням документів;

– вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

– підвищення трудової дисципліни виконавців.

Мета роботиполягає в тому, щоб на основі доступної літератури проаналізувати та з’ясувати основні рисидокументаційного забезпечення ділових нарад.

Для досягнення цієї мети у роботі вирішується ряд задач:

        визначити вимоги, що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів;

        охарактеризувати технологію організації та проведення ділових нарад;

        дослідити вдосконалення документаційного забезпечення при проведенні ділових нарад та переговорів;

        проаналізувати функції секретаря з організації та проведення нарад.

Об’єктом дослідженняє загальне визначення ділових нарад та їх документаційне забезпечення.

Предметом дослідженнявиступає документацій не забезпечення при проведенні та організації ділових нарад.

1. Документ і документаційне забезпечення управління ділових нарад

1.1. Основні вимоги, що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом[27, c. 19-20].

Документи класифікуються за різними критеріями:

За способом фіксації інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото -, фоно -, кінодокументи.

письмові - всі рукописні та машинописні документи;

графічні - креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;

фото -, кінодокументи дають можливість зберегти об'єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;

фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.

За змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.

За найменуванням - положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.

За способом виготовлення - типові, трафаретні, індивідуальні.

типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;

у трафаретних - частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;

індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).

За ступенем складності документи поділяються на прості і складні.

прості містять одне питання;

складні - два чи кілька.

За місцем складання - внутрішні і зовнішні.

внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;

зовнішні - ті, що надійшли ззовні або надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.

За терміном виконання - термінові і нетермінові.

За походженням - службові та офіційно-особисті (іменні).

службові - створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;

офіційно-особисті - стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).

За ступенем гласності - звичайні, секретні, для службового користування.

За юридичною силою - справжні та підроблені.

справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними - документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;

підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка - коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка - складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

За призначенням - оригінали та копії.

оригінал - документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;

копія - це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій - відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг - копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу[20, c. 131-133].

1.2. Оформлення організаційно-розпорядчої документації

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ - об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації.

Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи. Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання[14, c. 165-167].

2. Підготовка і проведення нарад

2.1. Технологія організації та проведення ділових нарад

Нарада як засіб колективного вирішення проблем є однією з ефективних форм управлінської діяльності. Дослідження свідчать, що приблизно 90 % ідей виникає у процесі колективного обміну думками. Очевидно, цим зумовлене використання її в організації роботи колективу.

Нарада — організаційна форма спільного обговорення і вирішення керівником разом з підлеглими певних проблем, питань.

Керівники і спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20—30 % робочого часу. Більшість із них, як правило, є масовими, що породжує різноманітні проблеми. Наради не завжди забезпечують очікуваний ефект, що спричинене неправильною технологією їх організації та проведення. Характерними недоліками нарад є часте їх скликання, незадовільна підготовка, залучення до участі багатьох осіб (здебільшого перших керівників), необґрунтована тривалість основної доповіді і дебатів, нечіткий стиль проведення нарад, що призводить до їх затягування. Прийняті на нарадах рішення часто бувають незадовільно оформленими, а їх виконання погано контролюється, що знижує їх ефективність, породжує необхідність повторних засідань. До подібних наслідків призводить незнання чи невміння керівника правильно обрати вид наради, чітко сформулювати проблему, належно організувати її обговорення і прийняття рішення.

У процесі управління організаціями використовують такі види нарад:

а) диктаторська нарада — керівник ознайомлює присутніх зі своїми розпорядженнями, власним поглядом, з постановою чи наказом вищого керівництва. Інколи дозволяє учасникам наради ставити запитання. Обмін думками відсутній;

б) автократична нарада — різновид диктаторської. Керівник кожному ставить запитання і вислуховує відповіді. У такій нараді бере участь небагато працівників.

Крім ситуації, коли підлеглому доводиться відповідати на запитання керівника, він поводиться пасивно. Активізація учасника наради, як правило, не передбачає суперечки з керівником;

в) сегрегативна нарада — керівник або працівник за його дорученням виголошує доповідь, потім відбуваються дебати, в яких бере участь кілька учасників за вибором головуючого. Ця нарада є псевдодискусійною (виступ підготовлений заздалегідь). Вона може спричинити розкол колективу, виникнення антипатії до керівника чи до промовців, тому не варто нею зловживати;

г) дискусійна нарада — вільний обмін думками, загальне голосування, прийняття рішення, яке потім підлягає затвердженню керівництвом. Варіантом може бути одноосібне прийняття рішення керівником після осмислення висловленого і запропонованого на нараді;

ґ) вільна нарада — аморфна, без чітко сформульованого порядку денного, а інколи й без головуючого. Метою її є обмін думками; прийняття рішення необов'язкове. Така нарада, як правило, виникає в автомобілі, в кулуарах офіційної наради тощо;

д) проблемна нарада — спрямована на пошук вирішення певної проблеми. Відбувається вона за традиційною схемою: доповідь — запитання — дебати — прийняття рішення. Для вирішення проблем часто використовують метод «мозкової атаки»;

є) інструктивна (інформативна) нарада — передбачає передавання розпоряджень та необхідних даних зверху донизу ієрархічними щаблями управління. Організовують її за необхідності конкретизувати завдання для виконавців, роз'яснити питання, що назріли, встановити терміни виконання доручень;

є) оперативна («диспетчерська», «п'ятихвилинка», «літучка» тощо) нарада — призначена для отримання інформації про стан справ у виробництві (знизу догори за схемою управління). Отримавши необхідні дані, головуючий на місці приймає рішення, надає необхідну допомогу. В організації оперативних нарад важливо чітко визначити їх основну мету, яка може бути інформаційно-пізнавальною (взаємний обмін інформацією між дирекцією і керівниками цехів, підрозділів про рух матеріальних потоків у виробництві), контрольно-регулювальною (виявлення порушень, відхилень і спонукання винних до їх усунення), нормативно-оцінною (підбиття підсумків роботи за добу, визначення передовиків) або творчо-пошуковою (пошук колективних рішень складних та міжвідомчих проблем).