Команднийменеджмент нарада. Стилі її проведення

У реквізиті "місце проведення засідання" зазначають місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу відповідає на запитання "чого?" і містить зазначення виду колегіальної діяльності (нарада, засідання, збори) та назву колегіального органу в родовому відмінку. Назву виду засідання узгоджують з назвою колегіального органу. Заголовок пишуть з великої літери (наприклад: "Наради директорів", "Засідання колегії", "Зборів трудового колективу").

Після оформлення заголовка (це можна зробити до початку проведення наради) розпочинають складання тексту. Текст протоколу розподіляють на дві частини:

перша — вступна, де зазначають прізвище та ініціали головуючого, секретаря, присутніх осіб і порядок денний;

друга — основна, де фіксують хід наради.

Слова "Голова", "Секретар" друкують (одне під одним) без абзацного відступу з великої літери; після тире зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад: Голова — Глушко В. М. Секретар — Архипенко О. І.[30, c. 132-136]

У протоколі наради постійно діючого колегіального органу список присутніх постійних членів складають в алфавітному порядку без зазначення посад. Далі записують прізвища запрошених осіб із зазначенням їхніх посад. У протоколах розширених зборів і засідань, на яких присутні понад 15 осіб, вказують лише кількість учасників, а список із прізвищами додають, про що роблять відповідний запис у протоколі. Наприклад: Присутні: 48 осіб (список додається).

Далі наводять порядок денний. У цій частині протоколу перелічують питання, винесені на нараду. Слова "Порядок денний" друкують без абзацного відступу, в кінці ставлять двокрапку. Кожне питання нумерують і друкують з абзацу. Формулювання питань порядку денного, як вже зазначалося вище, може починатися з прийменника "про", але можливий і інший варіант, коли питання формулюють у називному відмінку. Після кожного питання зазначають прізвище та ініціали доповідача.

У ряді випадків, наприклад, при протоколюванні великих нарад порядок денний може бути доданий до протоколу. Тоді його не вносять до тексту, а роблять лише посилання:

Порядок денний засідання додається.

Основна частина тексту протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного.

У кожному розділі мають бути такі частини: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", ("ВИРІШИЛИ").

Ці слова зверху та знизу відокремлюють двома інтервалами й друкують великими літерами, кожне з нового рядка без абзацного відступу, після них ставлять двокрапку.

Словом "СЛУХАЛИ" починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з цифрою, що позначає порядковий номер питання.

Прізвище та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з нового рядка з абзацу (після прізвища з ініціалами ставиться тире). При цьому посаду доповідача не вказують, тому що вона вже зазначена в порядку денному. Після прізвища та ініціалів тих, хто бере участь в обговоренні, посаду краще зазначити.

У протоколі мають фіксуватися всі міркування щодо розглядуваних питань і всі ухвалені рішення.

Зміст виступів викладають від третьої особи однини. За наявності текстів (або тез) доповідей і виступів їх додають до протоколу, а через тире після прізвища доповідача зазначають:

Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається.

Після кожного виступу в протоколі фіксують запитання (якщо вони були) і відповіді в порядку надходження, наприклад:

Соколов О. В. — яких заходів вжито щодо ліквідації аварії?

Дмитренко І. М. — о 6-й годині ранку відновлено енергопостачання.

Якщо через припинення обговорення учасники, які мали виступити, не отримали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові доповіді, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.

Наприкінці кожного розділу записують рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і містити складові частини: кому, що зробити і в які терміни (Додаток 4).

У деяких випадках, а при виборах посадових осіб — обов'язково, у протоколі зазначають результати голосування з кожного пункту окремо.

За наявності особливої думки щодо прийнятого рішення, її можна викласти на окремому аркуші, підписати та додати до протоколу. У протоколі після запису відповідного рішення наводять особливу думку[26, c. 55-57].

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі та повні.

Стислий протокол містить зазначення прізвища доповідача, тему доповіді, прізвища промовців, рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг наради. Стислий протокол доцільно оформляти тільки за наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додають до протоколу. Стисло протоколюють також оперативні наради.

Повний протокол містить записи виступів доповідачів та інших учасників наради, відби-ває роботу колективу, процес вироблення рішення в зіткненні думок, у дискусіях. У повному протоколі фіксують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Під час засідання, звичайно, складають лише чернетку протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами і аудіозаписами, редагують та оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу: "Нарада у заступника голови комітету стенографувалася. Стенограма додається". Остаточно підготовлений протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, оформлюють наказами. У решті випадків роблять витяги з протоколів (Додаток 5).

Протоколи формують у справи разом з документами (по одному примірнику), створеними в процесі підготовки засідання: порядком денним, запрошеннями, списками учасників засідання і запрошених осіб, доповідями або тезами виступів, довідковими матеріалами з обговорюваних питань, проектами рішень і підсумкових документів та іншими документами, переданими учасниками під час засідання[23, c. 50].

                                             Висновки

У процесі управління організаціями використовують різні види нарад: диктаторський, автократичний, сегрегативний, дискусійний, вільний, проблемний, інструктивний, оперативний. Вибір виду наради залежить від змісту і важливості проблем, що підлягають обговоренню, їх терміновості тощо. Підготовка наради охоплює складання плану, порядку денного, повідомлення учасників про місце та час її проведення, забезпечення інформаційним матеріалом (текстом доповіді, проектом рішення).

Для успішного проведення наради та плідної роботи її учасників велике значення має своєчасна підготовка, розмноження і розіслання учасникам документів, запланованих до обговорення на нараді. До таких документів насамперед належать доповіді (повідомлення) або тези виступів основного доповідача і співдоповідачів.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня тривалістю не більше години. Вирішення питань, винесених на нараду, закінчують прийняттям рішень, які необхідно реалізувати. За підсумками наради оформлюють протокол і відповідний директивний документ (план, наказ, постанову, графік), контролюють їх виконання.

Іноді ефективнішою є нарада у нетрадиційній формі («мозкова атака», кільцева система прийняття рішень тощо).

Уміння підготувати і оперативно провести ділову нараду — невід'ємна складова ефективного стилю керівництва сучасного менеджера. Не менш важливим є також уміння довести рішення наради до всіх, кого вони стосуються, мобілізувати й активізувати творчі зусилля працівників, проконтролювати хід виконання рішень та підсумувати результати їх реалізації. Тільки за дотримання цих вимог ділові зустрічі у формі нарад виконують своє функціональне призначення в загальному механізмі управління організацією.

                                Список використаної літератури

1.      Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” // Офіційний вісник України. - 1997. - № 4. - Ст. 202.

2.      Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст. 1764.

3.      Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. - Минск: Амалфея, 2002. - 125 с.

4.      Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. - Донецьк: Сталкер, 1999. - 349 с.

5.      Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 259 с.

6.      Демещенко В. Проведение деловых встреч (рекомендации для помощника руководителя)//Секретарь-референт. - 2007. - № 8

7.      Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. - 3-є вид.. - К.: Либідь, 2004. - 383 с.

8.      Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. - М.: Экономика, 2001. - 270 с.

9.      Жуковська В. Діловодство. Практикум: Навч. посіб. / Київський національний торговельно- економічний ун-т. — К. : КНТЕУ, 2004. — 152с.

10. Козоріз В. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. — К. : МАУП, 2002. — 164с.