Команднийменеджмент нарада. Стилі її проведення

У листі-запрошенні, крім зазначення установи, яка проводить нараду, порядку денного, часу (дати і години) та місця проведення, можуть повідомлятися додаткові умови участі: надання готелю, вартість, необхідність підтвердження участі тощо. Якщо не передбачене повторне запрошення після одержання підтвердження участі, то у першому листі-запрошенні зазначається повна адреса місця проведення наради з докладним описом транспортних маршрутів. Листи-запрошення мають бути оформлені бездоганно — грамотно й ретельно, що засвідчить повагу до адресата.

Для оперативного розсилання запрошень найчастіше використовують сучасні засоби зв'язку — факс або електронну пошту (e-mail). З використанням комп'ютера розсилання запрошень здійснюється автоматично за списком, що, безумовно, прискорює і полегшує цей процес.

Надіславши письмове запрошення будь-якою формою зв'язку, бажано згодом зателефонувати і пересвідчитися, чи отримав адресат запрошення. При цьому в списку учасників наради роблять позначку про повідомлення (надіслано листа, передано телефонограму, повідомлено усно) й отриману відповідь (згоден взяти участь, не згоден, причини відмови тощо)[12, c. 134-136].

2.3. Особливості роботи при підготовці інформації для керівника

Чи не найважливішим у підготовці до наради є завчасне вироблення проекту рішення з обговорюваних питань або проектів підсумкових документів. Саме для ухвалення цих рішень та затвердження підсумкових документів і скликають нараду. Наявність проектів дає можливість глибше вивчити документи, внести виправлення, оперативно їх обговорити. Проекти рішень складають та оформлюють працівники, відповідальні за підготовку розгляду питань.

Пакет документів має бути підготовлений не менш як за 48 годин, розмножений та розісланий за 24 години до початку наради. Для цього також можна застосувати електронну пошту і факс.

Готуючи нараду, варто з'ясувати фінансові витрати, необхідні для її проведення: вартість оренди приміщення і демонстраційних засобів, канцелярського приладдя, квітів, води, організації кава-паузи тощо. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрат.

Визначивши загальний обсяг робіт, необхідно ретельно продумати склад групи працівників з підготовки та обслуговування наради. Детально розпланувавши обов'язки співробітників, визначивши сферу діяльності кожного з них, варто закріпити всі організаційні питання наказом керівництва.

У випадку участі в нараді іногородніх осіб не менш важливою є процедура їх розміщення. Відповідальний за організацію наради має визначити за списком, для кого із запрошених потрібно замовляти місця в готелі чи гуртожитку. Отже, адміністративно-господарські служби повинні заздалегідь забронювати певну кількість місць, а розмістивши приїжджих учасників, мають повідомити особі, відповідальній за організацію наради, де проживає кожний з іногородніх учасників.

До підготовчого етапу належить також забезпечення учасників наради транспортом. Необхідно визначити, чи будуть потрібні автомобіль, автобус для зустрічей, проводів, доставки учасників від помешкання до місця проведення наради. У разі потреби складають точний графік транспортного обслуговування учасників[22, c. 65-67].

Учасникам великих нарад можна запропонувати чітко сплановану культурну програму: відвідування театрів, виставок, музеїв, екскурсії тощо. Запросивши в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвісивши музейно-виставкові плакати-реклами, відповідальний за культурну програму співробітник може з'ясувати, яким заходам учасники наради віддадуть перевагу, і скоригувати таким чином свої плани, а також визначити кількість учасників кожного запропонованого заходу.

Останнім етапом в організації наради є безпосередня підготовка приміщення і його технічне оснащення. Заздалегідь з'ясовують необхідність у демонстраційних засобах. У великих приміщеннях, як правило, перевіряють робочий стан радіомережі. За встановлення технічних засобів та їх експлуатацію відповідають спеціально призначені працівники, що мають необхідну кваліфікацію. Важливо пам'ятати, що у деяких випадках наради стенографують або здійснюють їх аудіо- чи відеозапис. Отже, потрібно підготувати робоче місце стенографістки або секретаря, який вестиме протокол, і перевірити можливість застосування та справність апаратури.

Нині значного поширення набули комп’ютерні технологи, які у поєднанні із сучасними телекомунікаціями дають можливість не збирати учасників наради в одному місці, а обмінюватися думками у режимі реального часу (on-line), перебуваючи біля своїх комп'ютерів. Ця форма наради також потребує попередньої підготовки: вироблення порядку денного, оповіщення учасників, розсилання матеріалів для розгляду.

Залежно від можливостей ліній зв'язку під час наради можна обмінюватися текстовою і графічною інформацією, проте може бути налагоджений аудіо- та навіть відеозв'язок, коли учасники чують і бачать один одного. За такої форми наради організатори до її початку повинні провести пробне підключення і перевірити якість зв'язку з кожним учасником. З особами, які не брали раніше участі в аналогічних нарадах, варто зв'язатися заздалегідь, щоб уточнити наявність у них необхідного програмного забезпечення.

Втім, і за традиційної форми наради, коли учасники збираються в одному приміщенні, комп'ютер використовується для демонстрації матеріалів під час виступів. У цьому випадку організатору наради необхідно уточнити у промовців, яку програму вони використовували, і перед засіданням перевірити подані матеріали[25, c. 141-143].

Отже, можна виділити такі основні етапи підготовки наради:

I Підготовка порядку денного, визначення кола учасників і часу проведення наради.

II Організація робочої групи з проведення наради та розподіл обов'язків.

III Визначення місця проведення наради (вибір приміщення).

IV Оповіщення учасників наради:

■ складання запрошень;

■ розіслання запрошень.

V Уточнення списку учасників.

VI Підготовка пакета документів для розгляду на нараді:

■ основних доповідей;

■ довідково-інформаційних матеріалів;

■ проектів рішень та підсумкових документів.

VII Визначення фінансових витрат.

VIII Проведення організаційних заходів:

■ замовлення готелю;

■ замовлення транспорту;

■ організація кава-паузи;

■ організація культурно-масових заходів;

■ закупівля канцелярського приладдя, води, квітів тощо.

IX Перевірка готовності приміщення

(кількість місць і технічне оснащення).

Розпочинаючи підготовку наради, добре мати такий перелік під рукою, щоб не забути яку-небудь деталь[31, c. 121-122].

Обслуговування

Обслуговування наради починають в день її проведення, але якщо є запрошені з інших міст особи, то напередодні.

У день наради приміщення відчиняють заздалегідь і ретельно провітрюють, ще раз перевіряють наявність необхідної апаратури і чи працює вона, готовність робочого місця стенографістки або секретаря, що вестиме протокол. На невеликих нарадах запропоновані до розгляду документи (якщо вони не були попередньо розіслані) потрібно покласти перед кожним учасником. Крім того, на столі слід поставити мінеральну воду або інші прохолодні напої, склянки, паперові серветки. Аналогічно необхідно підготувати місця для членів президії.

До перших організаційних заходів з обслуговування наради належить зустріч її учасників. Адже саме зустріч багато в чому визначає настрій, що пануватиме на нараді, а значить, і ефективність роботи. Усілякі непорозуміння (не зустріли, зустріли із запізненням, виникли ускладнення з розміщенням, пошуком місця наради) викликають негативні емоції.

При проведенні наради з обмеженою кількістю учасників їх зустрічають перед входом до приміщення, де відбуватиметься засідання, і запрошують пройти до зали.

У деяких випадках один зі співробітників — організаторів наради — вітає учасників біля входу до будинку, пояснює, як пройти, де розташовані допоміжні приміщення (гардероб, буфет тощо), а інший — зустрічає гостей при вході до зали. На великих нарадах доцільно скористатися покажчиками і табличками.

Однак часто трапляються і такі ситуації, коли когось з учасників потрібно зустріти в аеропорту, когось — на залізничному або автовокзалі, а декого доставити з готелю тощо. Тому процедура зустрічі має бути продумана до дрібниць і обов'язки чітко розподілені між членами робочої групи.

Як правило, перед початком наради її учасники реєструються. На невеликих нарадах цю роботу може взяти на себе секретар керівника. На нарадах з великою кількістю запрошених осіб реєстрацію здійснюють спеціально призначений працівник або група працівників. Звичайно, реєструвати учасників зручніше за заздалегідь підготовленими списками. У тих випадках, коли ухвалення рішення передбачає голосування, то особи, які прибули на нараду, розписуються в спеціально підготовленому для цього списку. При проведенні великих конференцій учасники можуть заповнювати анкети (картки) з наступним узагальненням цих даних у списках. Анкети (картки) дають можливість зібрати всю необхідну інформацію про учасників. У реєстраційних анкетах (картках) як мінімум зазначається прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи, посада, на наукових конференціях — наявність наукових ступенів і вчених звань.

Реєстрація дає можливість ще до відкриття засідання знати склад та кількість присутніх, що особливо важливо для нарад, на яких ухвалення рішень потребує кворуму, тобто встановленої законом або статутом такої кількості присутніх, за якої ухвалене рішення є правомочним.

Одночасно з реєстрацією учасників бажано заповнювати посвідчення про відрядження. Це дасть можливість не витрачати час на окрему відповідну процедуру.

Варто також відразу ж зібрати відомості про те, хто потребує забезпечення квитками на зворотний шлях. Придбання квитків зазвичай бере на себе робоча група з підготовки наради. Водночас з'ясовують, хто бажає взяти участь у запропонованих заходах культурної програми.

При реєстрації учасникам видають, якщо не були раніше розіслані, документи (тези, проекти рішень тощо), а також канцелярське приладдя (папки, блокноти, авторучки), що передбачено заздалегідь і закладено у кошторис[28, c. 53-56].

Починати роботу наради необхідно точно в призначений час, навіть якщо відсутні дехто з учасників. У випадку відсутності тих осіб, без яких нараду проводити недоцільно, краще її перенести, щоб не марнувати часу інших учасників. При цьому потрібно обов'язково з'ясувати причини запізнення чи неявки, суворо спитати з винуватців й обов'язково повідомити про вжиті заходи на початку повторної наради.

Бажано відразу погодити з учасниками правила спільної роботи: регламент для виступів, перерви, час закінчення наради.

Не забувайте провітрювати приміщення. За наявності системи кондиціонування повітря необхідно відрегулювати її залежно від ступеня заповнення приміщення. У перерві учасникам наради можна запропонувати каву, чай, бутерброди, печиво тощо, організувати експозицію та продаж літератури.

Протоколювання

Відповідальним етапом проведення наради є протоколювання, тобто фіксація процесу обговорення внесених до порядку денного питань.

Під час наради, або відразу після її закінчення необхідно зібрати тексти доповідей та тези виступів, що не були подані організаторам заздалегідь. Фіксувати хід наради можна з допомогою стенографування, аудіо- та відеозапису.

Стенограма і фонограма — дослівний запис усіх виступів, запитань, відповідей, реплік. До такої роботи слід запросити фахівців. При стенографуванні і аудіозапису слід враховувати, що стенографістки можуть не знати прізвищ усіх, хто виступав, подавав репліки і ставив запитання. За аудіозаписом не завжди можливо визначити по голосу, хто саме говорив, якщо людину не відрекомендували. Тому необхідно фіксувати під час наради прізвища всіх промовців, що дасть можливість ідентифікувати кожний виступ. У розшифровані стенограми і фонограми, як правило, вносять редакційні виправлення. Втім, це досить дорогий вид документування. Його доцільно використовувати лише під час проведення важливих заходів, коли передбачено публікацію матеріалів наради.

Протокол — організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах.

Протокол оформлюють на підставі записів, зроблених під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографують або здійснюють аудіозапис, протокол складають після розшифрування записів. Вести запис під час засідання має секретар або спеціально призначений співробітник. Від його кваліфікації, вміння усвідомити обговорювані питання і розібратися в їх суті залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, яка вестиме протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання.

Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу. До формуляра входять: назва установи-автора, назва виду документа (протокол), дата, номер, місце проведення наради, заголовок, текст, підписи.

У протоколі проставляють дату проведення наради, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У випадку, коли засідання триває кілька днів, зазначають дату початку і закінчення засідання (наприклад: "10-12.07.2003').

Номер протоколу є порядковим номером проведення наради від початку календарного року (у навчальному закладі — від початку навчального року).