Коммуникации и эффективность управления

     Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

     - руководители тратят большую  часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей.  Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

     - коммуникации необходимы для  эффективности управления;

     - коммуникации необходимы для  утверждения авторитета и выражения  воли руководителя;

     - хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.[9]

     Принято различать четыре основные функции  коммуникативности в группе или  организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности  осуществляется контроль поведения  членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться.

     Для большинства людей их работа является первичным источником социального  взаимодействия. Коммуникативность, которая  осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

     Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.[4]  

     3. Классификация управленческих решений по уровням иерархии менеджмента 

     В организации принятие управленческих решений осуществляется на различных  уровнях. Связано это, прежде всего, с тем, что в каждой организации  существует иерархия менеджеров.

     Существует  несколько подходов в управлении:

     1. процессный подход: управление рассматривается  как процесс, например планирование, организация, мотивация, контроль;

     2. системный подход: обозначаются  цели, задачи в показательной форме, строится дерево цели;

     3. ситуационный подход: анализируются  результаты деятельности организации  в различных ситуациях, исследуется  динамика изменения этих результатов.

     Существует  внутренняя среда организации, внешняя  среда организации и международное  окружение.

     1. Внутренняя среда определяется структурой самой организации, стоящими целями и задачами, технологиями производства, распределением полномочий и власти.

     2. Внешняя среда - это поставщики  ресурсов, конкуренты, покупатели, государство  и его структуры. К внешней  среде относится культура морали и нравственности, религиозные особенности народа, профсоюзы, научно-технический прогресс, состояние экономики, политический фактор.

     Качество  управления зависит в большой  степени от связующих процессов  или коммуникаций. Коммуникации могут быть:

     - по нисходящей (команды с высшего  уровня на низший);

     - по восходящей (команда с низшего  уровня на высший);

     - коммуникации между подразделениями,  секциями, отделами;

     - коммуникации типа: руководитель - рабочая  группа;

     - коммуникации между руководителями;

     - неформальные коммуникации (на основе  дружеских отношений);

     - невербальные коммуникации (жесты,  мимика и т.д.).

     Так же, менеджеры по уровням иерархии подразделяются на руководителей высшего, среднего и низшего уровней. Соответственно выделяют управленческие решения менеджеров высшего, среднего и низшего звеньев. [6]

     Управлением бизнесом занимается относительно небольшая  группа индивидов, несущих ответственность  за общее управление и деятельность организации. Высшие менеджеры определяют политику и несут ответственность за управление отношениями с представителями и институтами внешнего мира, такими как акционеры, средства массовой информации, органы государственной власти. Они должны иметь полную информацию о состоянии дел в организации, в то же время направляя основные усилия на определение перспектив ее развития или взаимодействие с внешними агентами. Выполнение прямых операций такими менеджерами занимает минимум времени (впрочем, в небольших компаниях руководители непосредственно вовлечены в рабочий процесс). 

     Менеджеры, исполняющие обязанности по управлению менеджерами, обычно считаются руководителями среднего звена (весьма многочисленная группа). Их основная функция - направление  деятельности управленцев низшего  звена в русло политики компании. Они проверяют достижение подчиненными поставленных целей, постоянно держат руку на пульсе событий и, в зависимости от ситуации, обеспечивают своим сотрудникам поддержку или оказывают на них давление. Менеджеры менеджеров ответственны за формирование и бесперебойную связь коммуникационных линий, обеспечивающих беспрепятственную циркуляцию информации в организации. Именно они доводят до управленцев низшего звена ожидания руководства, а до менеджмента высшего звена информацию о реальном положении дел в компании. Кроме того, значительную часть рабочего времени руководителей среднего звена занимает взаимодействие с вышестоящими управленцами и коллегами, находящимися на том же уровне иерархии. Некоторые менеджеры очень тесно и часто общаются с управленцами из других организаций, от которых они некоторым образом зависят. [7]

     Менеджеров, выполняющих функции по управлению персоналом и прямые операции, иногда называют управленцами первого уровня или низшего звена; они несут  ответственность за исполнение подчиненными ежедневных, принятых в организации операций и участвуют в решении возникающих проблем. К ним относятся мастера (бригадиры) на производстве (супервайзеры), менеджеры отелей, старшие медсестры в больницах или менеджеры банков. Обычно исполнение прямых рабочих операций занимает у них значительно меньшее время, чем у их подчиненных (за исключением небольших компаний). 

     Объективная совокупность (состав) функций присуща  управлению на любых иерархических  ступенях, при любых особенностях производства. Отсюда — качественная однородность управления на любых уровнях.

     Вся огромная, сложная (разноплановая) совокупность управленческих действий — на любом  уровне и в любой системе —  может быть сведена к ограниченному  перечню относительно строго локализуемых функций, составляющих замкнутый цикл управления:

     • принятие управленческого решения;

     • реализация принятого решения;

     • контроль. 

4.Иерархия управления 

     Редко осуществляется одноступенчатая иерархия в управлении. Обычно существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению.

     Иерархия  управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический  уровень, тем больше объем и комплексность  выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень, тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности (рис.1). [2] 
 

     

     Рис.1. Иерархия менеджмента     

     Иерархичность построения организации: между подразделениями  и сотрудниками закрепляются отношения  подчинения, зависимости, неравенства. Следствием действия этого принципа для речевой коммуникации оказывается, во-первых, активное использование вербальных социально-символических средств демонстрации социального статуса участниками делового общения, во-вторых, проблемы передачи информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи. Эффективность горизонтальной коммуникации (между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), очень высока. Люди,  работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга «с полуслова», им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи. Эффективность вертикальной коммуникации (вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. Лишь 20-25% информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. На пути прохождения информации от говорящего к адресату в любом иерархически организованном управлении присутствуют звенья-посредники. Посредниками могут быть линейные руководители, секретари, ассистенты. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой могут быть сокращены, отредактированы, искажены, чем они дойдут до получателя. Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением руководителей, что подчинённым не обязательно знать о положении дел в организации, они должны выполнять поставленные перед ними задачи, исполнять принятые решения и не задавать лишних вопросов. Но, как установлено психологией, человек будет действовать осмысленно, если он знает не только выполняемую им операцию, но и видит более широкий контекст, в который она вписана. Если конкретные исполнители лишены сведений такого рода, они начинают искать ответы самостоятельно, при этом искажая имеющуюся информацию. Стремление учесть эти особенности деловой коммуникации проявляется в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, в признании делового общения важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     В заключении можно сказать, что осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива. Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. [10]

     Риторика  общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам. Менеджер не заменим в организации для эффективности коммуникационных процессов управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

     1. Басовский, Л.Е. Менеджмент. учеб. пособие / Л.Е. Басовский - М.: ИНФРА-М, 2006. – 289 с.

     2. Басовский Л.Е. Менеджмент. учеб. пособие - М.: ИНФРА-М, 2006. –98-101 c.

     3. Большаков А.С. Менеджмент: учеб. пособие - СПб.: Питер, 2004. – 129-132с.

     4. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента: учебник. - М.: Статут, 2005. – С 61-63.

     5. Курс менеджмента. // под ред. Д. Д. Вачугова. -- Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2003. – 312 с.

     6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. – 5-е изд.: Новое знание, 2002. –79 с.

     7. Кузнецов Ю.В. Подлесных В.И. Основы менеджмента. – Изд. ОЛБИС, 2002. –88 с.

     8. Матиашвили В.М. Организационные системы: сущность и типы. Н.Новгород, НРИ АПК, 1998. – 11-14 с.

     9. Мильнер Б.З. Теория организации: учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006. –73-75 с.

     10. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса: учеб. Пособие. – М.: 2006. –127 с.