Коммуникационный процесс в системе менеджмента

Информационные потоки, связанные с отделом снабжения и сбыта, перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства.

Данный отдел взаимодействует  не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей продукции, как реально  существующих, так и потенциальных поставщиков сырья для ее изготовления.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями.

Во время работы задействованы  формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками  и менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Горизонтальные коммуникации в ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» в основном протекают через общение между сотрудниками. Если определенному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы.

Исходя из организационной  структуры, можно сделать вывод о том, что коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» происходят обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно.

В свою очередь с отделом  кадров генеральный директор взаимодействует  прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

Также можно отметить, что входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию различным отделам и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии. Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он, в свою очередь, передает ее финансовому директору.

В связи с тем, что  средства передачи информации очень  устарели, можно заметить, что время, которое сообщение проходит в  пути значительно превышает то время, которое оно могло бы занимать, если бы эти средства были бы обновлены.

Передача входящей информации происходит по средствам совещания, что требует много времени, в  устной форме, что способствует некоему  искажению информации. А выходящая  информация передается по средствам отчетов в письменной форме на бумажном носителе.

Как и в любом другом предприятии в ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков, присущих всем другим крупным предприятиям, является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

Другая причина трудностей в организационных коммуникациях  – перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия. Отсюда следует и другая причина неэффективных коммуникационных каналов - это затрудненная обратная связь.

Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно  через средства передачи. При устной передаче чаще всего происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.

Совещания чаще всего  проводят, когда уже руководство  приняло решение и его необходимо довести до всех отделов. В ОАО  «Халвичный завод «Нальчикский» совещание в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.

На предприятии так  же активно используется такой вид передачи информации, как телефонные переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.

Такие средства передачи информации, как электронная почта и компьютерные сети на предприятии ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.

Существуют различные  проблемы на предприятии, которые препятствуют эффективному коммуникационному процессу. Такими процессами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Предприятие ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» тоже подвержено такой проблеме. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

Другая часть проблем  межличностных контактов связана  с семантическими барьерами. Они  проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Данное предприятие тоже не исключение, оно естественно подвержено такой проблеме.

Одна из причин, вызывающих затруднения в процессе коммуникации,- это фильтрация³. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации.

При анализе коммуникационной системы были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций. Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи – компьютерные сети. На предприятии ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» они очень устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволит сэкономить время как работников, так и руководства.

Существует еще одна проблема – нерациональная организационная  структура. Если организационная структура  организации продумана плохо, то это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно  приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.

 Исходя из всего  вышесказанного, можно сделать вывод о том, что на предприятии ОАО «Халвичный завод «Нальчикский» следует убрать дублирование функций, это приведет к исчезновению параллельных потоков информации, увеличит качество и скорость передачи информации. Это приведет к тому, что исчезнет проблема при обмене информации и принятии управленческих решений, так как у каждого будут свои функции, задачи и обязанности, исчезнут и конфликтные ситуации.

Также следует наладить связи с общественностью. Налаживание  отношений между предприятием и  различными контактными аудиториями посредством создания выгодной для предприятия репутации, положительного "корпоративного имиджа", с одной стороны, и устранением или предупреждением нежелательных слухов, сплетен и действий - с другой. Это направленные действия, создающие атмосферу понимания и взаимного доверия между фирмой и различными аудиториями.

Еще можно предложить в качестве мероприятий курсы  повышения квалификаций для управленческого  персонала, где будут преподаваться  информационные технологии и иностранные языки. Управленческий персонал научится работать с новыми программами, что позволит улучшить коммуникационные сети. А знание языка позволит не приводить к искажению информации и позволит правильно как кодировать информацию, так и ее декодировать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В наше бурное время  информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все  мы живем, обмениваясь информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны, опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Для успеха индивида и  организаций необходимы эффективные  коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Итак, из данной работы можно  сделать следующие выводы. Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

Знание и умение правильно  использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру  приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

Между организацией и  ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют также слухи - как неформальная информационная система.

Различия в восприятии являются распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

Обмен информацией в  организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

1. Абчук В.А. Экономика предпринимательства: Управление персоналом. Персонал-менеджмент: Учеб. пособие. В 2 ч. Ч 2. – Спб.: филиал издательства «Просвещение», 2004.
2. Багранова А. Взаимовлияние внутренних коммуникаций и корпоративной культуры // «Управление человеческим потенциалом», №1, 2007.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - М: «Высшая школа», 2000.
4. Зайцева О.А., Радугин А. А., Радугин К. А., Рогачева Н. И.. Основы менеджмента: Учеб. Пособ. – М.: Центр, 2004.
5. Коротков Э.М. Концепция российского менеджмента. – М.: «Дека», 2004.- 503с.
6. Куроленкина Н. Влияние внутренних коммуникаций на эффективность работы персонала // «Управление человеческим потенциалом», №1, 2007.
7. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: «ДЕЛО», 2004.
8. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. Менеджмент. Учебник для вузов. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003.
9. Мескон М. Х., Альберт М, Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2004. – 169с.
10. http://psy.ft.inc.ru/