Коммуникация

31

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникация – обмен смысловой информацией между двумя и более людьми.

Почти все, что делают менеджеры, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективных коммуникаций. Понятно, что если люди не могут обмениваться информацией, они не могут совместно трудиться, ставить перед собой общие цели и достигать их. Согласно исследованиям менеджеры затрачивают на коммуникации 50 – 90% своего времени.  Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Важнейшая роль коммуникаций в успехе организаций признается всеми, опросы показывают, что, по мнению 73% американских,  63% английских и 85% японских менеджеров, именно неэффективные коммуникации сегодня становятся основным барьером на пути достижения организационных целей. Еще один опрос почти 250 тысяч работников из двух тысяч компаний выявил, что коммуникации – одна из серьезнейших проблем организаций.

Если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются

те или иные проблемы развития, применяет  методы  поощрения  за  инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения,  пусть даже не совпадающего с мнением  руководства,  то  в  этом  случае  персоналу легко работать на данном предприятии.  Люди  осознают  в  этом  случае  свою значимость и стараются использовать весь  свой  потенциал  и  интеллект  для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники  уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на  собрании, внести  какие-то  идеи,  за  которые  они  будут  морально   и   материально вознаграждены.   Таким   предприятиям   легче   вынести   экономические    и политические кризисы в стране, т.  к.  в  сплоченном  коллективе  сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Цель курсовой работы – определить коммуникативные особенности  правления организации.

Предмет исследования – управление организацией.

Объект исследования – коммуникации в управлении.

Задачи курсового проектирования:

      рассмотреть коммуникационный процесс;

      рассмотреть условия, влияющие на эффективность коммуникации

      рассмотреть коммуникационные барьеры как проблемы, требующие решения

      рассмотреть коммуникацию на примере компании «ORGA».

ГЛАВА 1. Коммуникация как основа выживания предприятия в рыночных условиях

Коммуникация - это обмен информацией. Преодоление кризисной ситуации в России, рыночная экономика и новые формы хозяйствования обусловливают решение новых проблем, одной из которых на сегодня является обеспечение экономической стабильности развития. Чтобы обеспечить «выживание» предприятия в условиях рынка, управленческому персоналу требуется оценивать возможные и целесообразные темпы его развития с позиции финансового обеспечения, выявлять доступные источники средств, способствуя тем самым устойчивому положению и развитию хозяйствующих субъектов. Определение устойчивости развития коммерческих отношений необходимо не только для самих организаций, но и для их партнеров, которые справедливо желают обладать информацией о стабильности, финансовом благополучии и надежности своего заказчика или клиента. Поэтому все большее количество контрагентов начинает вовлекаться в исследования и оценку устойчивости конкретной организации.
В рыночных условиях основой стабильного положения, эффективная деятельность хозяйственного субъекта, его финансовая результативность являются следствием бесперебойной работы, устойчивого финансового положения предприятия.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Информационное обеспечение управления это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.                                                                 

Наметившийся в России переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Цели коммуникации:

1.      Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления

2.      Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией

3.      Регулирование и рационализация информационных потоков

4.      Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

Рис. 1. Виды коммуникации

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структу­рой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управ­ления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректиро­вать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Управление в полной мере используют полную, объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это – объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся  обстановке проблем.

В современных условиях в крупных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, обработка знаний, реализация интеллектуальной деятельности.

ГЛАВА 2. КОММУНИКАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

2.1 Коммуникационный процесс и его элементы

Коммуникационный процесс- обмен информацией между двумя или более людьми.

Дж. Майнер, выдающийся исследователь в сфере менеджмента, считает, что всего 50% контактов в организации приводят в результате к взаимопониманию сторон. И, как правило, причиной этому является неспособность людей учесть тот факт, что коммуникации представляют собой обмен.

Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1.      Зарождение идеи или отбор информации;

2.      Выбор канала передачи информации;

3.      Передача сообщения;

4.      Интерпретация сообщения.

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщение. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным.

Рис. 2.1. Процесс коммуникации

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен.

Этапы:

1.      Генерирование идеи

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение  надо донести. Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов.