Контроль как функция менеджмента и его эффективность

Учетную систему организации целесообразно представить как определенным образом упорядоченную и подчиненную внутреннему регламенту систему процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

Об эффективности учетной  системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных  операций организации: 1) наличие: отражены действительно существующие операции; 2) полнота: отражены все реальные операции; 3) арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны; 4) разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам; 5) формальная разрешенность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение; 6) временная определенность: все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду; 7) представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

Вопросы оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

Во избежание искажений  учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения  их сохранности и осуществление  их инвентаризации.

Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных  операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это  конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных  процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так  и ошибок.

О качестве информации, предоставляемой  системой управленческого учета, следует  судить по следующим основным критериям:

• необходимость, которая характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в непосредственных целях управления;
• достаточность, которая характеризуется полнотой охвата, количественного и качественного описания явления, факта, а также существенностью информации, зависящей от возможности ее практического применения в процессе обработки и представления для управления;
• истинность - достоверность (доказательность и обоснованность) и надежность (определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологии получения, обработки и хранения управленческой информации) данных учета;
• своевременность получения информации - управленческая информация (в том числе об отклонениях) должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности предприятия и т.п.), кроме того, нежелательные последствия различного рода отклонений усугубляются.

Кадровая структура контроля обеспечивает четкое разделение контрольных обязанностей. Контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле: 1) субъекты контроля 1-го уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов; 2) субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования); 3) субъекты контроля 3-го уровня - они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров); 4) субъекты контроля 4-го уровня - в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности); 5) субъекты контроля 5-го уровня - в их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии или

Основная из современных  форм управленческого контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу). Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних российских коммерческих организациях. В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется такое же пристальное внимание, как и внешнему. Но, если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в “зачаточном” состоянии. Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют “зоны риска” и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам. В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим: а) оценка адекватности управленческих систем - осуществление проверок звеньев управления и предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению их эффективности; б) оценка эффективности деятельности - осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию. Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством (этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах).

Мы описали лишь основные положения, касающиеся управленческого контроля. Поэтому предложенный перечень может быть расширен как на основе детализации приведенных понятий, так и с учетом иных многочисленных аспектов контроля, например, таких, как: контроллинг, управленческие информационные системы, управленческий учет, контроль как обеспечение реализации разнообразных технологий управления, стратегический контроль, контроль в мотивационных механизмах деятельности, контроль в функциональных системах управления организацией и т.д.). Но именно вышеописанные положения в своей совокупности позволяют представить контроль как сложную социально ориентированную систему, которая в свою очередь является одной из важнейших структурных составляющих более крупной системы - системы управления организацией.

В связи с предложенными  взглядами одной из основных задач  в области исследования управленческого  контроля является разработка типовых  программ организации, развития и совершенствования  контрольных систем для организаций, различных в плане организационно-правовых форм, видов и масштаба деятельности, размеров, организационных структур управления. Данные программы должны быть многочисленны и разнообразны, так как они зависят от различных  начальных условий и возможностей организаций. Многое также определяют тенденции развития экономики страны в целом, действующие механизмы  ее функционирования, сложившиеся национальные и местные традиции. В этих программах также должен учитываться менталитет персонала. Со временем в России должны быть созданы “библиотеки” таких  программ для различных типовых  начальных условий.

Итак, для успешной управленческой деятельности необходим эффективный контроль, и он становится эффективным только при наличии следующих характеристик: действенность, гибкость, систематичность, комплексность, экономичность, гласность, своевременность и понятность.

Контроль необходим для регулирования  деятельности организации, формы реализации этой функции постоянно совершенствуются и развиваются. В передовых организациях успешно применяются инновации  в контроле, и такими основными  инновационными направлениями в  контроле являются TQM - всеобщее руководство  качеством, контроллинг и самоконтроль менеджеров

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для того чтобы иметь представление  о том, что делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся.  Вполне  достаточно  держать  под  контролем основные факты, от которых  зависят результаты  в узловых  видах деятельности.  Искусство  руководства  как раз  и  заключается  в том, чтобы умело разработать  процесс контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных  слабых звеньев  во  взаимодействии работников между собой и,  во-вторых,  продумать  систему наблюдения  за ходом работ каждого.

Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и  вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем ниже уровень  знаний и опыта работников, тем  объемней должен быть контроль, и наоборот, чем выше их профессионализм, тем  больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе, он должен отказываться от некоторого объема контроля, взамен на самоконтроль.

Если уровень контроля не соответствует уровню развития коллектива,  то это отрицательно сказывается  на производительности всей организации: во- первых,  при более тщательном объеме,  нежели требует ситуация,  тратится драгоценное время руководителя, которое он мог бы использовать для чего-нибудь другого, с другой стороны, если не показать малоопытным работникам на текущие ошибки, то в следующий раз они могут повториться, следовательно, контроль должен быть текущим; во-вторых, постоянный контроль раздражает сотрудников, снижает мотивирующие факторы.

Таким образом, контроль завершает  управленческий цикл и связывает  результаты анализа отклонений от желаемого  состояния объекта со всеми основными  функциями менеджмента.

По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей  или организационных условий  их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом. – М.: Гелан, 2006. – 411 с.
2. Бурцев В.В. Управленческий контроль как система.//Менеджмент в России и за рубежом, 2008. № 5.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: Экономист, 2006. – 670 с.
4. Жигун Л.А. Менеджмент: современные основы организации контроля на предприятии. – М.: Феникс, 2007. – 470 с.
5. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: - Учеб.пособие/Мн.: Новое знание, 2008. – 336 с.
6. Ли Якокка. Карьера менеджера. – Мн.: Попурри, 2007. – 416 с.
7. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2006. – 704 с.
8. Молодчик А.В., Молодчик М.А. Менеджмент: стратегия, структура, персонал, знание. Учебное пособие для вузов/ М.: ГУ ВШЭ, 2007. – 296 с.
9. Менеджмент. 3-е изд., /Под ред. М.Л. Разу// - М., - 2011.
10. Сычев Н. Контроль бизнеса – обязанность владельца бизнеса.//Управление компанией, 2006. № 12.
11. Теория, практика и искусство управления, В. Кнорринг Функции управления производством.
12. www. cfin.ru
13. www. marketing.spb.ru
14. www. 5ballov.ru
15. www. bibliofond.ru