Контроль. Виды и правила контроля

Внешний контроль осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками – контролерами. Такой контроль основывается на том факте, что люди лучше выполняют свои обязанности если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Это происходит по следующим причинам:

- по результатам контроля происходит оценка деятельности сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания и продвижения по службе;

- постоянный контроль говорит о том, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, следовательно, необходимо проявлять хотя бы показное усердие, чтобы выделится на фоне остальных;

- итоги контроля обычно обсуждаются в коллективе и многие стараются работать лучше, чтобы прославиться, то есть удовлетворить свое честолюбие.

Эффективность внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:

- должна быть предусмотрена «защита от хитреца», то есть от того, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы. Обычно это делается с помощью манипулирования показателями. Особенно часто это происходит, если отсутствуют четко определенные нормативы работы, а результат не проходит рыночную оценку потребителем.

- цели, которые ставятся перед работниками в системе внешнего контроля, должны быть достаточно труднодостижимыми.

-по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение или наказание

Для обеспечения этих условий, система внешнего контроля должна быть тотальной, требует больших материальных и трудовых затрат. При усложняющейся деятельности организации она становится все более экономически и трудоемко невыполнимой.

Такой контроль основан на предположении, что рядовые работники выполняют свои обязанности лучше всего, если для них установлены четкие материальные стимулы и вся их деятельность постоянно находится под надзором начальника. Чтобы система контроля такого типа функционировала достаточно действенно, нужно решить три задачи:

1.      Сделать цели, ставящиеся перед подчиненными, достаточно труднодостижимыми, чтобы подстегнуть большинство и не оставить лазейки для лентяев;

2.      Предусмотреть в системе оценок служебной деятельности «защиту от хитреца», не позволяющую лентяям манипулировать методами контроля в свою пользу;

3.      Связать систему поощрений с результатами работы каждого сотрудника, оцениваемыми по итогам контроля.

Так, с помощью внешнего контроля можно оценить работу руководителей низового звена по принципу: какова производительность или рентабельность их подразделений, если уровень заработной платы и премий прямо пропорционально зависит от количества произведенной продукции или полученного эффекта?

Результаты введения такой системы могут оказаться различными. С одной стороны, подчиненные способны взяться за работу с удвоенной энергией, чтобы улучшить свои оценки, а значит, и заработки. При правильной структуре контрольной системы это приведет к значительным сдвигам к лучшему. Однако, с другой стороны, подобная стратегия чревата и рядом нежелательных последствий.

У сотрудников может появиться стремление улучшить не саму работу, а ее показатели (тем более что далеко не во всех случаях можно создать систему контрольных показателей, дающую совершенно однозначную и объективную картину). Опыт свидетельствует: если существует хотя бы малейшая возможность «отличиться» за счет манипулирования показателями, представления ложной информации, сознательного занижения заданий и тому подобных окольных путей, то очень вероятно, что именно эти пути подчиненные и выберут.

Устремив все силы на то, чтобы как можно лучше справиться с заданиями, подпадающими под систему контроля, рядовые работники могут забросить остальную работу, значимость которой ничуть не меньше. Например, если система контроля ориентирована прежде всего на оценку объемных показателей, то возникает риск запустить уровень технического обслуживания.

Кроме того, рассматриваемая стратегия может воздвигнуть барьеры на пути жизненно важных для организации данных, особенно негативного характера. Если оплата труда подчиненных находится в прямой зависимости от своих оценок, то они стараются блокировать информацию, которая может снизить эти оценки или поставить под сомнение их достоверность. Так система контроля, призванная обеспечить руководителей всеми достоверными сведениями, необходимыми для принятия решений, может способствовать утаиванию части этих сведений. Подобная стратегия контроля способна также привести к непроизводительному расходованию сил и времени подчиненных, стремящихся всячески оправдать свои действия в контролируемой области. Желая сохранить либо повысить свои оценки, подчиненные станут изо всех сил убеждать вас в том, что «все хорошо», или в том, что их вины в неудачах нет. Для доказательства они будут громоздить горы заблаговременно собранных оправдательных документов.

2.2.Внутренний контроль.

Внутренний контроль(самоконтроль)-исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят при необходимости корректировки собственной деятельности. Его главная задача – вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-либо и наказать, чтобы другим было не повадно. В таких условиях люди трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и контролируют процесс их достижения.

Условия внедрения самоконтроля:

- групповые формы работ и принятия решений;

- здоровый морально – психологический климат в коллективе;

- демократический стиль руководства.

В основу данной стратегии положен тезис, гласящий, что в принципе каждый может и должен видеть в своей работе не только источник пропитания, но и путь к признанию, средство самоутверждения и завоевания авторитета. Это означает, что организация работы так, чтобы хорошее выполнение обязанностей принесло работникам положительные эмоции, создает систему контроля на основе внутреннего стимулирования. Для этого руководителю следует придерживаться следующих принципов.

        Во-первых, при создании системы внутреннего стимулирования перед рядовыми работниками ставятся определенные цели, но главное здесь не то, насколько они сложны, а то, что устанавливаются они коллективно. Иными словами, сотрудники, которым предстоит обеспечить достижение этих целей, получают право оказывать некоторое влияние на их постановку.

        Во-вторых, оценки состояния дел, получаемые при такой системе, используются главным образом для уяснения сути возникающих проблем и поиска их решений, а не для вынесения «приговоров» исполнителям. Если дела начинают приобретать нежелательный оборот, то никто не намеревается «рубить головы». Это самый подходящий момент для руководителей и подчиненных собраться вместе, чтобы выяснить причины кризисной ситуации и найти пути их устранения. Иными словами, организация контроля создает здесь систему раннего предупреждения, позволяющую обнаружить проблему, едва только она всплывет на поверхность, и начать заниматься ее устранением задолго до появления кризисной ситуации.

        Наконец, хотя при такой системе контроля уровень заработной платы связан с качеством работы, он не зависит от частных оценок. Напротив, организация заработной платы в данном случае предполагает ориентацию на сводную оценку всех аспектов деятельности работника, даже если не все они поддаются количественному измерению. В целом подобная система контроля ориентируется не на штатное расписание и должностные инструкции, а на важнейшие проблемы и перспективы развития организации. Благодаря системе внутреннего стимулирования руководитель может контролировать деятельность подчиненных, формируя постоянно изменяющийся набор целей их будущей деятельности, вместо того чтобы постоянно оглядываться на сделанное ими в прошлом.

Данная система может приводить к разным результатам. С одной стороны, удается добиться большей, чем прежде, заинтересованности рядовых работников в реализации целей всей организации. Повышается удовлетворенность трудом, исчезает заинтересованность в утаивании негативной информации.

С другой стороны, относительно свободный характер внутреннего стимулирования приводит к снижению возможностей непосредственного контроля руководителя за деятельностью подчиненных. Вполне возможно, что работники в стремлении обеспечить себе спокойную жизнь станут при определении целей деятельности всячески добиваться их занижения.

Проблемная ориентированность такой системы контроля, облегчая принятие решений, одновременно затрудняет справедливое распределение премий среди сотрудников. Да и далеко не каждый работник поддается влиянию системы внутреннего стимулирования.

                  3.Процесс контроля

         3.1.Контроль – как функция менеджмента

                  Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направит свои усилия на достижение целей организации.

Одна из многих задач менеджера, как контролера, состоит в следующим:

•              позволить организации приспособиться к изменениям обстановки.

•              ограничить накопление ошибок.

•              справиться с проблемами организационного характера.

•              минимизировать затраты организации.

Менеджер, как руководитель, должен справиться с изменениями внешней обстановки – с того момента, когда цель поставлена и до момента, когда она достигнута, происходит много событий. Хорошо разработанная система способна помочь предугадывать, отслеживать и эффективно реагировать на изменяющиеся обстоятельства.

Если члены организации делают мелкие ошибки, это не влияет серьезно на ее финансовое положение. Однако незначительные ошибки могут накапливаться и становиться очень серьезными. Эффективная система контроля со стороны руководителя, выберет эти мелкие ошибки и справится с ними.

Эффективный контроль способен помочь сократить затраты. Он может снизить затраты на рабочую силу и повысить выход продукции в расчете на единицу вводимого ресурса.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели и ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения прежде всего в разрезе года. Их оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности.

Руководитель на стадии контроля должен анализировать и управленческое поведение. Наилучшим является сочетание напористости и гибкости. Худший вариант – агрессивность и вялость. Таким образом, объекты контроля целесообразно классифицировать в соответствии с рис.1. 

Рис. 1. Классификация объектов контроля.

Системы контроля, наблюдения, оценок, которые обеспечивают менеджеров информацией о деятельности организации и необходимости корректирующих воздействий должны реализовать четыре ступени действий:

- установление стандартов оценки функционирования, разрабатываемых одновременно со стратегией;

- создание измерительной системы, которая покажет степень достижения целей, что является комплексной задачей, т. к. многие действия трудно оценить;

- сравнение реального функционирования с установленными целями;

- оценку результатов сравнения и выработка, при необходимости, корректирующих действий.

Любая система контроля дает возможность использовать преимущества, как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.

Проведение менеджером предварительного контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами его осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.