Контрольная работа по "Менеджменту"

РЕКОМЕНДАЦИИ  НАУКИ О ПОВЕДЕНИИ  ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ.

     Устанавливайте  осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для  оценки их деятельности, действительно  достаточно полно и объективно отражают их работу, Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты  контроля не полны и не объективны или же попросту «ловят блох», то они  могут игнорировать их и сознательно  нарушать или же будут испытывать усталость и разочарование.

     Устанавливайте  двустороннее общение. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с  системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство  обидится на это. Любой руководитель, осуществляющий контроль в организации  должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых  результатов будут применяться  в качестве стандартов в каждой области  контроля. Подобное общение должно увеличивать вероятность того, что  работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, не очевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы.

     Избегайте чрезмерного контроля. Руководство  не должно перегружать своих подчиненных  многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать  все их внимание, и приведет к  полному беспорядку и краху.

     Устанавливайте  жесткие, но достижимые стандарты. При  разработке мер контроля важно принять  во внимание мотивацию. Четкий и ясный  стандарт часто создает мотивацию  уже тем, что точно говорит  работникам, чего же ждет от них организация. Однако, согласно мотивационной теории ожидания, можно мотивировать людей  на работу для достижения только тех  целей, которые они склонны считать  реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или  несправедливо высокий, то он может  разрушить мотивы работников.

     Вознаграждайте  за достижение стандарта. Если руководство  организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо вознаграждать их за достижение установленных стандартов результативности. Согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если работники не ощущают такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.

     ХАРАКТЕРИСТИКИ  ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ.

     Стратегическая  направленность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации  и поддерживать их. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как  средство достижения этой  цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны  тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не  заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

     Соответствие  делу. Для того,  чтобы  быть  эффективным,   контроль  должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

     Своевременность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность  контроля заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте  его проведения, а во временном  интервале между проведением  измерений или оценок, который  адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скоростью измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

     Гибкость  контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится не нужным. Контроль, как  и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения  планов редко бывают, сопряжены с  необходимостью серьезных изменений  в системе контроля.

     Простота  контроля. Как правило, наиболее эффективный  контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для  которых от предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших  усилий и более экономичны. Но самое  важное состоит в том, что, если система  контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система  контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к  беспорядку, являющемуся синонимом  потери контроля над ситуацией. Для  того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих  с системой контроля и реализующих  ее.

     Экономичность контроля. Очень редко стремятся  достичь при помощи контроля полного  совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующим усовершенствованием  и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших  затрат усилий и средств.

     При этом можно выделить контрольные черты, которым и должен обладать эффективный контроль.

     1. Стратегическая направленность  контроля.

     Чтобы быть эффективным контроль должен отражать общие приоритеты организации.

     2. Ориентация на результаты.

     Конечная  цель контроля не в том, чтобы собрать  информацию, установить стандарты и  выявить проблемы, а в том, чтобы  решить задачи, стоящие перед организацией. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

     3. Соответствие делу.

     Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности.

     4. Своевременность контроля.

     Система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

     5. Гибкость контроля.

     Контроль  должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

     6. Простота контроля.

     Контроль  должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих  с системой контроля и реализующих  ее.

     7. Экономичность контроля.

     Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает ситуацию, не имеет право  на осуществление.

     Особенности контроля.

     1. Контроль может осуществляться  для себя и для кого-либо.

     Контроль  не может оставаться исключительно  прерогативой менеджера, назначенного "контролером", и его помощником. "Каждый руководитель независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих  должностных обязанностей, даже если никто  ему специально этого не поручал.

     2. Контроль должен проводиться  на основе знания динамики.

     Контроль  организации  исполнения  управленческих  решений – это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения  дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю важно знать  динамику ситуационных изменений, что  бы вовремя включиться в управление рабочим процессом сверху при  повторяющихся сбоях или предупредить подчиненных о надвигающейся  угрозе срыва. В то же время управленческий контроль предполагает совместное устранение случайных негативных ситуаций, которые  постоянно возникают в работе.

     "Контролируя  организацию и исполнение работ,  руководитель отслеживает прежде  всего, повторяемость сбойных  ситуаций, интенсивность их проявления, их способность увести в сторону  рабочий процесс, их нарастающую  угрозу. Он выжидает, когда ему  лучше всего вмешаться, чтобы рабочий процесс совсем не вышел  из-под  контроля.  Поэтому  руководитель каждый раз определяет для себя определенную критическую точку: или-или.

     В тоже время он дает шанс специалисту  или менеджеру самому справиться с ситуацией, помогая советами. Анализ повторяющихся сбойных ситуаций показывает, какие ошибки допускает  работник. Разбор этих ошибок становится главным в оценке этого направления  работ.  Важно только, чтобы потери времени, ресурсов и прибыли в дальнейшем  были  компенсированы: тот, кто допускает ошибки, но анализирует их, становится осторожнее и изворотливее.

     3. Одна из важнейших особенностей  контроля, которую следует учитывать  в первую очередь, состоит в  том, что контроль должен быть  всеобъемлющим.

     Это означает не контроль за каждым движением  подчиненным, а всесторонняя осведомленность  о текущих делах.

     "Для  того чтобы быть эффективным,  контроль должен быть экономным.

     Преимущества  системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты  на систему контроля состоят  из затрат  времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля. Любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности, менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля превзойдут возможные доходы от ее применения.

     4. Для целесообразности  внедрения   системы  контроля он должен  обладать

       следующими характеристиками:

     - стратегическая направленность;

     - ориентация на результаты;

     - своевременность;

     - гибкость;

     - экономичность и простота.

     5. Для повышения эффективности  деятельности организации, многие  компании стремятся внедрить  систему опережающего контроля, что подразумевает проведение  контрольных мероприятий на промежуточных фазах. Однако это увеличивает объем контроля, негативные последствия которого были отмечены выше. Поэтому в реальной деятельности организации нередко проводят контроль не промежуточных, а итоговых значений. Это становится особенно целесообразно, если цель контроля не корректировка процесса выполнения решения какого-либо вопроса, а оценка объема и качества проделанных работ.

     6. Контроль в непроизводственных  организациях.

     В отличие от предприятий производственной сферы, для непроизводственных Организаций  характерно то, что результаты деятельности работников фирмы сложно поддаются  экономической оценке, а порой  даже не могут быть выражены в виде материальных носителей информации (отчеты, прогнозы).

     То  есть для организаций непроизводственной сферы результаты могут быть оценены  лишь качественными признаками. Кроме  этого практически все процессы, происходящие в организации, являются взаимосвязанными (взаимодополняющими или взаимозаменяемыми), так как  деятельность таких организаций, как правило, представляет собой строго ограниченный круг интересов и даже несколько проектов одновременно ведутся в немногих компаниях.

     Таким образом, результат деятельности работника  находится в тесной зависимости  от множества факторов, как внутриорганизационных, так и внешних.

     По  объему контроль может быть детальным  и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Детальный  контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

     Данный  контроль приводит к тому, что многие работники постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих  способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным  мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое  время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его  работники.