Метод структуризации целей

       
 
 
 
 
 
 

     Рис. 3. Иерархическое дерево / классификатор  бизнес-направлений 

     Рассмотрим, как понятия "декомпозиция" и "критерий декомпозиции" применяются при разработке перечня бизнес-направлений. Например, для компании "N", которая занимается торговлей чаем, одеждой и мебелью дерево бизнес-направлений, состоящее из элементов: торговля чаем, торговля одеждой, торговля мебелью, построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 4).

     

               
 
 
 
 

     Рис. 4. Иерархическое дерево бизнес-направлений  компании.

     Описание  бизнес-направлений в нескольких разрезах.

     Рассмотрим  пример компании, занимающейся производством  и реализацией одежды и обуви. При проектировании своей деятельности, компания сформулировала два важных объекта относительно, которых нужно строить бизнес: продукт и рынок/клиент. Для продающих подразделений существенным объектом являлся "рынок", так как каждый из них требовал своей технологии и специфики работы. В свою очередь производящие подразделения важным объектом считали "продукт", так как производство было технологически тесно связано с ним.

     Для данной компании были построены два  варианта дерева бизнес-направлений.

       
 
 
 
 

       
 
 
 
 
 
 

     Рис. 5. Описание бизнес-направлений в  нескольких разрезах для компании, производящей одежду и обувь и  продающей их на различных рынках.

     Первое  дерево бизнес-направлений было построено с использованием критерия декомпозиции - продукт, и имело следующий вид:

     Производство  и продажа одежды,

     Производство  и продажа обуви,

     Нанесение на одежду рисунков.

     При построении второго дерева использовался  рыночный критерий и оно состояло из следующих элементов:

     Производство  и продажа продукции обычным  клиентам,

     Производство  и продажа продукции VIP - клиентам,

     Производство  и продажа продукции дилерам.

2.3 Уровень структуризации при построении древа

     При построении дерева бизнес-направлений встает вопрос, до какого уровня нужно опускаться при его декомпозиции. Особенно актуален данный вопрос для предприятий, имеющих большую номенклатуру продукции.

     В данном случае существует простое правило. Опускаться при разбиении дерева бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы.

     Для каждого бизнес-направления существует технология их реализации: последовательность работ, ответственность, информационные и материальные потоки или бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

     Рассмотрим  пример компании, занимающейся бизнесом по производству и продаже аудио–видео  продукции и торгового оборудования. Дерево бизнес-направлений компании состоит из следующих элементов:

     Розничная торговля аудио-видео продукцией;

     VHS – видеокассеты,

     CD - компакт диски для CD-проигрывателей,

     CD-ROM - компакт диски для компьютеров, 

     DVD - компакт диски в формате DVD,

     MC - аудио – кассеты, 

     Прочее.

     Производство  и продажа аудио продукции;

     CD - компакт диски для CD-проигрывателей;

     MC - аудио – кассеты. 

     Производство  и продажа торгового оборудования.

     Торговое  оборудование 1,

     Торговое  оборудование 2 и др.

     При построении данного дерева на верхнем уровне был применен критерий декомпозиции - продукт. При осуществлении дальнейшей продуктовой декомпозиции оказалось, что выделенные на втором уровне продукты технологически одинаковы.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    

     Рис. 6. Дерево бизнес-направлений компании, занимающейся производством и продажей аудио-видеопродукции и торгового  оборудования.

     В данном случае при розничной торговле аудио-видео продукцией склад отгружал, а продавец продавал всю продукцию  по одной технологии. Технология доставки различной продукции от поставщика на склад и со склада на торговые точки тоже была одинаковой и при построении дерева бизнес-направлений достаточным оказался только первый уровень дерева.

2.4 Построение древа

     При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия "родительская" и "дочерняя" работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая декомпозируется на работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют (рис. 7).  

     

     Рис. 7. Дерево работ

     При построении дерева работ нужно соблюдать  следующие правила:

     Работы  нижнего уровня являются способом достижения работ верхнего уровня.

     Каждая  родительская работа может состоять из нескольких дочерних работ, выполнение которых автоматически обеспечивает выполнение родительской работы.

     У каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа.

     Декомпозиция  родительской работы на дочерние производится по одному критерию, в качестве которого могут выступать:

     Результаты деятельности – продукты, рынки, процессы,

     Ресурсы и связанные с ними функциональные виды деятельности,

     Элементы  организационной структуры.

     Время, циклы, периоды и пр.

     На  одном уровне дочерние работы, декомпозирующие  родительскую должны быть равнозначны. В качестве критерия равнозначности могут выступать: объем, время, сложность выполнения работ и пр.

     При построении иерархической структуры  работ на различных уровнях можно  и следует применять различные  критерии декомпозиции.

     Последовательность  критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях дерева работ. На верхних уровнях работы должны быть автономны.

     Декомпозиция  работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

     - работы ясны и понятны сотрудникам компании - являются элементарными,

     - понятен конечный результат работы и способы его достижения,

     - временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

     Рассмотрим  пример построения дерева основных бизнес-процессов  на примере компании "N". Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:

     Закупка. Закупка чая ; Закупка одежды ; Закупка мебели .

     Хранение . Хранение чая ; Хранение одежды ; Хранение мебели .

     Продажа . Продажа чая ; Продажа одежды ; Продажа  мебели .

     При построении данного варианта дерева основных бизнес-процессов на первом уровне дерева был применен критерий декомпозиции - функция", а на втором уровне – продукт (рис. 9).  

     

     Рис. 9. Первый вариант дерева основных бизнес-процессов  компании "N".

     Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании "Эврика" получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.

     Нижний  уровень первого варианта и верхний  уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании "N" является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 10).

     

     Рис. 10. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов  компании "N".

     Какой вариант лучше? Практика описания и  оптимизации деятельности предприятий  показала преимущество использования второго варианта, и он является рекомендуемым. Связано это с тем, что при продуктовой декомпозиции на верхнем уровне, деятельность компании удается расщепить на ряд независимых функциональных блоков, дающих на выходе результаты, обладающие ценностью. Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

5.   Уровень детализации древа

     При построении дерева бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации при котором количество выделенных бизнес-процессов не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов это норматив удваивается и равняется 40. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы из которых он состоит. Этот шаг называют описанием бизнес-процессов.

     При описании бизнес-процесса возникает  вопрос, до какого уровня нужно декомпозировать  или делить бизнес-процесс. Интересным является факт того, что детализировать и описывать бизнес-процесс можно до бесконечности. Это связано с тем, что любую операцию, например, "Подготовка документа", всегда можно разбить на более простые шаги: "Включить компьютер", "Запустить текстовый редактор" и так далее. Поэтому, если не сформулировать критерии определения степени и глубины описания, работа по описанию бизнес-процессов может никогда не закончиться. При этом существуют следующие оценки – для того, чтобы детально описать всю деятельность организации и оперативно поддерживать разработанное описание в актуальном состоянии, то на каждых трех работающих в организации сотрудников понадобится один специалист по моделированию бизнес-процессов.

     Когда нужно остановиться при описании бизнес-процесса? Какие критерии существуют? Для ответа на этот вопрос вводят такое понятие, как цель описания бизнес-процессов. Прежде чем описать бизнес-процесс, необходимо четко сформулировать цель его описания: для чего нужно описывать процесс и что нужно получить от описания процесса на выходе.