Организация деловых совещаний

В процессе управления компании «Центр недвижимости» часто  приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на совещаниях.

Так как в  принятии решений задействовано  много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих  его работников, командировочных  расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов.

Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются «просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены  и неудовлетворительно подытожены».

Поэтому совещание  должно быть подготовлено руководителем  компании «Центр недвижимости» особенно тщательно с детальной проработкой  всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его  проведению.

В риэлтерской  компании «Центр недвижимости» совещании  проходят не чаще, чем 2 раза в месяц, в главном офисе, в компании существует регламент проведения заседаний, где  определены периодичность заседаний  и все процедуры подготовки и  проведения с указанием должностных  лиц, отвечающих за каждую процедуру.

Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости его  проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени  и месте проведения.

Назначается обычно совещание руководителем компании «Центр недвижимости» на начало рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий  день, ритм работы, не заставлять людей  переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, руководитель должен сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания  с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете у  руководителя. Если совещание очень  важное и с большим числом участником, то оно проводится в специальном  приемном зале главного корпуса компании «Центр недвижимости».

Руководителя  определяет повестку дня. Повестка дня  — это первый документ, который  составляется при подготовке совещания.

В повестке дня  руководитель указывает вопросы, выносимые  на обсуждение, фамилии, инициалы и  должность лиц, докладывающих каждый вопрос.

Список участников - это второй документ, который готовится  к совещанию.

В компании «Центр недвижимости» на совещания приглашаются только те, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно  касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или  сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении  аналогичных проблем.

Четкой организации  работы в компании «Центр недвижимости»  способствует составление руководителем  списка по определенной форме, в которой  заранее можно предусмотреть  все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

При необходимости  список можно дополнять другими  вопросами. Когда руководителем  определены повестка дня, список участников, время и место проведения совещания, все эти данные передаются секретарю, который должен будет оповестить всех участников. Оповещение участников совещания проводится заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при  необходимости дела, подготовиться  к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания. В компании «Центр недвижимости»  оповещение всех участников проходит по телефону.

Для успешного  проведения совещания в компании «Центр недвижимости» большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или сообщения  основного руководителя или иного  докладчика.

В компании «Центр недвижимости» большие доклады  практически не зачитываются. Участникам совещания раздают их текст и, поэтому руководитель в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее  готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические  расчеты, планы, обзоры и т.д.

Руководителю  компании «Центр недвижимости» помимо подготовки совещания необходимо собрать  и проанализировать необходимую  информацию для выступления, которое  он предполагает сделать.

Важнейшее место  в подготовке совещания в компании «Центр недвижимости» занимает составление  проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений  и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие  проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Руководитель обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Готовя совещание, руководитель компании «Центр недвижимости»  выясняет финансовые затраты, необходимые  для его проведения: аренда помещения  и демонстрационных средств, покупка  канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и  т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также  может быть существенной статьей  расхода.

На подготовительном этапе руководитель определяет общий  объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости  вносит предложение о создании рабочей  группы по подготовке совещания. Тщательно  продумывается состав группы, кто  из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация  кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д.

Для больших  совещаний, особенно с участием иногородних  может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается  по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия  будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно  культурную программу предложить путем  приглашения в день регистрации  выездных театральных кассиров и  развешиванием музейно-выставочных  плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Таким образом, при подготовке руководителя к совещания  в компании «Центр недвижимости»  можно выделить вопросы:

1 Выработка повестки  дня, определение круга участников  и времени совещания;

2 Определение  места совещания (выбор помещения);

3 Оповещение  участников совещания:

А) составление  приглашения;

Б) передача приглашения.

4 Уточнение списка  участников;

5 Подготовка  материалов для рассмотрения  на совещании:

А) основного  сообщения;

Б) справочно-информационных материалов;

В) проекта решения.

6 Организация  рабочей группы совещания и  распределение обязанностей;

7 Определение  финансовых расходов;

8 Проведение  организационных мероприятий;

9 Проверка готовности  помещения (количество мест и  техническая оснащенность).

Приступая к  подготовке совещания, руководитель имеет  такой перечень под рукой, чтобы  не упустить какую-либо деталь. 
 
 
 

3. Мероприятия по  совершенствованию  процесса по подготовке  руководителя к  деловому совещанию  в риэлтерской  компании «Центр  недвижимости»

Совещание –  это ответственное коммуникативное  направление, от умения организовать которое  зависит результат командной  работы, совещания являются важнейшим  инструментом управления компанией. Если руководитель хотя бы раз проводил совещание, то он знает, насколько сложно не просто донести до собеседников свои идеи, но и добиться того, чтобы  по окончании совещания достигнутые  договоренности и поставленные задачи не были убраны в долгий ящик. Даже опытные  руководители иногда встречаются с  необходимостью совершенствования  своих навыков, чтобы добиваться большей результативности от работы подчиненных. И чем глобальнее задачи, поставленные перед компанией, тем  актуальнее становится вопрос о повышении  эффективности подготовки совещаний.

О подготовке к  проведению совещаний и участию  в них написано немало. Но всегда есть нюансы, которые практически  невозможно учесть заранее. Конечно, подготовить  все необходимые документы, подобрать  необходимые аргументы для обоснования  своей позиции, постараться предварительно пообщаться с участниками совещания, выяснить их мнение по вопросам повестки дня, понять степень привлекательности  позиции для них, убедительно  донести до их сознания свою точку  зрения — все это нужно проделать  как можно более тщательно. Но есть еще и приемы работы с иррациональным знанием, которые можно использовать для индивидуальной подготовки. Названия приемов не являются чем-то абсолютным, и вполне возможно, что позднее  будет придумано что-то получше  в этом смысле.

Накануне важного  совещания или за несколько часов  до него руководителю компании «Центр недвижимости» желательно выбрать  время, несколько минут, чтобы никто  не беспокоил, и провести предстоящее  совещание мысленно. Представить  в своем воображении дискуссии, которые могут развернуться по ходу совещания, и поучаствовать в  мысленных диалогах, играя одновременно роли всех участников. Это поможет  почувствовать слабые места своей  позиции, отшлифовать собственную  аргументацию, в какой-то степени  прочувствовать возможные повороты дискуссий и подготовиться к  ним. Самое любопытное заключается  в том, что в подобном "бою  с тенями" в сознании нередко  всплывает информация о возможных  аргументах как своих, так и даже об аргументах других участников совещания, которая раньше даже не осознавалась и поэтому не принималась во внимание. Прием очень напоминает мозговой штурм в индивидуальном исполнении. Но в данном случае полезные результаты можно получить не только в процессе штурма, но и после него, спустя некоторое  время.

Этот прием  не раз помогал своевременно обнаружить собственные упущения и более  эффективно подготовиться к предстоящему общению.

В ряде систем знаний считается, что в процессе интеллектуальной работы ум трудится путем перебора ранее известных вариантов и  их комбинаций. Если ум (интеллект) перестает  по какой-либо причине работать, то появляется возможность непосредственного  восприятия знаний по конкретной проблеме в виде осознания некоего интегрального  ответа с более глобального информационного  уровня.

Поэтому считается, что мозговой штурм полезен не столько генерацией вариантов решения  и их комбинаций, сколько возможностью "утомить" ум и хоть на мгновение  отключить его, чтобы непосредственное иррациональное знание с более глобальных уровней восприятия проникло в сознание человека. Т.е., получить состояние кратковременной медитации. В результате чего приходит сразу или со временем "более системное", часто нестандартное решение проблемы или идея, где получить дополнительную информацию.

Поэтому еще  один прием заключается в том, чтобы точно так же выбрать  спокойное время, сесть и постараться  эти несколько минут не думать вообще. Мысли, которые, будут приходить  на ум, надо рассматривать как внешние, посторонние. Надо стараться не фиксироваться  на этих приходящих мыслях, не удерживать их сознанием, а просто "краешком" своего сознания пассивно наблюдать  за ними. Таким образом, постепенно ум становится более спокойным, и  появляется возможность для осознания  новых мыслей, которые раньше не могли пробиться в сознание человека через постоянный "шум" привычного потока рутинных размышлений по поводу массы текущих дел.

Надо отметить, что получаемая таким иррациональным путем новая и нетривиальная  информация может прийти в голову руководителя даже после завершения этого небольшого упражнения, например через час или два, или даже через несколько дней.

Естественно, что  постепенно приобретаемые навыки такого рода приносят пользу не только для  проведения совещаний, но и в других сферах повседневной жизни.

Рекомендации  руководителю компании «Центр недвижимости»  по организации совещания:

Сформулировать  повестку дня необходимо ясно и четко. Определить специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Желательно при этом избегать вопросов, допускающих изменения или поправки.