Организация проведения деловых совещаний и переговоров

3. Метод уравновешивания. При  использовании этого метода учитывайте  приведенные ниже рекомендации.

- Определите, какие доказательства  и аргументы (факты, результаты  расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.

- Вы должны на некоторое время  мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его  глазами.

- Рассмотрите комплекс проблем  с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

- Обдумайте также возможные  контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и  приготовьтесь использовать их  в процессе аргументации.

4. Компромиссный метод. Участники  переговоров должны обнаруживать  готовность к компромиссам: в  случае несовпадений интересов  партнера следует добиваться  соглашения поэтапно. При компромиссном  решении согласие достигается  за счет того, что партнеры  после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для обеих  сторон партнеры по инерции будут  упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей. [4, с. 93]

Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров  носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

 

 

 

 

1.6 Этапы проведения переговоров

 

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении  поставленных на переговорах задач  и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи. Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т. п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

Переговоры предназначены в  основном для того, чтобы с помощью  взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. [7, с. 61]

Протокольные мероприятия: встреча  гостей в аэропорту, на вокзале. Представление  членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы. Составление списка приглашенных. Подготовка, рассылка приглашений и ответы на приглашения. Одежда на приемах. Группы встречающих, особенности приветствий. Виды приемов по типу обслуживания: коктейль (бокал вина, бокал шампанского), фуршет, барбекю, шведский стол, банкет. Правила сервировки, столовые приборы и бокалы. Правила рассадки гостей. Застольная беседа. Культура еды и питья, тосты.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ организации проведения деловых совещаний и переговоров на  РУП «Минскоблпочта» Пуховичский РУПС

 

2.1  Анализ хозяйственной деятельности

РУП «Минскоблпочта»  Пуховичский РУПС

Благополучное финансовое состояние  предприятие – это важное условие  его непрерывного и эффективного функционирования, для его достижения необходимо обеспечить постоянную платежеспособность субъекта, высокую ликвидность его баланса, финансовую независимость и высокую результативность хозяйствования.

Пуховичский районный узел почтовой связи создан на основании  приказа Министерства связи и информатики РБ от 18.10.95 года № 126 «О реорганизации РУС и создании районный узлов электросвязи и почтовой связи» как структурная единица Минского областного производственно – технического управления связи и информатики.

На основании приказа  Министерства связи и информатики РБ от 12.03.1996 года

№ 31 «О реорганизации  ОПТУС и создании областных предприятий  электрической и почтовой связи» создано Республиканское унитарное  предприятие почтовой связи «Минскоблпочта»  с включением в его состав Пуховичского районного узла почтовой связи в качестве обособленного структурного подразделения.

С 1 января 2004 года Пуховичский  районный узел почтовой связи является структурным подразделением Республиканского унитарного предприятия почтовой связи  «Минскоблпочта» (далее Предприятие).

Узел связи подчиняется непосредственно  Предприятию.

Узел связи не является юридическим  лицом, не имеет самостоятельного баланса, действует на основании «Положения о Пуховичском районном узле почтовой связи» от 17.11.03 №2970/12 утвержденного  директором Предприятия. В положении определены основные задачи и функции, права и обязанности, взаимоотношения и связи узла связи. Положение определяет также порядок контроля и проверки деятельности, реорганизации и ликвидации обособленного полразделения [2].

Положение вступило в силу с 01.01.2004г.

Узел связи имеет круглую  печать, переводной счет, субсчет, субсчет  средств фонда социальной защиты для выплаты пенсий и другие субсчета в учреждениях банков. Субсчета открываются  Предприятием.

Узел связи реализует услуги, работы, продукцию по ценам и тарифам, установленным в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Узел связи осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством  Республики Беларусь, постановлениями  коллегии, приказами, распоряжениями Министерства связи Республики Беларусь, РО «Белпочта», Предприятия  и настоящим положением от 17 ноября 2003 года № 2970\12.

Узел связи  организует свою деятельность, исходя из необходимости выполнения работ, оказания услуг и определяет перспективы развития.

В порядке, предусмотренном  законодательством, узлу связи могут  быть установлены задания по объемам  производства, продаже товаров, по уровню рентабельности, снижению энергоемкости  и т.д.

Узел связи  осуществляет оперативный и бухгалтерский  учет результатов деятельности, предоставляет  в установленном порядке статистическую отчетность, оперативную информацию о результатах финансово-хозяйственной  деятельности УП «Минскоблпочта».

Основными задачами деятельности узла связи являются:

• Обеспечение на территории района бесперебойной работы почтовой и специальной связи в целях полного  и всестороннего удовлетворения потребностей государственных органов, иных субъектов хозяйствования и населения;
• Хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли;
• Оказание услуг, реализации товаров и выполнение работ;
• Обеспечение высокого качества предоставляемых услуг почтовой и специальной связи с учетом реализации политики Предприятия в области качества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Структура управления предприятием

Структура узла связи  определяется и утверждается начальником, который назначается на должность  и освобождается от нее директором Предприятия на контрактной основе по согласованию с РО «Белпочта» и  районным исполнительным комитетом, действует на основании выданной ему доверенности. Заместитель начальника, главный бухгалтер узла связи назначаются на должность и освобождаются от должности директором Предприятия.

Важную роль в структуре управления узлом играет разделение обязанностей между начальником РУПС и его заместителем. Это разделение закреплено приказом по производству № 94 «О распределении обязанностей по руководству и наблюдению за работой структурных подразделений и служб районного узла почтовой связи» от 15 октября 2002 г. В обязанности начальника входит:

• планово-финансовая работа, труд и зарплата;
• бухгалтерия;
• подбор и расстановка кадров;
• контроль за делопроизводством;
• капитальный ремонт и строительство;
• контроль за техническим состоянием и эксплуатацией всех средств механизации и транспорта почтовой связи;
• спецсвязь;
• хозяйственные вопросы;
• лицензирование, метрология, сертификация;
• организация и проведение торговли товарами народного потребления;
• бланки строгой отчётности.

Заместитель начальника несёт ответственность:

• эксплуатация почтовой связи, а также международной, телефонно-телеграфной связи в отделениях связи:
• научная организация труда по почтовой связи;
• вопросы гражданской обороны;
• техника безопасности, противопожарная безопасность;
• спортивно-массовая работа;
• информационно-воспитательная работа;
• распространение печати.

При отсутствии начальника его обязанности  возлагаются на заместителя. Кроме  того повседневной работой заместителя  является организация производственных процессов и контроль за эксплуатационной деятельностью почтовой связи и безопасности, а также материально техническое снабжение, розничная продажа и хозяйственное обслуживание населения.

Разделение способствует более  оперативному и эффективному решению  вопросов, возникающих в процессе работы.

Структура управления Пуховичским  РУПС приведена на рисунке 1.

 

Рис.1. Структура  предприятия Пуховичского РУПС.

На всех работников узла связи распространяются трудовые и социальные гарантии, а также  требования по охране труда и технике безопасности, установленные трудовым законодательством Республики Беларусь, а также локальными нормативными правовыми актами Предприятия (правилами внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, коллективным договором и другими).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1- Основные технико-экономические  показатели предприятия таковы:

 

Наименование показателей		Сумма
Выручка от реализации, тыс. руб.	План	977000
	2010г.	980202
	Отклонение в абсолютной сумме	+3220
	в %%	100,3
Среднесписочная численность, чел.	План	207
	2010г.	207
	Отклонение в абсолютной сумме	-
Производительность труда, тыс. руб.	План	4719,8
	Факт	4735.3
	Отклонение в абсолютной сумме	-15,5
	в %%	100,3
Среднемесячная з/пл, руб.	План	209078
	2010г.	204624
	Отклонение в абсолютной сумме	-4454
	в %%	97,9

 

 

Наименование показателей		Сумма
Выручка от реализации, тыс. руб.	2009г.	814271
	2010г.	980202
	Отклонение в абсолютной сумме	+165931
	в %%	120,4
Среднесписочная численность, чел.	2009г.	213
	2010г.	207
	Отклонение в абсолютной сумме	-6
Производительность труда, тыс. руб.	2009г.	3822,9
	2010г.	4735,3
	Отклонение в абсолютной сумме	+912,4
	в %%	123,9
Среднемесячная з/пл, руб.	2009г.	182480
	2010г.	204624
	Отклонение в абсолютной сумме	+22144
	в %%	112,1