Організації як об’єкт управління

Опорний конспект на тему:

  «Організації як  об’єкт управління»

План

1. Поняття організації, загальні характеристики та складові успіху
2. Внутрішнє середовище організації
3. Зовнішнє середовище організації
4. Життєвий цикл організації
5. Культура організації

 
 

1. Поняття організації, загальні характеристики та складові успіху

 

     Організація складає основу світу менеджерів, вона є причиною, яка обумовлює  існування менеджменту. Тому почнемо вивчення менеджменту, засвоївши спочатку, що таке організація і для чого нею потрібно керувати.

     Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей. Щоб бути справді організацією, ця група повинна  відповідати наступним вимогам:

• наявність, принаймні двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;
• наявність хоча б одної спільної мети;
• наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

     Організації є формальні і неформальні. Наведене вище означення справедливе не просто для організації, а для формальної організації. Існують також неформальні  організації, групи, які виникають  спонтанно, але в яких люди вступають  у взаємодію один з одним досить регулярно. Неформальні організації  існують у всіх формальних організаціях, за винятком дуже маленьких.  
          Складні організації. Управління дуже рідко має справу з організаціями, які мають лише одну мету. Складні організації мають набір взаємопов'язаних цілей. Наприклад, «Мак Доналдс» є організацією, яка складається більш як із семи тисяч самостійних підприємств, робота яких забезпечується підтримкою великої кількості організацій, які ведуть будівництво магазинів і цехів, здійснюють рекламу, проводять закупку продуктів, розробляють нові види продукції, здійснюють контроль якості. Кожна установа «Мак Доналдс» має свої плани реалізації продукції та прибугків. Організація є системою, тобто сукупністю взаємодіючих елементів, що складають цілісне утворення, яке має властивості, відмінні від властивостей складових елементів.

     Організація складається з керуючої та керованої  підсистем. Керуюча підсистема включає  ті складові елементи, які забезпечують процес управління. До складу керованої  підсистеми входять елементи, які  забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.

     

     Рис.1. Взаємодія керуючої та керованої системи в організації 
 

     

     Рис.2. Процес функціонування організації як відкритої системи 

     Загальні  характеристики організації:

1. Ресурси. В загальних рисах мета будь-якої організації включає перетворення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, які використовуються організацією, - це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація.

2. Залежність від зовнішнього середовища. Однією із найважливіших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна із організацій не може бути «острівцем в собі». Організації повністю залежні від оточуючого світу, від зовнішнього середовища - як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатами, яких вони намагаються досягти.

3. Горизонтальний розподіл праці. Найбільш наочною характеристикою організації с розподіл праці. Якщо дві особи працюють для досягнення однієї мети, вони повинні ділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові компоненти називають горизонтальним розподілом праці. Розподіл великого обсягу роботи на багаточисленні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації виробляти значно більше продукції, ніж якби та ж кількість людей працювала самостійно. Класичним зразком горизонтального розподілу праці на виробничому підприємстві є виробництво, маркетинг і фінанси. Це основні види діяльності, які повинні бути успішно здійснені, щоб фірма досягла поставлених цілей.

4. Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний розподіл за рахунок утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, хоча існують й інші назви. Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи - це групи людей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнення загальної мети. Таким чином, за своєю суттю, великі і складні організації складаються із декількох спеціально створених для конкретної мети взаємопов'язаних організацій і багаточисельних неформальних груп, які виникають спонтанно.

5. Вертикальний розподіл праці. Оскільки робота в організації розподіляється на складові частини, хтось повинен координувати роботу групи для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці відділяє роботу по координуванню дій від самих дій. Діяльність по координуванню роботи інших людей і складає суть управління.

6. Необхідність управління. Для того, щоб організація могла досягати своєї мети, завдання повинні бути скоординовані засобом вертикального розподілу праці. Тому управління є суто важливою діяльністю для організації.

Складові  успіху організації:

1. Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь запланованих завдань. Прикладом може служити будь-яка урядова комісія, яка створювалася для виконання конкретної мети. Але виживання, можливість існувати якомога довше є первинним завданням більшості організацій. Це може продовжуватися нескінченно. Рекорд встановила римська католицька церква, яка діє уже протягом 2000 років.

2. Результативність і ефективність. Щоб успішно господарювати протягом тривалого часу, вижити й досягти мети, організація повинна бути як ефективною, так і результативною. Популярний дослідник Пітер Друкер говорить: результативність є наслідком того, що «робляться потрібні, правильні речі». А ефективність є наслідком того, що «правильно створюються ті ж речі». І перше, і друге однаково важливо.

3. Продуктивність. Ефективність можна виміряти і виразити кількісно, тому що є можливість визначити грошову оцінку ресурсів, які споживаються, і продуктів, які випускаються. Відносна ефективність організації називається продуктивністю. Вона виражається в кількісних одиницях. Продуктивність - це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході. Ключовою складовою продуктивності є якість. Менеджери вирішують, якими повинні бути цілі в галузі продуктивності організації. Менеджери вирішують, які методи одержання продукції будуть використані в організації. Менеджери вирішують, які форми стимулювання будуть застосовуватися в організації для того, щоб зацікавити робітників у підвищенні продуктивності.

4. Практична реалізація. Управлінські рішення, як би добре вони не були обгрунтовані з точки зору теорії і підкріплені дослідженнями, це лише ідеї, думки. А мета управління – це виконання реальної роботи реальними людьми. Ріиіення є успішними тоді, коли вони реалізуються практично, результативно і ефективно, перетворюються в дію. 

2. Внутрішнє середовище організації

     Внутрішнє середовище організації – це сукупність компонентів, пов’язаних між собою  за допомогою певних структур у межах  організації. До основних змінних внутрішнього середовища організації належать:

• цілі;
• завдання;
• структури;
• технології;
• люди.

     Цілі  організації – це конкретний кінцевий стан або бажаний результат, якого  намагається досягти група працюючи разом.

     Завдання  організації – це передбачена  робота, серія робіт або частина  її, яка повинна бути виконана заздалегідь  встановленим способом у заздалегідь  обумовлені строки.

     Структури організації – це логічні взаємовідносини  взаємодії організаційних форм протікання технологічних процесів переробки  вхідних ресурсів, побудовані в такому вигляді, який дозволяє найбільш ефективно  досягати цілей організації. Схема  структури організації завжди розробляється  зверху до низу. Спочатку розділяють її на широкі сфери дій, потім на менші  команди і на функціональні завдання конкретним виконавцям.

     Технології  – це процес перетворення в системі, який складається з відпрацювання  програм і здійснення порядку  виконання операцій над ресурсами  та інформацією з метою перевтілення їх у бажану продукцію.

     Люди  організації – це персонал зі своїми попитами, характерами та переживаннями, або центральний фактор будь-якої організації. 

3. Зовнішнє  середовище організації

     Зовнішнє  середовище організації – це сукупність елементів, які не входять до складу організації, але здійснюють певний вплив на неї.

     Зовнішнє  середовище організації прямого  впливу – це середовище, яке включає  в себе елементи, що безпосередньо  впливають на операції організації  та відчувають на собі прямий вплив  операцій організації.

     Зовнішнє  середовище організації непрямого впливу – це сукупність факторів, які можуть не здійснювати прямий, тобто негайний вплив на операції організації, але з часом будуть відображатись на них.

     До  елементів зовнішнього середовища організації прямого впливу належать: трудові ресурси, споживачі, конкуренти, постачальники, закони й установи державного регулювання.

     Споживачі – це фізичні або юридичні особи, які використовують продукцію організації  для особистих потреб або потреб своєї організації.

     Конкуренти  – це виробники подібної продукції  на ринку.

     Постачальники – це фірми або окремі особи, які  здійснюють постачання машин, устаткування інших матеріальних ресурсів для  задоволення технологічних або  особистих потреб організації чи окремої особи.

     Закони  і державні установи – це правові  та нормативні акти вищого органу законодавчої та виконавчої влад або їх спеціальні органи, які здійснюють нагляд за дотриманням  державних вимог підприємствами, установами, організаціями, а також  громадянами. 

     До  факторів зовнішнього середовища організації непрямого впливу належать: стан економіки, науково-технічний прогрес, політичні та соціально-культурні зміни, вплив міжнародних подій тощо.

     Стан  економіки – це тенденції та рівень інфляції, ставки банківського процента, рівень безробіття та ін.

     Науково-технічний  прогрес – це розвиток технологічного процесу у конкурентів.

     Політичні зміни – це тенденції у сферах законодавства, судової справи, політики, державного регулювання тощо.

     Соціально-культурні  зміни – це сукупність відносин, цінностей, норм, переконання, поведінки  тощо.

     Вплив міжнародних подій – це процеси, які відбуваються за межами країни і впливають на курс національних грошей, конкуренцію тощо. 

4. Життєвий  цикл організації

     Організації зароджуються, розвиваються, добиваються  успіхів, слабшають і, зрештою, припиняють своє існування. Деякі з них існують нескінченно довго, жодна не живе без змін. Нові організації формуються щодня. У той же час щодня сотні організацій ліквідуються назавжди. Ті, що вміють адаптуватися процвітають, негнучкі - зникають. Якісь організації розвиваються швидше інших і роблять свою справу краще, ніж інші. Керівник повинен знати, на якому етапі розвитку знаходиться організація, і оцінювати, наскільки прийнятий стиль керівництва відповідає цьому етапу.

     Саме  тому розповсюджене поняття про  життєвий цикл організацій як про  передбачувані їх зміни з визначеною послідовністю станів протягом часу. Застосовуючи поняття життєвого циклу, можна побачити: існують виразні етапи, через які проходять організації, і переходи від одного етапу до іншого є передбачуваними, а не випадковими.