Тема7. Контроль как функция менеджмента
Сущность контроля как функции менеджмента
Контроль
- процесс обеспечения достижения организацией
своих целей, постоянное сравнение того,
что есть, с тем, что должно быть.
Функция контроль – состоит в наблюдении
за происходящими процессами в управляемом
объекте, сопоставлении реально достигаемых
результатов с запланированными и выявлении
отклонений. Эта функция наиболее тесно
связана с функцией планирования, поскольку
контролирует движение организации к
поставленным целям. Контроль как функция
менеджмент представляет собой взаимосвязь
целей, задач, видов и характеристик данного
процесса.
Контроль - управленческая деятельность,
фиксирующая состояние объекта управления
в заданные моменты времени.
Содержание контроля как функции управления
заключается в своевременном обнаружении
возникающих в ходе производственно-хозяйственной
деятельности объектов управления проблем
(отклонений от плановых заданий, нормативов,
стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль — комплексная функция, включающая
учет, оценку и анализ.
Современные требования к контролю
Для
осуществления контроля необходимо: 1)
наличие планов, поскольку невозможно
определить эффективность чьей-либо деятельности,
если неизвестны ее цели;
2) наличие организационной структуры,
поскольку для осуществления контроля
необходимо знать, кто отвечает за данный
участок работы. Процесс
контроля в общем случае должен пройти
следующие стадии:
1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая
система контроля «Controlling» или частные
проверки).
2. Определение цели контроля (решение
о целесообразности, правильности, регулярности,
эффективности процесса управления).
3. Планирование проверки:
4. Установление идентичности расхождений
(обнаружение, количественная оценка).
5. Выработка решения, определение его
веса.
6. Документирование решения.
7. Оценка решения (анализ отклонений, локализация
причин, установление ответственности,
исследование возможностей исправления,
меры по устранению недостатков).
Для принятия решения о контроле и организации
процессов контроля могут иметь значение
ряд критериев: его эффективность, эффект
влияния на людей, задачи контроля и его
границы.
Внешний и внутренний контроль
Контроль
по отношению к организации делится
на внутренний и внешний.В рамках внутреннего
контроляисполнители сами следят за своей
работой и ее результатами и вносят по
мере необходимости корректировки в собственную
деятельность.Внешний осуществляется
руководством или специальными сотрудниками
- контролерами.Внешний контроль основывается
на том факте, что люди, по крайней мере
формально, лучше выполняют свои обязанности,
если знают, что за ними наблюдает руководитель,
или его представитель. На практике внутренний
и внешний контроль применяются в определенном
соотношении, зависящем от:
-стиля управления организацией (при авторитарном,
когда руководитель держит себя по отношению
к подчиненным деспотично, преобладает
внешний контроль; при демократическом
— самоконтроль);
-возможности получить надежную оценку
результатов деятельности работников
и спросить с них персонально за порученное
дело (если такая возможность имеется,
предпочтительнее внешний контроль; в
противном случае — внутренний);
-характера подчиненных (для недобросовестных,
неаккуратных людей больше подходит внешний
контроль; для добросовестных и педантичных
— внутренний);
-микроклимата в коллективе (при благоприятном
лучше внутренний контроль; при неблагоприятном
— внешний, позволяющий волевым путем
сглаживать или предотвращать возможные
конфликты);
-принятой системы вознаграждения за результаты
деятельности (в условиях преобладания
индивидуальных форм на первом месте находится
внешний контроль; при коллективных —
внутренний).
Тема8. Коммуникации в менеджменте
Классификация управленческой информации
Управленческую информацию классифицируют
по различным признакам:
1) характеру управленческого реагирования
(требующая срочных решений, предназначенная
для будущих решений);
2) форме представления (документ, устно,
компьютерным способом и т.д.);
3) времени появления (оперативная, суточная,
месячная, годовая и т.д.);
4) уровню доступности (секретная, внутренняя,
внешняя);
5) функциональному назначению (плановая,
финансовая, техническая, маркетинговая
и т.д.);
6) принадлежности к объекту управления
(агрегат, участок, цех, предприятие и т.д.);
7) степени обобщения в управленческом
процессе (первичная, производная, итоговая
и т.д.).
Также информация может быть классифицирована
по ряду других позиций, в частности: 1.
по назначению (одноцелевая связана с
решением одной конкретной проблемы; многоцелевая
используется при решении нескольких
самых разнообразных проблем);
2. по возможности хранения (фиксируемая
информация может храниться практически
бесконечно, не подвергаясь при этом искажению,
чему свидетели наскальные надписи и рисунки;
нефиксируемая информация используется
в момент получения; она также может храниться
некоторое время, но при этом постепенно
искажается и исчезает);
3. по степени готовности для использования
(первичная информация представляет собой
совокупность полученных непосредственно
из источника несистематизированных данных,
содержащих много лишнего и ненужного;
промежуточная информация состоит из
сведений, прошедших через процесс предварительной
«очистки» и систематизации, позволяющей
решить вопрос о конкретных направлениях
и способах их дальнейшего применения;
конечная информация дает возможность
принимать обоснованные управленческие
решения);
4. по полноте информация бывает частичной
или комплексной (последняя дает всесторонние
исчерпывающие сведения об объекте и возможность
непосредственно принимать любые решения;
первая на практике может использоваться
только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информацию можно
разделить на достоверную и вероятностную
(вероятностный характер может быть обусловлен
принципиальной невозможностью получить
от существующего источника надежные
сведения, поскольку имеющиеся методы
не позволяют этого сделать; неизбежными
искажениями при их передаче, особенно
в условиях иерархии управленческой структуры;
заведомым распространением изначально
ложных сведений).
Основные виды коммуникаций
Коммуникация
– передача информации от одного субъекта
к другому и понимание ее с помощью общих
символов. Субъектами могут выступать
отдельные личности, группы и целые организации.
Коммуникации в организации представляют
собой сложною многоуровневую систему,
охватывающую как саму организацию и ее
элементы, так и ее внешнее окружение.
Существуют следующие виды коммуникации:
1. Внешние – между организацией и ее средой
2. Внутренние – информационные обмены,
осуществляемые между элементами организации:
2.1 Межуровневые (вертикальные) коммуникации
бывают двух видов:
-коммуникации по нисходящей;
- коммуникации по восходящей.
2.2 Горизонтальные коммуникации между
различными подразделениями.
2.3 Коммуникации “руководитель- подчиненный”.
2.4 Коммуникации между руководителем и
рабочей группой.
2.5 Неформальные коммуникации.
2.6 Невербальные коммуникации.
Основные этапы коммуникационного процесса
1. Зарождение идеи.
2.Кодирование и выбор канала.
3.Передача.
4.Декодирование. Зарождение идеи.
Обмен информацией начинается с формулирования
идеи или отбора информации. Отправитель
решает, какую значимую идею или сообщение
следует сделать предметом обмена. Многие
попытки обмена информацией обрываются
на этом первом этапе, поскольку отправитель
не затрачивает достаточного времени
на обдумывание идеи. На этом этапе необходимо
осознать, какие идеи предназначены к
передаче до того, как вы отправляете сообщение,
а также оценить адекватность и уместность
ваших идей с учетом конкретной ситуации
и цели коммуникаций. Кодирование и выбор канала.
Прежде чем передать идею, отправитель
должен с помощью символов закодировать
ее, использовав для этого слова, интонации
и жесты. Такое кодирование превращает
идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал,
совместимый с типом символов, использованных
для кодирования. К некоторым общеизвестным
каналам относятся передача речи и письменных
материалов, а также электронные средства
связи, включая компьютерные сети, электронную
почту, видеоленты и видеоконференции.
Передача.
На третьем этапе отправитель использует
канал для доставки сообщения (закодированной
идеи или совокупности идей) получателю.
Речь идет о физической передаче сообщения,
которую многие люди по ошибке и принимают
за сам процесс коммуникаций. В то же время,
как мы видели, передача является лишь
одним из этапов, через которые необходимо
пройти, чтобы донести идею до другого
лица. Декодирование.
После передачи сообщения отправителем
получатель декодирует его. Декодирование
— это перевод символов отправителя в
мысли получателя. Если символы, выбранные
отправителем, имеют точно такое же значение
для получателя, последний будет знать,
что именно имел в виду отправитель, когда
формировалась его идея. Если реакции
на идею не требуется, процесс обмена информации
на этом должен завершиться.
Однако по ряду причин, получатель может
придать несколько иной, чем в голове отправителя,
смысл сообщению. С точки зрения руководителя,
обмен информацией следует считать эффективным,
если получатель продемонстрировал понимание
идеи, произведя действия, которых ждал
от него отправитель.
Тема9. Принятие решений в менеджменте
Роль решений в менеджменте
Управленческое
решение - это результат конкретной управленческой
деятельности менеджера. Принятие решений
является основой управления. Выработка
и принятие решений - это творческий процесс
в деятельности руководителей любого
уровня. Принятие решений пронизывает всю управленческую
деятельность, решения принимаются по
широкому кругу задач управления. Ни одна
функция управления, независимо от того,
какой орган ее осуществляет, не может
быть реализована иначе как посредством
подготовки и исполнения управленческих
решений. По существу, вся совокупность
видов деятельности любого работника
управления, так или иначе, связана с принятием
и реализацией решений. Этим, прежде всего,
определяется значимость деятельности
по принятию решений и определению его
роли в управлении.
Классификация управленческих решений
Управленческое решение – выбор альтернативы,
осуществленный руководителем в рамках
его должностных полномочий и компетенции
и направленный на достижение целей организации.
Классификацию управленческих решений
следует проводить по различным признакам:
1. По содержанию – экономические, политические,
социальные, организационные, технические
и т.д.
2. По степени влияния на будущее организации:
оперативные, тактические, стратегические.
3. По продолжительности периода реализации:
краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные.
4. По лицу, принимающему решение (ЛПР): индивидуальные,
групповые.
5. По степени уникальности: рутинные (нетворческие),
уникальные (творческие).
6. По степени неопределенности (полноты
информации): решения в условиях определенности,
решения в условиях риска (вероятностной
определенности), решения в условиях неопределенности.
7. По способу принятия решения: интуитивные,
основанные на суждениях, рациональные.
8. По степени структурированности проблемы:
запрограммированные (высокоструктурированные),
незапрограммированные (слабоструктурированные).
9. По способу передачи: вербальные, письменные,
электронные.
10. По количеству критериев выбора: однокритериальные,
многокритериальные.
Основные методы принятия решений
Методы принятия
решений, направленных на достижение намеченных
целей, могут быть различными:
• метод, основанный
на интуиции управляющего, которая
обусловлена наличием у него ранее
накопленного опыта и суммы знаний
в конкретной области деятельности,
что помогает выбрать и принять правильное
решение;
• метод, основанный
на понятии "здравого смысла", когда
управляющий, принимая решения, обосновывает
их последовательными доказательствами,
содержание которых опирается на
накопленный им практический опыт;
• метод, основанный
на научно-практическом подходе, предполагающий
выбор оптимальных решений на
основе переработки больших количеств
информации, помогающий обосновать принимаемые
решения. Этот метод требует применения
современных технических средств
и прежде всего электронно-вычислительной
техники. Проблема выбора руководителем
решения - одна из важнейших в современной
науке управления. Она предполагает
необходимость всесторонней оценки
самим руководителем конкретной
обстановки и самостоятельность
принятия им одного из нескольких вариантов
возможных решений.
Заключение
Таким
образом, мы определили, что менеджмент
- это область управленческой и
хозяйственной деятельности, обеспечивающей
рациональное управление экономическими
процессами, организации систем управления
и его совершенствования в соответствии
задачам социально-экономического развития.
В ходе работы было дано определение:
1.Основным понятиям, применяемым в менеджменте
2.Элементам системы управления
3.Принципам управления
4.Методам управления