Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации

Введение

 

В современном мире информационные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса. Руководители компаний уже  сегодня осознают преимущества IT-технологий и новейших научных разработок, связанных  с ними. В XXI веке в конкурентной борьбе выигрывает тот, кто быстрее завладел наиболее полной и достоверной информацией.

Главным направлением перестройки  менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.

Передача информации о  положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчётов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определённые требования:

Краткость, чёткость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

 

 

1. Понятие данных  и информации. Свойства и характеристики  информации.

 

Информация — это новые  сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования  его деятельности и пополнения знаний. Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а  другому - мало или ничего. Одним словом, «информировать» в понимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений. Данные - это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных.

Свойства  информации.

Информация обладает следующими свойствами:

- достоверность, 

- полнота,

- точность,

- ценность,

- своевременность, 

- понятность,

- доступность, 

- краткость и т. д. 

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений  или может повлечь ошибки.

Точность информации определяется степенью ее близости к реальному  состоянию объекта, процесса, явления  и т. п.

 

Ценность информации зависит  от того, насколько она важна для  решения задачи, а также от того, насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.

Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую  пользу. Одинаково нежелательны как  преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка.

Если ценная и своевременная  информация выражена непонятным образом, она может стать бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором  говорят те, кому предназначена эта  информация.

Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и те же вопросы  по-разному излагаются в школьных учебниках и научных изданиях.

Характеристика  информации.

 

Информацию по одному и  тому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в  справочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях.

Для достижения цели управления она может быть представлена конечным множеством частных целей. Для достижения каждой частной цели необходимы относительно однородные по некоторому признаку действия органа управления, объединенные в  функции управления. Информацию, обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно  по видам делить на условно-постоянную и переменную. К условно - постоянной относятся сведения, практически неизменные в течение длительного периода (в течение бесконечно большого числа циклов управления). Она включает группы:

1. Нормативно-справочная  информация. Она необходима для принятия решений и контроля их выполнения. К ней относятся различные нормативные и справочные данные (расходные, оборотные и организационно-экономические нормы), контрольные (базовые) показатели, стандарты. Эта информация изменяется редко. В настоящее время нормативно-справочная информация, как правило, наиболее полно систематизирована, представлена в форме, удобной для работы пользователей и обязательна к руководству. Корректировка или отмена действия указанных документов, а вместе с этим и информации, содержащейся в них, производится по указанию вышестоящих органов управления.

2. Научно-справочная  информация. Это сведения, получаемые из научно-технической литературы, нормативно-технической документации, различных бюллетеней, сводок, информационных выпусков и т. п.

Переменная информация отражает изменение цели управления подразделениями  и цели работы подразделений, а также  изменения, вносимые в планируемые  параметры. К ней относятся сведения, изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она включает группы:

1. Плановая  информация. К ней относятся сведения о параметрах управляющих объектов и объектов управления (значения цели управления), которые им необходимо достичь и удерживать; о параметрах производственных процессов, которые необходимо достичь и сохранять требуемый период. Для производственных подразделений и подразделений обеспечения она создается в виде конкретных плановых расчетов, заданий, показателей. Для подразделений управления она включает методы и средства достижения поставленных целей и выражается в создании регламентов, инструкций, норм, применение которых регламентирует и нормализует работу аппарата управления. Эта информация директивна и при оперативном управлении корректируется.

2. Оперативно-производственная информация. Она включает в себя: сведения о расходе, остатке и недопоставке материалов и комплектующих изделий, недостатке технологической документации, о простоях средств производства - т. е. сведения об отклонениях в процессах достижения цели (целей) управления, необходимых для выработки и осуществления корректирующих воздействий управления; комплекс данных, характеризующих качественно и количественно все виды продукции, а также различные сведения о движении этих видов продукции в цикле производства; данные о ходе технологического процесса производства, об энергоносителях, о положении транспортных средств и т. п.

3. Отчетная  информация. К ней относятся различного рода сведения о состоянии своих подразделений, ходе и итогах выполнения производственных заданий, состоянии поставок и сбыта на конкретный момент времени.

 

 

 

 

 

2. Значение внутрифирменной  информационной системы

 

Эффективность деятельности управленческого аппарата организации  зависит от целого ряда факторов:

·  Оснащение организационной  и вычислительной техникой;

·  Использование современных  технологий;

·  Информационное обеспечение  управленческой деятельности и др.;

 

Информация представляет собой важнейший организационный  ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет много общих черт с другими ресурсами:

·  Информацию необходимо планировать с точки зрения выявления  потребностей фирмы в ней;

·  Расходы на получение  и использование информации можно  оценить с экономической точки  зрения, и они должны заключаться  в общий баланс фирмы.

·  Информационные потребности  могут и должны быть соотнесены с  возможностями их удовлетворения, как  из внутренних, так и внешних источников.

При потреблении информация не исчезает, а изменяет свою ценность. Для управления информационными  ресурсами необходимо соответствующее  обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная  служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР. Информация выступает  в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для  решения конкретных задач. Современные  технические средства позволяют  собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает  угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации.

 

 

 

3. Моделирование  информационного обеспечения управленческих  решений.

 

Для информационного обеспечения  крупные и средние фирмы создают  специальную службу отдел, который  реализуют определённые функции:

·  Создает ряд условий, при которых руководство организации  получит возможность принимать  более качественные решения на основе информации меньшего количества, но лучшего  качества.

·  Внедряет в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость –  результативность.

·  Внедряет в каждом подразделении практику составления планов развития информационных ресурсов (ИР).

·  Выявляет достижения в  области информатики и обеспечивает их внедрения в информационную деятельность фирмы.

Структура службы:

В целях определения рациональной структуры службы и её места в  системе управления американские специалисты  выделяют несколько тезисов:

-   Организационный  статус службы в целом достаточно  высок. Чаще всего эти службы  подчиняются высшему руководству  в лице президента или вице-президента  фирмы.

-   Структура службы  определяется набором тех информационных  функций, выполнение которых необходимо  для решения задач фирмы.

-   Структура зависит  также от структуры управления  организации в целом.

На начальном плане  СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру  СЛУВИ стали вводиться: отдел  передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной  связи, отдел анализа использования  информации и т.д. В настоящее  время большое внимание уделяется  поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность  службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических  средств, используемых в фирме для  обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы  информационной деятельности фирмы.

Перед СЛУВИ выдвигаются  определённые задачи:

1.  Служба должна внедрять  содержание информации, которая  требуется для удовлетворения  потребностей управления всех  уровней.

2.  Служба должна разработать  положения, которые определяют  объём, скорость, качество информации.

3.  Служба должна устанавливать  последовательности выполнения  процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием  информации.

4.  Выявление наиболее  целесообразных организационных  форм управления внутрифирменной  информацией с учётом особенностей  организации.

5.  СЛУВИ должны осуществлять  централизованное планирование  всей деятельности по приобретению  и использованию, обработке, хранению  и выдаче информации.

6.  Установление системы  приоритетов в информационном  обслуживании руководителей различного  уровня.

7.  разработка различных  мер, которые способствовали бы  повышению её эффективности.

8.  Осуществление мероприятий  по обучению и повышению квалификаций  специалистов.

Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению  и ускорению решения управленческих задач. Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы. При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации. Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.

Руководитель должен чётко  представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в  какой мере эти достижения целесообразны  и рациональны в условиях данного  предприятия.