Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации

4. Создание пакетов прикладных  программ. Квалифицированное принятие  управленческого решения базируется  на оперативной, полной и достоверной  информации. Использование автоматизированной  информационной системы – необходимое  условие. Создание автоматизированной  ИС – это изменение методов  работы, которая базируется на  следующих принципах:

1) Принцип новых задач.  Перекладывает на компьютерную  технику приёмы управления. Их  нужно перестраивать в соответствии  с возможностями и приёмами  техники.

2) Принцип системного  подхода. Цели и критерии деятельности  фирмы, а также системы её  информационного обеспечения должны  рассматриваться совместно и  составлять единую структуру.  Создание автоматизированной информационной  системы должно осуществляться  параллельно с изменениями структуры  органов управления, принятых должностных  инструкций.

3) Принцип непрерывного  подхода. 

4) Принцип автоматизации  документооборота. При создании  АИС предполагается, что обмен  информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.

5) Принцип единой информационной  базы. В АИС информация накапливается  и обновляется не отдельными  частями, а в виде единого  целого. Это даёт возможность  решать задачи в комплексе  и устранить неоправданные дублирования  информации и возможность разночтения.  Вышеперечисленные факторы способствует  повышению эффективности удовлетворения  информационных запросов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Материально-техническая  база информационного обеспечения

 

1. Комплекс технических  средств управления информационными  ресурсами

В составе комплекса технических  средств обеспечения управления информационными ресурсами выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства  коммуникационной техники

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамках системы управления и обмен данными  с внешней средой, предполагают как  автономное функционирование, так и  в комплексе со средствами компьютерной техники.

К средствам  коммуникационной техники относятся:

- средства и системы  стационарной и мобильной телефонной  связи;

- средства и системы  телеграфной связи;

- средства и системы  факсимильной передачи информации  и модемной связи; 

- средства и системы  кабельной и радиосвязи, включая  оптико-волоконную и спутниковую  связь.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной  административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонную связь можно разделить  на:

- телефонную связь общего  пользования (городскую, междугородную)

- внутриучрежденческую телефонную  связь.

Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефонная  связь, видеотелефонная связь.

Для всех фирм остро стоит  проблема организации оперативной, высокоскоростной, многофункциональной  и качественной связи со своими партнерами, сотрудниками, потребителями товаров  и услуг. Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии. Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением. Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов.

Услуги IP-телефонии –  бурно развивающегося сегодня вида связи – значительно дешевле  услуг традиционной телефонии. В  Интернет-телефонии существуют несколько  типов телефонных запросов, среди  которых запросы:

- с телефона на телефон;

- с компьютера на телефон;

- с компьютера на компьютер.

Средства  организационной техники.

Средства организационной  техники предназначены для механизации  и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится  достаточно большой перечень технических  средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах  связано с выполнением различных  операций по обработке документированной  информации или с организацией управленческого  или иного труда. Поэтому классификация  всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ):

- носители информации;

- средства составления  и изготовления документов;

- средства репрографии  и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов;

- средства хранения, поиска  и транспортировки документов;

- офисная мебель и оборудование;

- другие средства оргтехники;

Средства оперативной  полиграфии – машины, предназначенные  для тиражирования документов. К  этим средствам относятся: - машины для гектографической (спиртовой) печати;

- оборудование для оперативной  офсетной печати;

- машины для трафаретной  (ротаторной) печати;

- средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).

Особого внимания заслуживает  вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати. Ризограф - копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип "трафаретной печати". Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.

Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого  порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического  использования информации. К этим техническим средствам относятся:

- фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

- машины и устройства  листоподборочные и сортировальные;

- скрепляющее, склеивающее  и переплетное оборудование;

- конвертовскрывающие и резательные машины;

- машины для нанесения  защитных покрытий на документы;

- адресовальные, штемпелевальные  и франкировальные машины;

- машины для уничтожения  документов;

- агрегативные линии для обработки корреспонденции.

 

2. Программные средства  современных информационных технологий

Программные средства современных  информационных технологий в целом  подразделяются на системные и прикладные.

Прикладные программные  средства классифицируются следующим  образом:

- системы подготовки текстовых,  табличных и др. документов;

- системы подготовки презентации;

- системы обработки финансово-экономической  информации;

- системы управления базами  данных;

- личные информационные  системы;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и  системы поддержки принятия решения;  Личные информационные системы  предназначены для информационного  обслуживания рабочего места  управленческого работника и,  по существу, выполняют функции  секретаря. Они, в частности,  позволяют:

- планировать личное время  на различных временных уровнях,  при этом система может своевременно  напоминать о наступлении запланированных  мероприятии;

- вести персональные или  иные картотеки и автоматически  выбирать из них необходимую  информацию;

- вести журнал телефонных  переговоров и использовать функции,  характерные для многофункциональных  телефонных аппаратов;

- вести персональные информационные  блокноты для хранения разнообразной  личной информации.

Системы подготовки презентаций  предназначены для квалифицированной  подготовки графических и текстовых  материалов, используемых в целях  демонстрации на презентациях, деловых  переговорах, конференциях. Для современных  технологий подготовки презентаций  характерно дополнение традиционных графики  и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что  позволяет говорить о реализации гипермедиа технологий.

Системы управления проектами  предназначены для управления ресурсами  различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских  и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и  системы поддержки принятия решений  предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов  принятия управленческих решении на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального  проектирования и совершенствования  управления предназначены для использования  так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

3. Организационно-методическое обеспечение информационных технологий.

Материально-техническая  база информационного обеспечения  включает в себя также организационно-методическое обеспечение информационных технологий:

- нормативно-методические  материалы по подготовке и  оформлению управленческих и  иных документов в рамках конкретной  функции обеспечения управленческой  деятельности;

- инструктивные и нормативные  материалы по эксплуатации технических  средств, в том числе по технике  безопасности работы и по условиям  поддержания нормальной работоспособности  оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические  материалы по организации работы  управленческого и технического  персонала в рамках конкретной  информационной технологии обеспечения  управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В настоящее время в  теории и практике менеджмента возрастает интерес к информации как объекту  и ресурсу управления. Это объясняется  последовательным расширением информационного  воздействия на управленческие решения. Спектр воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно  широк. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных  изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового  потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение  информационного менеджмента, значительно  расширяющее возможности использования  компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента  связано с организацией системы  обработки данных и знаний, последовательного  их развития до уровня интегрированных  автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали  все уровни и звенья производства и сбыта.

Для современных условий  характерно применение высокоэффективной  внутрифирменной системы информации, основанной  на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой  информации, объединённых в единую внутрифирменную сеть посредством  системы связи.

Повышение эффективности  использования информационных систем достигается путём сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации установить определённые интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить  объём информационных потоков, повысить степень использования информации.

Информация и особенно её автоматизированная обработка –  важные факторы повышения эффективности  производства.