Понятие данных и информации. Свойства и характеристики информации

В организациях должны постоянно  совершенствоваться организационные  формы работы самих сотрудников  и управленческого аппарата.

Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:

-   Огромное внимание  должно быть уделено формированию  социально-психологического климата;

-   Руководитель должен  обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно  обеспечить информационные потребности  фирмы;

-   Обеспечение подбора  квалификационного штата.

Эффективность СЛУВИ о  многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному  обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников  к новым технологиям, к приёмам  труда, перевод сотрудников к  использованию более современных  средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:

-   Необходима качественная  диагностика персонала с точки  зрения того, насколько целесообразно  работать с ним по данному  вопросу.

Диагностика предполагает:

-  Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги.

-  Должны быть определены оптимальные способы работы.

- Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника

-   Необходимо подготовить  сотрудников к восприятию новой  информации.

Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено  на два направления:

1.  Развитие новых знаний  и навыков;

2.  Развитие личностного  потенциала.

Второе направление –  необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет  решить ряд задач профессионального  развития.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Влияние информации  на качество управленческих решений

 

Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых  областей современной науки. Это  видно хотя бы из нечеткости самих  определений понятия информации. В теории управления целесообразно  применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и  окружающей ее среде, которая уменьшает  степень неопределенности наших  знаний о конкретном объекте, это  обмен сведениями (данными) между  людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт  управленческого труда. Важно подчеркнуть  ряд требований, предъявляемых к  управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой  процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки  и передачи информации зависит эффективность  управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

- большие объемы информации  должны обрабатываться в жестко  ограниченные сроки; 

- исходная информация  подвергается неоднократной обработке  с различных производственных  точек зрения и с учетом  требований потребителей;

- исходные данные и  результаты расчетов хранятся  длительное время. 

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием  и большой емкостью памяти. Оптимальный  способ хранения производственной информации – создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При  этом способе создания и использования  массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных  производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих  сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Использование информации, информационных систем и информационных технологий в условиях интенсивного развития рыночных отношений становится одним из наиболее важных элементов  эффективного управления и маркетинга. Организации все чаще прибегают  к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить  за увеличивающимися внешними и внутренними  потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Известен «рецепт  для хорошего решения: 90 % информации и 10 % вдохновения». В последние годы в менеджменте уделяется много  внимания изучению различных аспектов формирования системы информационного обеспечения управленческих решений организаций. Однако большая сложность и исключительная значимость проблемы требуют решения еще многих вопросов. В частности, пока не разработана теоретическая концепция для понимания роли информации в управлении и маркетинге. Многие менеджеры согласятся, что информация важна для выработки стратегии и осуществлении изменений, но нет определенности в том, как повлиять на использование информации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении и использовании системы информационного обеспечения управленческих решений? По существу, само понятие системы информационного обеспечения менеджмента и маркетинга организаций неконкретно и широко, и применяется на всех уровнях принятия решений - от стратегического до оперативного.

Для разных организаций, функциональных служб, подразделений и сотрудников  понимание необходимости использования  информации неодинаково.

Одни организации приходят к осознанию необходимости использования  разнообразнейшей рыночной, политической, технической и др. информации самыми различными путями. Данная необходимость  может выявиться при решении  какой-либо проблемы, при перестройке  процесса деятельности предприятия, или  даже при анализе деятельности конкурентов.

Другие организации не осознают, какими информационными ресурсами  они обладают. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но когда  эта информация срочно требуется, они  не находят нужных сведений.

В третьей группе организаций  распространению информации препятствует принятая система ограничения доступа  к ней тех, кто по роду службы «не  имеет к ней отношения». Но если обмен информацией организован  на общих принципах и подчиняется  общим стандартам, действующим в  компании (это касается применяемых  систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает  унификацию данных, включая данные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует поиски новых  подходов к решению управленческих задач.

Таким образом, мы можем говорить о различных подходах к процессам  осознания, сбора, обработки, распространения  и использования информации при  принятии управленческих решений.

Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей  и прогнозируемой информации, анализе  всех факторов оказывающих влияние  на решения, с учетом предвиденья  его возможных последствий.

Руководители обязаны  постоянно и всесторонне изучать  поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать  на всех уровнях внутрифирменной  иерархической пирамиды управления. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных  управленческих решений, настолько  велико, что оно давно превысило  человеческие возможности. Именно трудности  управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое  использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало  создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Технология информационной  деятельности

 

Менеджеры часто бывают вынуждены  принимать управленческие решения  в условиях неопределенности и риска, причем не только из-за несовершенства хозяйственного механизма и законодательной  базы, но и из-за недостатка информации и отсутствия систем информационной поддержки управленческих решений.

Данные, уменьшающие степень  неопределенности и риска при  разработке и принятии управленческих решений, формируют основу системы  информационно-аналитического обеспечения  принятия управленческих решений. При  определении потребности менеджеров в информации необходимо обратить внимание на три вопроса:

1. Для каких управленческих  решений требуется информация? Для  ответа на этот вопрос можно  использовать классификацию информации  по функциям управления, выделив  следующие типы информации:

- социально-диагностическую; 

- проективную; 

- стратегическую;

- директивно-нормативную; 

- тактическую; 

- организационную; 

- регулирующую;

- распорядительную;

- учетную; 

- контрольную. 

Обычно для планирования и контроля (в таких случаях  управленческая проблема достаточно хорошо структурирована) используется стандартизированная  информация. Однако если информация предназначена  для разрешения нетипичных проблем, то ее поиск становится объектом исследования.

2. Насколько точно определена  проблема? Зачастую менеджер не  знает заранее, какую информацию  он хочет получить. По мере  того, как он больше узнает  о проблеме и точнее может  ее сформулировать, изменяется его  потребность в информации и методах ее сбора.

3. Существуют ли (и если существуют, то, какие) ограничения (в ресурсах, деньгах, времени и т. д.) в сборе необходимой информации? Финансовые ресурсы, навыки в сборе информации, операционные возможности и временные ограничения оказывают влияние, с одной стороны, на качество, регулярность получения, полноту собираемых данных, а с другой стороны - на своевременность и быстроту получения информации.

При организации сбора  и регистрации данных по принципу последовательных решений могут  использоваться различные виды информационных технологий:

- сбор и регистрация  данных непосредственно в процессе  производства в форме единоличного  документа и использование центрального  ЭВМ для регистрирования данных;

- получение сводного документа,  использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология информационной деятельности предполагает использование  и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.:

1. Создание системы записей  цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных  программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование  информации. К важнейшим видам  записей относится технологическая  документация, научная документация, данные учёта и финансовой  отчётности, тексты контрактов и  различных договоров, тексты годовых  фирменных отчётов, данные для  разработки планов и показатели  самих планов. Записи фиксируют  первичные данные. Обычно записи  первичных данных делят на  две группы:

- Стратегические отчётные  показатели, а также текстовая  информация, которая характеризует  текущее состояние фирмы и  перспективы её развития;

  - Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

2. Использование форм  в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится  на определённые формы, которые  выступают в качестве носителей  этой информации. Формы могут  содержать информацию о фирме  в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет  свой перечень статистической  информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

3. Формирование баз данных. Информационные БД включают весь  комплекс статистических показателей,  которые характеризуют деятельность  фирмы и её подразделений. Но  они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

- Система хранения и  обновления данных;

- Вопрос об основной  увязке данных;

- Вопрос о возможности  проведения сравнения хранения  в БД. Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.