Практика по менеджменту

3. Особенности организационной  структуры  

      Структура это совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. В этой связи под организационной структурой предприятия понимается весь пакет взаимных договоренностей о разделении задач и полномочий внутри предприятия.

     ООО «Автокнига-Ярославль» относится к  малым предприятиям, численность персонала составляет всего 4 человека. В силу того, что предприятие относится к предприятиям малого бизнеса, оно не имеет возможности содержать дополнительных сотрудников для осуществления обеспечивающих бизнес-процессов. Непосредственное управление предприятием осуществляет директор ООО «Автокнига-Ярославль». В непосредственном подчинении директору находятся бухгалтер и менеджер, у которого в подчинении находится водитель. Поэтому такие обеспечивающие процессы, как техническая поддержка информационного обеспечения передана в руки приходящему программисту, а обязанности по административно-хозяйственному обеспечению деятельности организации возложены на менеджера.

     Директор  осуществляет общий контроль за всей деятельностью организации, посредством платежных поручений осуществляет расчет с поставщиками товара.

     Главный бухгалтер, непосредственно подчиняется  директору, дополнительные распоряжения может получать только от него.

Функции бухгалтера:

• Ведет бухгалтерский учёт;
• Своевременно подготавливает платежные поручения и передаёт их директору;
• Контролирует и несёт ответственность за наличие всех налоговых документов;
• Контролирует наличие всех приходных накладных на весь товар;
• Работает с проверками различных государственных контролирующих организаций.

     Менеджер, непосредственно подчиняется директору  и бухгалтеру. Менеджер должен знать  ассортимент, классификацию, основные характеристики товара. Помимо работы с оптовыми клиентами, выполняет  также обязанности продавца в  магазине.

Функции менеджера:

• Консультирование клиентов по товару фирмы;
• Набор товаров клиентам;
• Размещение товара на витринах;
• Следить за аккуратностью оформления витрин в магазине, чистотой и порядком на рабочем месте;
• Заносит расходные и приходные накладные в программу;
• Рассылает оптовым клиентам новые прайс-листы и сообщает о новинках;
• Отслеживает задолженности клиентов;
• Выполняет разовые задания.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Делегирование полномочий 

     Полномочия  представляют собой ограниченное право  и ответственность использовать ресурсы организации, самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения. Полномочия представляются должности, а не лицу, её занимающему. Согласно принципу единоначалия, работник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать перед ним.

     Делегирование полномочий – это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам  без активного вмешательства  в их действия. Используется для  улучшения и оптимизации рабочей  силы руководителя. Суть приема заключается в том, что работающие над конкретной проблемой лица лучше понимают ситуацию, чем руководитель. И, соответственно им проще найти выход и решить имеющуюся проблему. Чаще всего делегируются следующие виды работ:

• Рутинная работа
• Специализированная деятельность
• Частные и малозначимые вопросы
• Подготовительная работа

     Не  подлежат делегированию такие вопросы  как:

• Установление целей
• Выработка политики организации
• Руководство сотрудниками и их мотивация
• Задачи высокой степени риска
• Необычные и исключительные дела

     В исследуемой организации делегирование  полномочий используется часто. Директор делегирует свои полномочия главному бухгалтеру, в то же время бухгалтер  часть этих задач может переложить на менеджера. Возможен также вариант, что директор делегирует полномочия менеджеру. Обычно это несложные задачи, которые вполне по силам выполнить и бухгалтер и менеджер, это значительно освобождает рабочее время директора. 
 
 
 
 
 
 
 

5. Подготовка, принятие  и реализация решений  в организации 
 

     Управленческое  решение – это выбор альтернативы, осуществляемый лицом, принимающим решение (ЛПР), в рамках его должностных полномочий и компетенций, направленный на достижение целей организации. Принятие решений – составная часть любой управленческой деятельности. Принятие решений представляет собой сложный и систематизированный процесс, состоящий из ряда этапов и стадий, начинающийся с формулирования проблемы и заканчивающийся совершением действий, решающих эту проблему. Технологию подготовки, принятия и реализации решений в ООО «Автокнига-Ярославль» можно представить следующим образом:

     Подготовка  принятия решения. Выявлением проблемной ситуаций и её анализом занимаются директор и менеджер, в своих компетенциях. Они же и бухгалтер занимаются разработкой альтернативных вариантов  решения проблемы.

     Принятие  решения. Решения относительно целей  организации, политики организации  и различных нововведений принимает  непосредственно директор. Если же решение можно принять, основываясь  на прошлых решениях, их могут принять  либо менеджер либо бухгалтер. Решения, которые необходимо принять в рамках должностных обязанностей менеджера и бухгалтера принимаются непосредственно ими.

     Реализация  решения. Лицо, принимающее отдельное  решение, определяет сроки и исполнителей выбранного варианта действий и следит за выполнением поставленной задачи исполнителями, а также за результатом от реализации решения. После реализации решения необходимо проанализировать успешность выбранной альтернативы и при необходимости скорректировать последующие решения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Перечень  решений, принимаемых в управленческой системе	Кто готовит  информацию для принятия решений  или проекта решений	С кем  согласовывается проект	Кто принимает  решение
			Директор	Бухгалтер	Менеджер
Прием сотрудников	Бухгалтер	Директор	+	+	-
Заключение договоров	Менеджер	Директор	+	-	+
Поиск новых партнеров	Директор, менеджер	Директор, менеджер	+	-	+
Взаимодействие  с клиентами	Менеджер	Менеджер	-	-	+
Закупки товара	Менеджер	Бухгалтер	-	-	+
График  поставок покупателям	Менеджер	Водитель	-	-	+

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Мотивация персонала 
 

     Для успешного решения стоящих перед  организацией задач недостаточно правильно  определить что делать, необходимо еще и обеспечить выполнение намеченных действий или определенного типа поведения людей в рамках организации.

     Мотивация - это процесс побуждения себя и  других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

     Многие  руководители полагают, что люди всегда будут работать больше, если у них  имеется возможность заработать больше. Считается, таким образом, что мотивация - это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. Однако мотивация является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для того чтобы создать реальную и эффективную мотивацию своим работникам, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ удовлетворения этих потребностей на условиях хорошей работы. 

     Если  мотивация сотрудников недостаточна, они не заинтересованы в работе, поэтому одним из показателей, характеризующих качество мотивации персонала, является инициативность сотрудников.

     В данной организации заработная плата  у всех сотрудников состоит из постоянной и переменной части. Переменная часть при этом определяется исходя из объема продаж, то есть основным методом стимулирования является денежное стимулирование. Нетрадиционные методы мотивации, основанные на возможности решить свои социальные проблемы, развития профессионального мастерства не используются. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Преобладающий стиль  руководства, формы  власти и влияния 

     Власть  – возможность и способность  навязать свою волю, воздействовать на деятельность и поведение других людей, даже вопреки их сопротивлению. В управлении власть - право, которым обладает человек вследствие того служебного положения, которое он занимает в организационной структуре.

     Можно выделить следующие формы власти:

1. Власть, опирающаяся на принуждение, обоснована верой в то, что руководитель имеет возможность наказывать подчиненного; 
2. Власть, базирующаяся на вознаграждении, основана на вере исполнителя в то, что влияющий может удовлетворить потребности исполнителя;
3. Экспертная власть строится на вере в то, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволят удовлетворить потребность; 
4. Эталонная власть – власть примера основана на привлекательности черт влияющего настолько, что его примеру хочется следовать; 
5. Законная власть построена на вере исполнителя в то, что влияющий имеет право отдавать приказания, а долг исполнителя – подчиняться.

 

     По  моему мнению, в исследуемой организации  управление основано на таких типах  власти, как законная власть и власть, базирующаяся на вознаграждении.

     Законная  власть. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания, и что его или ее долг - подчиняться им. Он или она исполняют приказания влияющего, так как традиция учит, что подчинение приведет к удовлетворению потребностей исполнителя. Поэтому законную власть очень часто называют традиционной властью. Законная власть бывает действенна тогда, когда подчиненный повинуется указанию руководителя только потому, что он или она стоит на более высокой ступеньке организационной иерархии. Все руководители пользуются законной властью, потому что им делегированы полномочия управлять другими людьми. Эти основы власти являются инструментом, с помощью которого руководитель может заставить подчиненных выполнять работу, направленную на достижение целей организации. Они также являются средствами, которые могут быть использованы неформальным лидером, чтобы помешать достижению целей организации.

     Власть, основанная на вознаграждении. Данная форма власти проистекает из имеющейся у руководителя организации возможности контролировать и управлять некими благами, имеющими ценность в глазах других людей. Власть, основанная на вознаграждении, используется для поддержки законной власти. Воздействие данной формы власти не является прямым и однозначным. Все люди — личности и их потребности имеютуникальный характер. Поэтому то, что одному представляется ценным вознаграждением, может не показаться таковым другому. Чтобы влиять на поведение, вознаграждение должно восприниматься как достаточно ценное.

     Существуют  следующие стили руковдоства:

1. Авторитарный - характеризуется жесткостью, требовательностью, единоначалием, превалированием властных функций, строгим контролем и дисциплиной, ориентацией на результат, игнорированием социально-психологических факторов;
2. Демократический - опирается на коллегиальность, доверие, информирование подчиненных, инициативу, творчество, самодисциплину, сознательность, ответственность, поощрение, гласность, ориентацию не только на результаты, но и на способы их достижения;
3. Либеральный - группа же имеет полную свободу принимать решения и контролировать собственную работу. Подчиненные избавлены от назойливого контроля, самостоятельно принимают решения на основе обсуждения и ищут в рамках предоставленных полномочий пути их реализации.