Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

В работе секретаря важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря. Это например такие знания, как: знания необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс); знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;  знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников; знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю при подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами: иметь профессиональный имидж; хорошо владеть речью и письмом; обладать хорошей памятью; хорошо ориентироваться во времени; содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги; уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя; осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса; быть энергичным, проявлять инициативу; быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами; поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа; контролировать финансы офиса; быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; оформление протоколов рассылок выписок из них; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; организация приемов посетителей; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности: техническое обеспечение работы руководителя; подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний; организация приема работников и посетителей; телефонное обслуживание; подготовка командировок; организация презентаций и специальных приемов гостей; стенографирование; контроль за праздничными и юбилейными датами; обработка почты; машинописные работы; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личностным  качествам. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения. Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада. Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.

Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

1.3.           Механизм взаимодействия руководителя и секретаря

Одним из важнейших деловых контактов, как руководителя, так и секретаря, является механизм взаимодействия между ними.

Вообще, началом совместной работы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако не будет нарушение субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, определить свое место и положение в коллективе. [9. с 423]

Секретарь руководителя является одним из его главных помощников. В его обязанности входит помощь руководителю в выполнении его основных  обязанностей. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до 40 % его рабочего времени. Значительное место в работе любого руководителя занимают телефонные переговоры. Они отнимают у руководителя от 4 до 10 % рабочего времени и, кроме того, нарушают запланированный ход работы. Поэтому все вызовы руководителя должны идти только через секретаря, который «фильтрует» и оценивает их с точки зрения их важности и срочности. Для этого секретарь должен:

      Хорошо знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время;

      Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя и других работников;

      Отсылать абонента к тому руководителю или работнику, который может решить вопрос по существу.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.[9. с 425]

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются задачи, стоящие перед организацией и плановые сроки их решения. Различные аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя. Именно она определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма руководителя и секретаря – это не только организационно – техническая задача, но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь изучает особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении эффективности его работы. Руководитель, в свою очередь, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, всесторонне развиваться. Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть. На практике чаще всего складывается последний вариант работы: большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей. Часто сами руководители не умеют планировать время, и это оказывает большое влияние на эффективность работы их секретарей. Между тем если руководитель правильно организовывает свое время и свои рабочие взаимоотношения с секретарем, то это делает их взаимодействие максимально эффективным.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

Глава 2. Особенности взаимодействия руководителя и секретаря в

                                            судебной практике

2.1. Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Во второй части курсовой работы рассмотрено взаимодействие руководителя и секретаря на предприятии. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива, а секретарь – это лицо предприятия. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Взаимодействие руководителя и секретаря в службе судебных приставов по ХМАО-Югре довольно таки хорошо прослеживается. Руководитель и секретарь, каждый, выполняет свои обязанности и функции.

Во-первых, у руководителя и секретаря осуществляется эффективная совместная работа (она основана  на условии полного взаимного доверия между ними, что также соблюдается).

Во-вторых, между ними наблюдается единство взглядов,  у них общее понимание целей и задач работы, увлеченность делом, они оба стремятся добиться высокой эффективности работы своего предприятия.

В-третьих, и руководитель, и секретарь соблюдают регламент работы. Они оба приходят во время на работу, секретарь каждое утро докладывает руководителю о корреспонденции  и о текущих делах, у них не совпадает время обеденного перерыва, что необходимо для эффективной работы. 

В-четвертых, все телефонные переговоры, которые в компетенции секретаря, он решает, непосредственно от руководителя, чем делает его  день свободней на 3 - 6%;

Но помимо того, что взаимодействие руководителя и секретаря осуществляется в полной мере, существуют также и отрицательные стороны их взаимодействия:

Во-первых, руководитель часто отсутствует, и секретарю приходиться решать многие вопросы самостоятельно;

Во-вторых, мало времени на отдых, так как очень большой поток людей;

В-третьих, немаловажным является техническое оснащение помещения, а так как отдел ССП по ХМАО-Югре, не имеет постоянного здания, это очень влияет на работу предприятия: при переездах в новые здания, работа отдела останавливается, что ухудшает эффективность работы, руководителю приходиться менять свой график.