Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

В-четвертых, зачастую, руководитель не докладывает секретарю, о своих изменениях в плане рабочего дня, о том, куда он отлучается и надолго ли. Такое взаимодействие принимает форму «исчезнувшего менеджера», покинувшего офис и не предупредившего своего секретаря. Соответственно, такого руководителя невозможно найти, когда нужно.

Таким образом, взаимодействие руководителя и секретаря осуществляется в полной мере, за исключением небольших минусов.

2.2. Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря. 

Для того чтобы взаимодействие руководителя и секретаря было максимально эффективным, секретарь должен правильно планировать свое рабочее время. Руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы с секретарем. Согласованность совместной работы достигается составлением графика рабочего времени, в котором должны быть четко определены функции руководителя и секретаря на предстоящий день, неделю, с ежедневным почасовым перечнем выполнения работ. Конечно же, жизнь вносит в график свои коррективы, но в целом, он должен выполняться очень строго обеими сторонами. Менеджер должен помнить, что ведение ежедневника – это часть работы секретаря, а не его. Идеальна следующая схема: когда руководитель каждое утро уточняет порядок совместной работы с секретарем, вносит коррективы в уже намеченные мероприятия. Желательно также каждый вечер уточнять дела на завтра, строго контролировать их выполнение.

Примерная рабочая схема дня может помочь Вам достичь положительных результатов в работе.

Первая половина рабочего дня:

1.            Прийти на работу за 15 мин. до прихода  руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2.            Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.            Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4.            По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5.            Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6.            Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7.            Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8.            Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9.            Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так:  «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

10.       Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11.       Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12.       Подшивка исполненных документов в дела.

13.       Выполнение работ на компьютере.

14.       Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

15.       Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.       Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17.       Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18.       Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19.       Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20.       Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

21.       Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22.       Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Рекомендации руководителю, как эффективно планировать время с помощью секретаря.

- выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей нагрузки;

- никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

- если вас нету в офисе, то вы должны звонить, как минимум, два раза в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

- делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы. Если вы укажите время начала и окончания решения той или иной задачи, то наверняка уложитесь в этот промежуток. Согласуйте это время с секретарем. В этом случае, если кто-то позвонит, и попросит назначить с вами встречу, секретарь может судить по вашему ежедневнику, насколько вы доступны в это время;

- планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом. Например, если вам нужно написать отчет за час, отведите в ежедневнике полтора часа.

Исходя из выше сказанного, на наш взгляд, это поможет руководителю и секретарю, для более эффективной работы и взаимодействия.

                                                     Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что взаимодействие секретарей и их руководителей - один из краеугольных камней работы любой организации, поэтому вопрос об эффективности такого взаимодействия не оставляет равнодушным никого. Конечно, в каждой организации существуют свои законы, негласные правила общения в диаде "руководитель - секретарь", которые нужно принимать во внимание.

Руководитель - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Все данные нормы рассмотрены в 1 главе данной курсовой работы. Также проведена практика по взаимодействию руководителя и секретаря в службе судебных приставов по ХМАО-Югре, вследствие  которой были выявлены положительные и отрицательные стороны взаимодействия между ними. Проанализировав их, были предложены методы совершенствования взаимодействия руководителя и секретаря, которые смогли бы способствовать более эффективной работе.

В ходе написания данной курсовой работы, поставленные цели и задачи были выполнены.

Сделаем вывод, что в результате совершенствования взаимодействия руководителя и его секретаря, возникает возможность увеличить эффективность труда, сократить время выполнения работ, а также сохранить положительные взаимоотношения между ними.

                                            Список литературы

1.      Акимов Т.А. «Теория организации», г.Москва 2003г., -217-220с.,

2.      Балашов А.П. «Основы менеджмента», г.Москва 2008г., -104-116с.,

3.      Веснин В.Р.Практический менеджмент персонала. Пособие по кадровой работе. г.Москва 2002г.,

4.      Виханский О.С. , Наумов А.И.  «Менеджмент», г.Москва 2007г.,   -176-184с., -379-389с.,

5.      Егоршин А.П. «Управление персоналом», г.Нижний Новгород  2001г.,      

     -608-627с.,

6.      Королева В.И. «Основы менеджмента», г.Москва 2008г., -420-441с.,

7.      Майкл Х. Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури «Основы     менеджмента» ,г.Москва, г.Санкт- Петербург, г.Киев 2007г.,149-158с.,

     -702с.,

8.      Райченко А.В., Хохлова И.В. «Менеджмент», г.Москва 2007г., -147с.,

9.      Резник С.Д., «Персональный менеджмент», г.Москва 2006г., - 415-430с.,

10. Сетков В.И. «Основы общего менеджмента», г.Москва 2007г.,-139-141с., -163-168с.,

11. Шеметов П.В., Чередникова Л.Е., Петухова С.В., «Основы

менеджмента», г.Москва 2008г., -278-292с.,

12. http://infospy.ru/Articles/article_storyid_2508.html

13. http://www.top-personal.ru/magazines.html

14. http://www.pragmatist.ru/category/vlast-i-rukovodstvo

15. http://www.erudition.ru/referat/ref/id.45909_1.html

16. http://bibliotekar.ru/biznes-60/4.htm

17. http://www.bibliotekar.ru/biznes-33/12.htm

18. http://www.rukovoditely.ru/

19. http://www.wiki.saripkro.ru/images/1_6.doc

2