Проблемы управления функциональными областями организации

Введение

     Функциональное  управление осуществляется некоторой  совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений  в системе линейного управления. Идея состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных  видов деятельности. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.п. Таким  образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура  управления.

     Функциональное  управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей. Однако здесь вместо универсальных менеджеров при линейной структуре, которые должны разбираться  и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов имеющих  высокую компетенцию в своей  области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и  прогнозирование). Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности организации. 
 
 
 
 

     1.Функциональная  структура.

     Функциональная  структура сложилась как неизбежный результат усложнения процесса управления. Особенность функциональной структуры  заключается в том, что при  сохранении единоначалия по отдельным  функциям управления формируются специальные  подразделения, разработки которых  обладают знаниями и навыками работы в данной области управления (рис. )  

     Рисунок  – Функциональная структура управления 

     Создание  функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем  широким задачам, которые он выполняет. Конкретные характеристики и особенности  деятельности того или иного подразделения  соответствует наиболее важным направлениям деятельности всего предприятия.

     Традиционные  функциональные подразделения предприятия  – это отделы производства, маркетинга, финансов. Эти широкие области  функций, имеющиеся на каждом предприятии  для обеспечения достижения его  целей.

     Если  размер организации (отдела) велик, то основные функциональные отделы можно  разбить на более мелкие функциональные подразделения (вторичные или производные). Суть заключатся в максимальном использовании  преимуществ специализации и  избежание перегрузки руководства .

     Руководители  функциональных служб отвечают за выполнение соответствующих функций и по этим вопросам дают распоряжения нижестоящим  подразделениям. При такой структуре  достигается высокий уровень  специализации, что позволяет разрабатывать  более обоснованные и квалифицированные  решения. Подобная система предполагает большое количество отделов и  множество каналов, по которым отдаются распоряжения. Нижестоящие подразделения  получают распоряжения от нескольких вышестоящих органов и не всегда знают, как их согласовать на среднем  и низшем уровне, что приводит к  ослабеванию горизонтальных связей.

     Функциональную  структуру целесообразно использовать на тех предприятиях, выпускающих  относительно ограниченную номенклатуру продукции, действуют в стабильных внешних условиях и для обеспечения  своего функционирования требуют стандартных  управленческих решений.

     К преимуществам функциональной структуры можно отнести то, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.

     Основные  преимущества структуры: высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление  конкретных функций и расширение возможностей линейных руководителей по оперативному управлению производством в результате их высвобождения от подготовки сведений по вопросам функциональной деятельности

     Недостатки. Вместе с тем специализация функциональных отделов нередко является препятствием для успешной деятельности предприятия, поскольку затрудняет координацию управленческих воздействий. Функциональные отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации, что увеличивает конфликтность между отделами. Кроме того, на крупном предприятии цепь команд от руководителя до исполнителя становиться слишком длинной.

     Также к числу недостатков можно  отнести:

• трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;
• длительную процедуру принятия решений и иерархию в структуре взаимоотношений;
• снижение ответственности исполнителей за работу в результате обезличивания в выполнении ими своих обязанностей, т.к. каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей;
• дублирование и несогласованность указаний и распоряжений, получаемым работниками и нарушение принципов единоначалия и единства распорядительства.

     С увеличением размеров и развитием  концентрации производства необходимо было найти более приемлемые формы  управления, соответствующие характеру  новых требований производства. В  результате были созданы комбинированные  структуры, сочетающие в себе преимущества линейных и функциональных структур. Простейшими из них являются линейно-функциональные и линейно-штабные структуры. 

1.1. Функциональные организационные  структуры управленческой  деятельности

    Организационная структура управления представляет собой внутреннее строение любой  производственно-хозяйственной системы, то есть способ организации элементов  в систему, совокупность устойчивых связей и отношений между ними.

    Иерархические (бюрократические) структуры управления являются первыми систематически разработанными моделями организационных структур и остаются пока основными и доминирующими  формами. Бюрократическая организационная  структура характеризуется высокой  степенью разделения труда, развитой иерархией  управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения  персонала, подбором кадров по их деловым  и профессиональным качествам. Бюрократию часто называют классической или  традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций  представляют собой варианты иерархических  структур. Причина столь длительного  и широкомасштабного использования  бюрократической структуры состоит  в том, что ее характеристики еще  достаточно хорошо подходят для большинства  промышленных фирм, организаций сферы  услуг и всех видов государственных  учреждений. Объективность принимаемых  решений позволяет эффективно управляемой  бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников  на основе их компетентности позволяет  обеспечивать постоянный приток в такую  организацию высококвалифицированных  и талантливых технических специалистов и административных работников.

    Иерархические структуры управления имеют много  разновидностей. При их формировании главное внимание уделялось разделению труда на отдельные функции. К иерархическим относятся линейные и функциональные организационные структуры управления.

    Рассмотрим  более подробно функциональные структуры.

    Для функциональной структуры управления характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко  определенную, конкретную задачу и  обязанности. Следовательно, в условиях данной структуры каждый орган управления, а также исполнитель специализирован  на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Создается аппарат  специалистов, отвечающих только за определенный участок работы.

    В основе функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального  органа в пределах его компетенции  обязательно для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для  принятия решений в системе линейного  управления.

    Идея  функциональных структур состоит в  том, что выполнение отдельных функций  по конкретным вопросам возлагается  на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован  на выполнении отдельных видов деятельности.

    В организации, как правило, специалисты  одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.д. Таким  образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура  управления.

    Функциональное  управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

    Как видно из рис., вместо универсальных  менеджеров (при линейной структуре  управления), которые должны разбираться  и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих  высокую компетенцию в своей  области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и  прогнозирование). Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности организации.

    Рис. Схема функциональной организационной  структуры управления 

    Функциональная  структура управления имеет свои преимущества и недостатки (табл.).

    Таблица

    Преимущества  и недостатки функциональной структуры  управления

    В наиболее универсальной форме принцип  функциональной специализации, не вступая  в противоречие с принципом единоначалия, реализуется в линейно-функциональных структурах. Их наиболее существенная характеристика состоит в том, что  общее распорядительство ресурсами и целеполагание входят в полномочия линейных руководителей, а управление процессами достижения поставленных целей в рамках выделенных ресурсов и некоторых других ограничений возлагается на руководителей функциональных служб и подразделений.