Проблемы управления функциональными областями организации

1.2.Функциональное  содержание организации

  В  общем виде функция — это  совокупность действий, относительно  однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной  цели и подчиненных общей цели  управления. К. Маркс назвал функцию  услугой. «Услуга есть не что  иное, как полезное действие той  или иной потребительской стоимости  — товара ли, труда ли» (Маркс  К., Энгельс Ф. Соч. 2-е изд. т. 23 С. 203-204).

  Полезность, необходимость функции должна  служить критерием для ее дальнейшего  анализа. Функции, выполняемые  в организации, можно разделить  на три большие группы (рис.):

• производственные,

• управление производственными  функциями,

• управление управленческой деятельностью.

Рис.  Взаимодействия функций в организации

Функции управления

управленческой  деятельностью

 

Функции управления производством

Функции

управления

 

Производственные

функции

 
 
 
 
 

  К  производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний. Например, производство токарных станков модели 1М62, производство станин для вертикальных сверлильных автоматов, ведение бухгалтерского учета, делопроизводство по внешнеэкономической деятельности и др. К функциям

управления  производственными  функциями относятся функции по планированию, прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников» занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах. Например, управление производством, управление персоналом, управление инновационной деятельностью, управление внешнеэкономической деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

  К функциям управления управленческой деятельностью относятся стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления.

  Производственные  функции выполняют рабочие, техники,  инженеры, секретари) референты,  конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и др., которых мы  далее будем называть специалистами. Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников мы в дальнейшем будем называть менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью  выполняют работники, имеющие в  своем распоряжении менеджеров и  направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Таких работников мы в дальнейшем будем называть руководителями в реальной организации руководители, специалисты и менеджеры выполняют функции из разных групп приведенные ниже.

  В  крупных организациях руководители  могут выполнять функции только  из одной группы (управление управленческой  деятельностью), а в малых —  из двух или даже из трех  групп. Символ «?» показывает  на возможность, как наличия,  так и отсутствия функций соответствующей  группы в деятельности руководителя.

Табл.  Распределение функций управления

 

  В  системе управления организаций  нас интересуют две группы  функций: функции управления производством  и функции управления управленческой  деятельностью, которые в дальнейшем  будем именовать как функции  управления. Они реализуются набором  процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления. Так, для выполнения функций  управления необходимо получить  задание или его сформулировать; провести информационную работу; подготовить варианты решений,  принять, согласовать и утвердить  решение; организовать и контролировать  его выполнение; сдать выполненную работу заказчику или использовать ее в своей

организации. Приведенная совокупность процедур находится во взаимосвязи. Каждая процедура  должна включать набор операций. Например, подготовка решения включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний  и т.д.

  Таким  образом, образуется следующая  иерархия:

конкретные функции  управления,

общие функции  управления,

типовые процедуры,

набор операций.

  Отсутствие  какой-либо процедуры или операции  может привести к низкой эффективности  выполнения функций или к их  невыполнению. Так, без проведения  информационной работы (оценки ситуации, получения и обработки достоверной  информации) дальнейшая работа будет  затруднена.

  Процесс  специализации и кооперации управленческой  деятельности приводит как к  дроблению, так и к объединению  функций управления. Так, общая  функция «разработка плана снабжения»  в крупных организациях разделяется  на: подготовительную работу по  составлению плана, определение  текущих потребностей производственных  единиц в материалах и определение  остатков

материалов на складах.

  Каждые функция,  процедура и операция имеют  три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость  определяется в часах. Сложность  имеет три уровня: низкий, средний  и высокий. Уровень определяется  характером выполняемых операций. Напомним, что низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций; средний уровень — преобладанием логических операций; высокий — преобладанием творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

  При расчетах  рассматривается и нулевой уровень  сложности, характеризуемый отсутствием  правил, инструкций и документационного  сопровождения их выполнения. Таким  образом, мы можем ввести численный  эквивалент уровня сложности  функции: высокий — 3, средний  — 2, низкий — 1, нулевой —  0.

  Стоимость  определяется на основании калькуляции  всех видов операций, составляющих  конкретную функцию управления (КФУ). Как известно, каждая КФУ представляется  как набор общих функций —  планирование (П), организация (О), активизация  (А) и контроль (К) — основные  из них, и других общих функций  — прогнозирования, координации,  информирования и т.д., которые  также играют важную роль, но  рассматриваться здесь не будут,  так как методика анализа при  этом не меняется.

  Каждая  общая функция управления, составляющая  КФУ, включает набор процедур: подготовка, согласование, принятие, утверждение  и организация выполнения решения.  Приоритет процедур, составляющих  ФУ, определяет уровень обязательности  их исполнения. В рамках этого  необходимо выделить административные, технологические и патронажные  ФУ. Функция считается административной, если среди составляющих ее  процедур приоритетна процедура  «Принятие решения» или «Утверждение  решения». Для технологической —  наличие среди процедур, составляющих  функцию, приоритетных процедур  «Подготовка решения», «Согласование»  или «Организации выполнения  решения». Если в наборе нет  приоритетных процедур, то это  патронажная ФУ. Наличие административной  общей ФУ в КФУ также придает  ей этот же статус.

  Взаимосвязь между функциями выражается следующими соотношениями:

  Т_кфу = Т_п + Т_о + Т_а + Т_к;

  С_кфу = (Т_п x С_п + Т_о x С_о + Т_а x С_а + Т_к x С_к)/Т_кфу,

где Т_п, Т_о, Т_а, Т_к — трудоемкости, С_п, С_о, С_а, С_к — номера уровней сложности общих функций управления — планирования, организации, активизации и контроля. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Сфера применения  функциональных структур  управления

    Функциональная  структура применяется компаниями, которые строят свои конкурентные преимущества на технологическом превосходстве  в большей степени, чем на возможности  раньше других удовлетворять потребности  рынков. Она эффективна до тех пор, пока высшее руководство в состоянии  осуществлять межфункциональную координацию  и контроль над выполнением ключевых видов деятельности организации.

    Функциональную  структуру управления обычно применяют  организации с относительно ограниченной номенклатурой продукции, стабильным спросом, относительной низким уровнем  конкуренции и неизменной технологией. Например, это могут быть сырьевые отрасли, предприятия металлургической и резинотехнической промышленности.

    Как правило, подразделения таких компаний тесно связаны между собой  и вносят значительный вклад в  производство конечной продукции. Соответственно, предоставление им дивизиональной автономии  может подорвать слаженность  производственного процесса. В организациях, применяющих функциональную структуру  управления, процесс труда является относительно простым либо может  быть разделен на ряд простых операций, поддающихся стандартизации. Так, конвейерная  сборка предполагает разделение производственного  процесса на ряд простых операций, выполнение которых не требует высокой  квалификации.

    Функциональная  структура управления применяется  также фирмами, занятыми массовым производством. Номенклатура производства подобных фирм ограничена, внешняя среда стабильна, операционная деятельность выполняется  в основном рабочими, не обладающими  высокой квалификацией. Операционная деятельность стабильна и однообразна  и хорошо поддается стандартизации.

    Другая  сфера применения функциональных структур – это небольшие компании с  простым производственным процессом. Примером являются мебельные и швейные  фабрики.

    Простота  и однообразие операционной деятельности позволяют использовать функциональную структуру  многим фирмам из сферы  услуг, в частности, страховым и  телефонным компаниям, гостиницам. Такую  структуру применяют пожарные команды, спасательные службы, авиационные компании. Деятельность персонала подобных организаций  жестко регламентируется инструкциями.

    Тем не менее, функциональные структуры, четко  работающие в стабильных ситуациях, оказываются слишком неповоротливыми  в условиях динамичной внешней среды, характеризующейся быстрой сменой потребительских предпочтений, быстрыми технологическими изменениями, широкой  номенклатурой продукции, а также  для компаний, оперирующих на рынках многих стран.

    В современных условиях наиболее распространенный тип структуры организации - линейно-функциональный.

    Основу  линейно-функциональных структур составляет "шахтный" принцип построения и специализация управленческого  процесса по функциональным подсистемам  организации.

    Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они  наиболее эффективны там, где аппарат  управления выполняет рутинные, часто  повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Достоинство такого типа управления проявляются в управлении организациями с большим объемом  выполняемых работ, что обеспечивает стабильную деятельность, по отлаженному  принципу. При такой организации  управления производством предприятие  может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходит равномерно.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1. Принципы формирования  функциональных структур