Разработка организационной структуры управления персоналом

• проведение работ по повышению  уровня охраны и безопасности труда;

• разработка системы сквозных показателей и оценки результатов  труда подразделений, руководителей  и специалистов, организация проведения аттестации;

• проведение исследований в целях создания эффективных  рабочих команд;

• организация принятия совместных решений, проведения важных деловых встреч и переговоров, в  том числе по обеспечению социальной защиты работников;

• анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов;

• организация учета персонала  и предоставления необходимой отчетности, проведение аналитической работы по результатам управления персоналом.

На отечественных малых  предприятиях состав функций по управлению персоналом зачастую ограничивается учетом персонала и ведением трудовых книжек, а остальная работа либо не проводится, либо осуществляется самим руководителем  в меру его компетентности.

В штате службы управления персоналом должны быть специалисты, способные  выполнять все перечисленные  функции, в том числе социологи, психологи, экономисты по труду, системные  аналитики. В службах управления персоналом крупных фирм стран с  развитым рынком появились новые  специалисты: "рекрутеры" по вербовке персонала, "интервьюеры" - психологи, проводящие собеседования с претендентами на получение работы, методисты и инструкторы, консультанты по вопросам карьеры, профориентации, организационному планированию; администраторы программ равных условий занятости и т. п.

Особый и достаточно обширный набор требований предъявляется  к руководителю службы управления персоналом.

Во-первых, он - всегда член команды  руководителя организации, реализующий  политику фирмы по персоналу. При  этом он должен либо проводить в  жизнь идеи руководителя фирмы, если тот мыслит прогрессивно, либо стараться  сформировать у руководителя современные  взгляды на персонал.

Во-вторых, руководитель службы управления персоналом - это лидер, в подчинении которого на крупном  предприятии находится достаточно много сотрудников, а он должен обеспечить их эффективную работу, используя  современные методы, и соответствовать  набору требований к руководителю.

В-третьих, он - широко эрудированный  специалист в вопросах, определяющих поведение людей. Вопросы эти  многочисленны и относятся ко многим наукам. Задачи, которые выполняет  руководитель службы управления персоналом, заключаются в грамотной постановке задачи и привлечении специалистов соответствующего профиля для ее решения.

В-четвертых, он конкретно  отвечает за реализацию многочисленных функций, возлагаемых на службу управления персоналом, и является в глазах руководства главным специалистом по всем проблемам персонала.

В-пятых, кроме широкой  специализации, он должен быть квалифицированным  социологом, психологом, менеджером, чтобы  грамотно распределять и контролировать работу своих подчиненных, а если надо, то и подстраховывать их. Без  этого сложно завоевать и удержать авторитет.

В-шестых, его потенциал  должен быть достаточно высоким по всем компонентам, особенно нравственным и творческим. Свой профессионализм  он должен постоянно повышать с помощью  приращения контекстуальных навыков, приобретаемых в процессе познания особенностей родного предприятия  и его персонала.

Необходимы еще и такие  качества, как приверженность подходу  персонал - главное достояние фирмы  и системному подходу.

Организационная структура  службы управления персоналом определяется как объективными факторами (размером предприятия и объемом выполняемой  работы по каждой функции, качеством  персонала службы управления персоналом), так и субъективными (отношением к персоналу руководителя организации, его подготовленностью, видением целей  организации и ролью, отводимой  персоналу). В малых предприятиях, как уже говорилось, из функций  по управлению и развитию персонала  зачастую реализуется лишь учетная, а работу осуществляет референт по персоналу, сочетающий эту деятельность с обязанностями секретаря директора. Для крупного современного предприятия  численность службы управления персоналом можно определять, исходя из практики, сложившейся в странах с развитым рынком. Так, в обрабатывающей промышленности США на одного специалиста по управлению персоналом приходится 100 занятых на предприятиях с численностью до 1000 человек, 130 занятых на предприятиях численностью 1000-4999 человек и 350 занятых  на предприятиях с численностью свыше 5 тыс. человек.

В случае понимания руководством предприятия необходимости и  эффективности полноценной работы с персоналом как с наиболее перспективным  и производительным элементом производства и при наличии возможностей организовать полноценную службу управления персоналом, ее структура может быть такова:

• бюро планирования социального  развития коллектива и творчества персонала;

• бюро исследования социально-психологического климата, причин конфликтов и их урегулирования;

• бюро мотивации, материального  и морального стимулирования;

• бюро планирования карьеры;

• бюро обучения, повышения  квалификации и переквалификации персонала;

• бюро нормирования труда, оценки результатов и аттестации;

• бюро организации труда;

• бюро подбора персонала;

• бюро охраны и безопасности труда;

• бюро учета персонала  и контроля трудовой дисциплины.

2.2 Учет персонала организации

На каждого работника  предприятия ведется личное дело, содержание которого обычно таково:

• внутренняя опись документов;

• личный листок по учету  кадров (анкета);

• дополнения к нему (к  анкете);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• копии документов (или  выписок из них) об утверждении в  должностях;

• характеристики или рекомендательные письма;

• копии приказов о назначении на должность.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включается: список научных  трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или  трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и  др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетных и биографических данных работника (например, копия свидетельства  о браке) и характеризующие его  профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, различные справки (биографические, содержащие анкетные данные работника  и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).

Правомерно включение  в состав личного дела результатов  тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личных делах  работников зарубежных фирм накапливается  от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей  достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его  пригодность к работе на том или  ином рабочем месте. Согласно "Положению  об Архивном фонде РФ"[6], личные дела работников должны находиться на временном хранении в данном предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива. Личные дела работников частных предприятий хранятся на этих предприятиях вечно.

Рассмотрим основные положения "Инструкции по заполнению организациями  сведений о численности работников и использовании рабочего времени  в формах федерального государственного статистического наблюдения".[7]

Настоящая Инструкция применяется  при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами) в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности  работников, средней численности  внешних совместителей и выполнявших  работу по договорам гражданско-правового  характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом  в основной и не основной деятельности.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, например, на первое или последнее число  месяца.

В нее включаются наемные  работники, работавшие по трудовому  договору (контракту) и выполнявшие  постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также  работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату.

В списочной численности  работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:

• среднюю численность  работников;

• среднюю численность  внешних совместителей;

• среднюю численность  работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового  характера.

Средняя численность работников показывается в целых единицах. Среднесписочное  количество работников за месяц исчисляется  путем суммирования списочной численности  работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и  выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной (нерабочий) день принимается равной списочной численности  работников за предшествующий рабочий  день.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать  данным табеля учета использования  рабочего времени, на основании которого устанавливается численность людей, явившихся и не явившихся на работу.

Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о  приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении  трудового договора (контракта) (ф. №Т-1,Т-5,Т-6,Т-8), личная карточка (ф.№Т-2), табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы (ф.№ Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и другие документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Среднесписочная численность  работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной  численности работников за все месяцы работы организации в квартале и  деления полученной суммы на три.

Среднесписочная численность  работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной  численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления  полученной суммы на число месяцев  работы организации за периоде начала года, т. е. соответственно на 2, 3,4 и т. д.

Использование рабочего времени: под рабочим понимается продолжительность  времени, в течение которого работник фактически выполнял работу. Показатели использования рабочего времени  заполняются на основании учета:

• количества отработанных человеко-часов;

• количества отработанных сверхурочных часов;

• количества оплаченных человеко-часов;

• количества человеко-часов, не отработанных работниками (по сравнению  с установленной продолжительностью рабочей недели) в связи с переводом  их на работу с неполным рабочим  днем по инициативе администрации;

• количества человеко-дней отпусков по инициативе администрации;

• коэффициента сменности  рабочих.

Движение работников списочного состава характеризуется изменением списочной численности работников вследствие приема на работу и выбытия  по различным причинам:

• численность принятых;

• численность выбывших;

• численность выбывших по собственному желанию.

Движение работников характеризуется  показателями оборота кадров и показателем  постоянства кадров:

• оборот кадров - совокупность принятых на работу и выбывших, рассматриваемая  в соотношении со среднесписочной  численностью работников за определенный (отчетный) период. Интенсивность оборота характеризуется следующими коэффициентами: общий оборот, оборот по приему, оборот по выбытию;

• коэффициент восполнения  работников (деление численности  принятых на численность выбывших);

• коэффициент постоянства  кадров - отношение численности работников, состоящих в списочном составе  весь отчетный год, к среднесписочной  численности работников за отчетный год.

Движение рабочих мест характеризуется изменением их числа  в организации в результате создания или ликвидации. Применительно к  статистике занятости число рабочих  мест выражается фактической численностью работников и числом вакансий.

Категории персонала (согласно Общероссийскому классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОКПДТР, введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.94 г. № 367 с 01.01.96 г.): рабочие, руководители (код категории - 1), специалисты (код  категории - 2), другие служащие (код  категории - 3).

Персонал, занятый в основной и не основной деятельности: в статистической практике осуществляется разработка сведений по труду по основному и не основным видам деятельности. Основной вид  деятельности коммерческой и некоммерческой организации определяется в соответствии с принятыми методиками.

Государственный комитет  Российской Федерации по статистике 4 марта 1998 г. Постановлением № 23 утвердил форму федерального государственного статистического наблюдения № 1 - мониторинг "Сведения о деятельности организаций  в социально-трудовой сфере" и  краткие указания по ее заполнению и ввел их в действие с отчета за январь - март 1998 года. В составе  мониторинга имеются такие формы  документов: