Роль формальных и неформальных групп в управлении персоналом

Существование неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для  нормального функционирования организации  важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно  для больших организаций, большого количество людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, "тайный телеграф"‚- один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти‚- ее способность действовать или бездействовать (несанкционированный менеджмент): несанкционированное установление производственных норм. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие‚ превышающее нормы‚ или наоборот‚ занижение норм.

К числу функций неформальных групп относятся:

1. защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышения норм выработки, сокращения работников и т.п.;
2. реализация общих материальных и социальных интересов (в разработке, внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, организации туристских походов и т.п.);
3. получение и передача необходимой или интересной информации;
4. налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач;
5. культивирование и сохранение общих, социальных, культурных, национальных, религиозных и иных ценностей;
6. удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании, уважении, что повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;
7. создание благоприятной среды для трудовой деятельности, психологического комфорта, обретение уверенности и спокойствия, преодоление отчуждения и страха; позитивное отношение к новым и молодым сотрудникам, что обеспечивает их адаптацию к требованиям организации, помогает интегрироваться с группой, облегчает различные виды коммуникации⁷.

Итак, неформальные группы могут выполнять  как конструктивные, так и деструктивные  функции. При определенных условиях они могут вступать в конфликт с целями организации, отвлекать  внимание и энергию работников, порождать  конфликты, снижать эффективность  работы в целом.

Таким образом, неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Следовательно, задачей менеджеров является минимизация влияния этих групп.

Действительно, некоторые неформальные группы могут  вести себя непродуктивно, так, что  это будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству. Принятые группой нормы могут привести к тому, что продуктивность организации будет ниже той, что определена руководством.

Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация  вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно  возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству.

Таким образом, потенциальные достоинства неформальной группы:

• делает более эффективной организацию в целом;
• облегчает управленческую нагрузку на менеджмент;
• помогает заполнить пробелы в возможностях менеджера;
• улучшает коммуникации;
• служит «клапаном» для эмоций работников, способствует уменьшению стрессов;
• способствует повышению удовлетворенности трудом и стабильности рабочих групп;
• побуждает менеджеров к более тщательному, взвешенному и гибкому планированию;
• способствует сотрудничеству и кооперации.

Возможные проблемы, связанные с деятельностью  неформальной группы:

• способствует появлению нежелательных слухов;
• создает благоприятную атмосферу для формирования нежелательных установок;
• затрудняет осуществление перемен, закрепляет укоренившиеся стереотипы;
• может инициировать конфликты;
• негативно воздействует на поведение и самооценку некоторых работников;
• может ослаблять мотивацию и удовлетворенность трудом.

Неформальные  лидеры завоевывают свое положение  благодаря различным сильным  сторонам: прирожденные вожаки; часто  представляют и формулируют истинные чувства и реакции рабочей  группы; формулируют в группе мысли  и установки; могут помочь или  помешать руководству при выполнении его планов или мероприятий; иногда являются ключевыми узлами коммуникационной сети, поскольку люди доверяют им рассказывать, как на самом деле обстоят дела; могут прибегать к более действенным поощрениям или наказаниям, чем фирма или отдел⁸.

Будущий менеджер-лидер должен изучить своего неформального “двойника”, чтобы  уяснить для себя, какую роль он играет там, где это касается рабочей  силы. В конце концов, неформальный лидер является следствием, а не причиной. Чем в большей степени  официально назначенный руководитель может помочь своим людям в  достижении их целей, тем реже им будет  нужно обращаться к неформальному  лидеру.

Менеджер должен стараться  строить свои взаимоотношения с  неформальным лидером на основе взаимного  внимания и уважения, стремиться к  сокращению социальной и психологической  дистанции между собой и подчиненными, к взаимодействию с ними и помогать им в большей степени ощущать  себя частью отдела или компании.

         4. Управление неформальной организацией.

Очень важно, чтобы руководители понимали, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными. Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. В Модели Хоманса (см. рис. 2.) под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств – положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

Эмоции

 

Деятельность

Взаимодействия

 

 

 

 

Рис. 2 Модель Хоманса.

 

Помимо  того, что модель демонстрирует, как  из процесса управления (делегирования  заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные организации, она показывает необходимость управления неформальной организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние и на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам и другим явлениям, которые немаловажны для оценки деятельности организации. Поэтому, даже если формальная организация создана не по воле руководства и не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленных ею целей.

Одна  из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению группами и неформальными организациями, – это изначально невысокое мнение о них руководителей. Некоторые руководители упрямо продолжают считать, что неформальная организация – это результат неэффективного управления. По существу возникновение неформальных организаций явление естественное и весьма распространенное, – они есть в каждой организации. Подобно многим другим факторам, действующим в области управления, они несут в себе как отрицательные, так и положительные моменты.

Действительно, некоторые неформальные группы могут вести себя непродуктивно, так, что это будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству.(Рис.3)

Рис. 3 Возможные  конфликты в формальных и неформальных группах.

Менеджер  должен знать, что неформальные группы возникают практически всегда, если существует такая возможность. Часто, эти группы являются своего рода оппозицией руководству организации, пытаясь  противодействовать принудительным тенденциям в организации. Если, например, управление предписывает нормы производства, которые  группа считает несправедливыми, то у группы появляется возможность  требовать меньшую норму и  изменить применяемые стандарты  управления⁹.

Принятые  группой нормы могут привести к тому, что продуктивность организации будет ниже той, что определена руководством. Тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов могут задерживать необходимую модернизацию производства. Однако, такое контрпродуктивное поведение часто является реакцией на отношение начальства к этой группе. Правильно или нет, но члены группы считают, что к ним относятся несправедливо и отвечают так, как ответил бы любой человек на то, что ему кажется несправедливым.

Такие случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Поскольку для того, чтобы быть членом группы, надо работать в данной организации, преданность группе может перейти в преданность организации. Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей в других компаниях потому, что они не хотят нарушать социальные связи, которые они приобрели в данной компании. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные  выгоды. В любом случае, не зависимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству.                  

         Чтобы предотвратить различные негативные проявления со стороны неформальной группы, менеджер должен следить за психологическим климатом в коллективе. Межличностные отношения, сложившиеся в коллективе, во многом определяют работоспособность организации. Для администрации будет полезна объективная информация о взаимоотношениях между подчиненными и руководителями. Эффективный способ сбора подобной информации — различные психологические тесты¹⁰.

Например, опросник Лири можно использовать для психологической диагностики межличностных отношений и выявления нарушения отношений в группе, а результата опросника можно использовать для психокоррекции. Тест Томаса поможет HR-менеджеру изучить поведение сотрудников в конфликтных ситуациях и готовность к сотрудничеству.

Опросник  Басса-Дарки предоставит вам качественную и количественную характеристику агрессии и враждебности.

Таким образом, менеджеры по персоналу, как минимум  должны знать о причинах поведения  неформальных групп и особенностях этих групп.

Оптимальное сочетание формальных и неформальных структур в организации способствует групповой сплоченности, что превращает группу из простой суммы ее отдельных  членов в нечто интегральное - коллективный субъект, обладающий более высокими возможностями в реализации целей  и всей организации, и каждого  работника.

Сплоченность можно характеризовать  как привлекательность группы для  каждого ее члена, желание оставаться в ее составе, высокий уровень  сотрудничества и групповых коммуникаций на основе принципов взаимной поддержки  и солидарности¹¹.

 

5. Исследование групповой динамики организации.

Для выявления  наиболее типичных проблем на малых  и средних предприятиях г.Южно-Сахалинска, связанных с управлением неформальной организацией, было проведено исследование понимания динамики группы.

При проведении исследования был избран метод анкетирования. При анализе результатов исследования было обработано 52 анкеты. Ниже предлагается отчёт по исследованию, с анализом полученных данных.

Внутри  всякой формальной организации, которая  создается по воле руководства для  достижения целей, поставленных руководством, существуют неформальные группы, возникающие  спонтанно и имеющие свои собственные  цели, которые могут отличаться от целей формальной организации. Неформальные группы взаимодействуют с формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и отношение людей к труду и начальству. Первичные характеристики неформальных групп: