Роль неформальной группы в деятельности организации

8. Обмен информацией в организации

     Процесс обмена информацией в  организациях условно можно разделить  на две категории: формальная  и неформальная передача информации.

     В каждой организации существует некая официальная структура, с помощью которой сведения передаются по назначению. Но эта формальная их передача дополняется большим количеством информации, передача которой происходит от желания и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда это официально не разрешено или даже запрещено.

     Система неформальной передачи  информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. В то время как она часто дает возможность организации быстрее, чем по формальной процедуре, получать информацию и приспособиться к меняющимся условиям, она же вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неверной, поскольку она не подлежит официальному контролю.

     Гибкое использование развитой системы формальной и, что особенно важно, неформальной передачи информации дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь полноты понимания, а руководству организации добиться большего влияния на неформальные группы, что было бы невозможно при наличии лишь формальной системы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Применение  данных методов для  повышения эффективности  управления неформальными  группами на предприятии «Дейма»

Одним из вариантов проведения исследования эффективности управления неформальными  группами является опрос руководства  организации. Данный метод был использован  на предприятии «Дейма». Вопросы, заданные руководству организации, представлены в следующем порядке:

При проведении данного опроса ставились следующие  задачи:

1. Получить  данные о том, какой информацией  о своих неформальных группах  обладает руководство предприятия;

2. Получить   объективную   информацию   об   положительных    и   отрицательных сторонах управления  неформальными группами на данном  предприятии;

3. Предложить  способы более эффективного управления  неформальными группами.

     В исследовании приняло участие  восемь человек. Характерной чертой  опроса стало конструктивное, взвешенное  отношение руководства к поставленным  вопросам, наряду с их уверенностью  в полезности и необходимости  необычного мероприятия.  

     Результаты опроса свидетельствуют  о том, что руководство фирмы  знает о наличии неформальных  групп на предприятии, имеет  правильное представление о причинах  их возникновения, а также считает  необходимым взаимодействовать  с ними. На вопросы об особенностях  характеристик неформальной группы  и их влиянии на деятельность  формальных групп получены правильные  ответы.  

     Проведенный на предприятии «Дейма»  опрос показал, что управление  неформальными группами в данной  организации имеет следующие  положительные стороны: 

1. Руководство  предприятия считает, что неформальные группы могут помочь формальной организации в достижении ее целей;

2. Перед тем, как принять какое-либо управленческое решение подавляющее большинство опрошенных просчитывают возможность отрицательного воздействия на неформальные группы и принимают решения в соответствии с этим;

3. На  предприятии существуют клубы  руководящих работников, для них проводятся  конференции и собрания по различным вопросам. К руководителям «среднего звена» отношение начальства несколько «мягче», чем к остальной части персонала предприятия. 

4. Руководство  предприятия «Дейма» считает, что только из-за того что лояльности руководителя «среднего звена» не удалось добиться, нет необходимости его заменять. В практике руководства данной проблемы еще не стояло. Однако, если лояльность руководителя «среднего звена» к своим подчиненным будет мешать деятельности предприятия, руководство организации посчитает нужным заменить его.

5. Руководство  предприятия считает, что перевод сотрудников из одного места работы на другое является одним из методов эффективного управления неформальными группами. Данный метод на предприятии применяется.  

     Отрицательными сторонами управления  неформальными группами являются:

1. На  предприятии «Дейма» никаких  общественных мероприятий не  проводиться и не планируется.  Руководство организации считает,  что в этом нет никакой необходимости  и будет только отвлекать людей  от собственных дел.

2. Для  принятия какого-либо решения  одни из опрошенных ответили  что не привлекают членов организации  к обсуждению данных вопросов, другие – привлекают, когда считают  это необходимым для себя.   

3. Руководство  предприятия считает, что размещение  кабинетов не повлияет на поведение  членов неформальной группы и,  соответственно, не применяет данный  метод управления на предприятии.

4. Руководство  организации знает естественных  лидеров неформальных групп на  предприятии, но не применяет никаких методов управления ими.

5. Руководство  предприятия «Дейма» считает возможным за счет гибкого использования различных каналов передачи информации усилить свое влияние на неформальные группы, однако каналы неформальной передачи информации для влияния на неформальные группы не используются.

     Для повышения эффективности  управления неформальными группами  руководству предприятия «Дейма»  необходимо применять следующие  методы влияния:   

1. Необходимо  привлекать сотрудников для обсуждения  различных вопросов касающихся  деятельности предприятия, консультироваться с ними и принимать решения с учетом их пожеланий и рекомендаций; 

2. Проводить спортивные соревнования и другие мероприятия для сотрудников во внерабочее время с целью формирования у своих служащих лояльности. Необходимо внушить, что все содействующее целям организации содействует и целям отдельного человека;

3. Руководству  предприятия необходимо пытаться  управлять лидерами неформальных групп, контролировать их деятельность и использовать ее для влияния на неформальные группы;     

4. Необходимо  развивать и использовать каналы  неформальной передачи информации, так как данный метод имеет много позитивных моментов для управления неформальными группами и его применение будет способствовать более эффективному влиянию на данные группы;

5. Необходимо более внимательно отнестись к размещению кабинетов в организации.  
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В ходе проделанной работы  проведен анализ неформальной  группы. Даны общее понятие группы, рассмотрены отличия неформальных  групп от формальных, а также  характеристика неформальной группы, ее возникновение и роль в  процессе функционирования организации.

     Группа – это относительно  обособленное объединение двух  или более лиц, находящихся  в достаточно устойчивом взаимодействии  и осуществляющих совместные  действия в течение достаточно  долгого промежутка времени.

     Как мы выяснили, существуют два  типа групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют  значение для организации и  оказывают большое влияние на  членов организации.

     Формальные группы выделяются  как структурные подразделения  в организации. Они имеют формально  назначенного руководителя¸ формально  определенную структуру ролей,  должностей и позиций внутри  группы, а также формально закрепленные  за ними функции и задачи.

     Неформальные группы создаются  не распоряжениями руководства  и формальными постановлениями,  а членами организации в соответствии  с их взаимными симпатиями, общими  интересами, одинаковыми увлечениями  привычками и т.п. Они представляют  собой спонтанно сложившуюся  систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом  более или менее длительного  межличностного общения.

     Изученные нами особенности характеристик  неформальных групп, а именно: социальный контроль, осуществляемый  неформальной организацией; тенденция  к cопротивлению переменам; наличие  своих неформальных лидеров, помогли  нам глубже изучить данную  проблематику и в дальнейшем  найти необходимые рычаги управления  данными группами.   

     Мы выяснили, что причиной возникновения  неформальной группы в формальной  организации является неизбежная  ограниченность формальной организации,  которая не может охватить  и регулировать все процессы  функционирования социальной организации,  а также является следствием  естественного стремления человека  к объединению с другими людьми, к формированию устойчивых форм  взаимодействия с ними.

     Неформальные группы несут в  себе как отрицательное, так  и положительное влияние на  деятельность формальной организации. 

     К отрицательным сторонам относятся:  распространение ложных слухов, преданность людей группе, тенденция  к сопротивлению всяким переменам  и тенденция к сохранению укоренившихся  стереотипов задерживают необходимую  модернизацию производства и  др. Положительные стороны деятельности  неформальной организации - преданность  группе может перейти в преданность  организации, цели группы могут  совпадать с целями формальной  организации, а нормы эффективности  неформальной организации могут  превышать нормы формальной организации, неформальные каналы связи могут помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций т.д..

     Нами изучены механизм управления  неформальными группами и методы, применяемые в управлении. К методам  управления относятся: консультации  с группами, обучение и внушение, обеспечение лояльности руководящих  работников, замена руководителя  «среднего звена», перевод сотрудников  на другое место работы, размещение  кабинетов, признание естественных  лидеров, обмен информацией в  организации.

     В практической части работы  мы разработали анкету и провели  исследование по вопросу эффективности  управления неформальными группами  на предприятии «Дейма». По  результатам проведенного опроса  нами были предложены способы  более эффективного управления  неформальными группами. Основными  из них являются: обеспечение  лояльности сотрудников организации, управление лидерами неформальных групп, использование в управлении каналов неформальной передачи информации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬзУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Издательство «ДЕЛО», 1997
2. Чуйкин А.М. Основы менеджмента: Учебное пособие – К.: КГУ , 1996.
3. Саймон Г.А., Смитбург Д.У., Томнсон В.А. Менеджмент в организациях/Под ред. Емельянова А.М. – М.: Экономика , 1995.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Человек, стратегия, организация, процесс. – М.: Высшая школа , 1996.
5. Грачев М.В. Суперкадры. Управление персоналом в международной корпорации. –М.: Дело, 1993.
6. Дизель П.М.., Мак-КинлиР.У. Поведение человека в организации. – М.: Фонд “За экономическую грамотность”, 1993.
7. Иванцевич Д.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления: Основы управления персоналом – М.: Дело, 1993.