Самоменеджмент как способ эффективного распределения времени

Тема: «Самоменеджмент  как способ эффективного распределения  времени»

 

                                                   План:

 

1. Введение……………………………………………………………………………….3

2. Факторы, определяющие дефицит времени………………………………………...4

3.Закон Парето или Принцип 80/20…………………………………………………….6

4. Методики управления временем (тайм- менеджмент)……………………………..8

5. Баланс времени как  фактор успешной карьеры…………………………………….15

6. Заключение……………………………………………………………………………19

7. Список литературы…………………………………………………………………...20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1. Введение

 

Всем известная истина – «Время - деньги», похоже начнает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга  Марка 
Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится. 
Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. 
То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. 
При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше. 
В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 
16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом». 
Рабочее время большинства современных руководителей современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение. 
Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят». 
В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. 
Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени. 
Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

Приступая к написанию своей  работы, я ставлю перед собой цель раскрыть все многообразие возможностей рационально использовать и экономить  собственный временной ресурс и  выявить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса. В качестве основных задач будут выступать  нахождение порядка осуществления  различных этапов методики тайм-менеджмента, выявление всего многообразия причин дефицита времени и демонстрация на конкретном примере действий по внедрению системы управления временем.

 

2. Факторы определяющие  дефицит времени.

 

Можно выделить большое  количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных  действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана  непосредственно с личностью  руководителя, однако на большинство  из них руководитель имеет возможность  повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия  этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

 

1.) Причины, которые  являются следствием неграмотных  действий руководителя

К первой группе отнесем  те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость  работы, плохо налаженный в организации  обмен информацией, отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности, выполнение задач, которые  вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. 
Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом. 
Рассмотрим эти факторы. 
-  Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого

руководителя, но и  общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к  постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых  для дальнейшей работы различных  отделов, подразделений и отдельных  работников. При этом отвлекаются  не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией. 
-  Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может». 
-  Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем. 
-  Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции. 
-  Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

 

2.) Причины, которые  не зависят от руководителя

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые  не зависят от руководителя. Это  работа с корреспонденцией, большой  поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние  на потери времени. 
Рассмотрим эти факторы: 
-  Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%. 
-  Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь». 
-  «Воры времени». «Воры времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:[3] a) Телефонные звонки. b) Заглядывающие к нам люди. c) Проблемы с компьютерным оборудованием. d) Изменение очередности работ, навязываемое коллегами. e) Недостаток организационного планирования. f) Неумение слушать других людей. g) Неудовлетворительная организационная структура. h) Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. i) Нерешительность в деловых вопросах. j) Плохо организованные и скоординированные собрания. k) Отвлекающие факторы на рабочем месте. l) Чрезмерная офисная бюрократия. m) Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

 

3.) Причины, непосредственно  связанные с личностью руководителя

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно  зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы  снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти  факторы не позволят рационально  использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная  группа факторов, так как чтобы  эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит  себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях. 
Рассмотрим эти факторы: 
-  Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. 
-  Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело. 
-  Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

 

 
3. Закон Парето  или Принцип 80/20

 

В большом количестве статей ссылаются на Закон Парето или  Принцип 80/20

Очень правильно говорится: «Определите, какие 20% того, что вы делаете, в наибольшей степени помогут  вам добиться успеха в будущем, и  затем сконцентрируйте свое время  и энергию на этих 20%».

Однако существует устойчивое заблуждение: скорее даже по старой традиции формулировку Закона Парето или Принципа 80/20 приписывают самому Парето: «Уроженец Франции, экономист Вильфредо Парето (1848— 1923) заметил, что в большинстве случаев 20% факторов определяют 80% случившегося (например, 20% клиентов приносят компании 80% прибылей)». Он назвал это «законом Парето».

На самом деле Вильфредо  Парето никогда не употреблял выражение  «80/20». Его открытие заключалось  в выявлении математической закономерности.

Формула выглядит следующим  образом:

log N = log A + m log x  
где N является числом людей, получающих доход выше, чем х;  
А и m – константы.

 

Что касается Закона Парето или Принципа 80/20,то ни сам Парето, ни его последователи в течение целого поколения не сделали этого достаточно простого упрощения, которое вытекает из методики Парето и оказывается более доступной для понимания трактовкой, чем любая из данных им самим.

Он даже не установил тот  простой факт, что 80% доходов зарабатывается 20% работающего населения. Открытие Парето – систематическая и предсказуемая  несбалансированность. Собственно, именно это и взволновало Парето и  его последователей. Открытое им устойчивое со-отношение между числом получающих доход людей и их суммарным  доходом; это соотношение носит  логарифмический характер и имеет  похожий вид для любого периода  времени и страны.

Эту математическу зависимость, которая легла в основу Закона Парето или Принципа 80/20, была обнаружена ровно в 1897 году. И только во второй половине двадцатого века это открытие стали называть Законом Парето или  Принципом 80/20 (или принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом  наименьшего усилия, принципом Дисбаланса).

Закон Парето или Принцип 80/20 оказал огромное, хотя и незаметное широкой публике, влияние на людей  и бизнес.

 

Так что же в действительности обнаружил Вильфредо Парето? Что  лежит в онсове Закона Парето или  Принципа 80/20?

Он рассматривал распределение  богатства и доходов в Англии XIX века, и выяснил, что большая  часть доходов и материальных ценностей принадлежит меньшинству  людей в исследованных группах. Кроме того, он установил два очень  важных факта.

Первый факт – это существование неизменного математического соотношения между численностью группы людей (в процентах от общей численности рассматриваемого населения) и долей богатства или дохода, контролируемой этой группой.

То есть, если известно, что 20% населения владеют 80% материальных ценностей, то можно с уверенностью сказать, что 10% населения имеют приблизительно 65% материальных ценностей, а 5% населения  — 50%. Для Парето главным здесь  были не цифры, а тот факт, что  распределение богатства среди  населения оказалось предсказуемо несбалансированно.

Второй факт –данная схема дисбаланса оставалась неизменной для статистических данных, относящихся к различным периодам времени и различным странам. Будь то данные по Англии за любой период ее истории или доступные Парето данные по другим странам за разные периоды времени.

Парето был блестящим  новатором, поскольку до него никому не приходило в голову рассмотреть  две системы взаимосвязанных  данных — распределение доходов  или богатств и число людей, получающих доход или владеющих собственностью, и сравнить процентныесоотношения  между двумя этими данными.

 

К сожалению, хотя Парето и  осознавал важность своего открытия, он не преуспел в объяснении его.

В течении целого поколения  значение Закона Парето или Принципа 80/20 оставалось недооцененным. Вплоть до второй половины прошлого века.

Ну и пару слов о том, почему Закон Парето или Принцип 80/20 настолько важен. Закон Парето или Принцип 80/20 имеет огромную важность потому, что он противоречит тому, что привыкли считать логичным: что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение; что все клиенты одинаково для нас ценны; что каждая сделка, каждый продукт и каждый вырученный от продажи рубль так же хороши, как и другие. Что все работники отдельно взятой категории приносят приблизительно одинаковую пользу; что любые день, неделя или год одинаково важны для нас. Что все наши друзья одинаково ценны.

 

Закон Парето или Принцип 80/20 говорит о том, что если мы изучим и проанализируем два набора данных, относящихся к причинам и результатам, то скорее всего получим картину несбалансированности. В пропорции, в идеале близкой к 80/20, но не только, возможны и любые другие значения, отличные от пропорции 50/50.

Иными словами, понимание Закона Парето или Принципа 80/20 дает четкое представление того, что в действительности происходит в окружающем нас мире.

 

 

 

4.  Методики управления временем (тайм- менеджмент)

 Основные методы тайм-менеджмента

Для решения проблем, связанных  с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм- менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать  свой рабочий день и рабочее время  своих подчиненных. Тайм- менеджмент – это совокупность общих методов  и рекомендаций, и для каждого  человека и организаций следует  подбирать их отдельно, индивидуально. 
Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри 
Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной. 
В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм- менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.[4]