Самоменеджмент руководителя

    Эффективное делегирование предполагает соответствующую  организацию труда: планирование руководителем делегирования своих задач и контроль за их выполнением и соблюдением сроков с помощью листка контроля.

    Важное  значение для результативности управленческой деятельности имеет рациональная с  точки зрения расхода времени  организация трудового процесса менеджера. Это требует условного деления его рабочего дня на три части.

    В соответствии с этим организационные  принципы распорядка дня также можно  разделить на три группы. Так, правила  начала дня:

    Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям?

    Необходимо  также продумать следующие моменты:

• с кем сегодня необходимо встретиться?
• какие трудности и проблемы может "уготовить" этот день, как их преодолеть?
• начинайте работу по возможности в одно и то же время;
• пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы;
• начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам;
• согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем, который является вашим партнером в создании оптимальных условий для деятельности;

    Правила основной части дня:

    1. Экономьте свое собственное рабочее  время путем подготовки к работе  и планирования.

    2. Устанавливайте приемлемые для  выполнения задания сроки, а также находите альтернативные варианты.

    3. Не отвлекайтесь на решение  внезапно возникших неотложных  проблем. В каждой организации  возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит  к тому, что на некоторое время  откладываются запланированные важные задачи и как следствие - дополнительные затраты времени и средств.

    4. Избегайте незапланированных импульсивных  действий. Если вы во время  работы вдруг захотели сделать  что-то другое, например позвонить  кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информацию, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

    5. Делайте регулярно (после 1 ч  работы) короткие паузы (не более  10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.

    6. Объединяйте небольшие однородные  задачи в рабочие блоки. Благодаря  непрерывности процесса экономится  время.

    7. Старайтесь начатое дело доводить  до конца. На отвлечение от  основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.

    8. Используйте незапланированные  промежутки времени, образовавшиеся  от ожиданий и "холостых  ходов", а также последние минуты  перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

    9. Работайте антициклично. Выполняйте  самые важные запланированные  задачи в течение более спокойного  дообеденного периода, т. е.  до того, как наступит пик активности  у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея. "Беспокойный" период используйте при этом для выполнения задач категории В.

    10. Зарезервируйте для выполнения  важных дел один спокойный,  или закрытый, час, в течение  которого вам никто не может  помешать.

    11. Установите время для себя (1 ч), занесите его в свой план  дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный  характер, например для повышения  квалификации. Отгородите себя на  это время от внешнего мира.

    12. Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов.

    Правила завершения рабочего дня:

    Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте  намеченное в плане дня с реально  выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.

    Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.

    Отправляйтесь домой с хорошим настроением. В смысле позитивного образа жизни  важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

    Эти правила должны послужить импульсом  для составления плана дня.

    Следует также учитывать работоспособность  менеджера. Работоспособность - это  состояние физиологических и  психологических функций индивида, характеризующее его способность  выполнять определенную деятельность с заданной эффективностью, требуемым качеством и в течение требуемого времени.

    Работоспособность каждого менеджера в современных  условиях находится в зависимости  от целого ряда объективных и субъективных факторов и подвержена определенным колебаниям:

• к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в "щадящем" режиме;
• пик работоспособности приходится на первую половину дня, и поэтому задачи категории А следует выполнять в начале дня;
• после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи категории С), после чего следует приступить к задачам категории В.

    Менеджеру рекомендуется работать с учетом указанных естественных колебаний  работоспособности. При этом следует  иметь в виду, что колебания  кривой работоспособности будут  несколько отличаться от колебаний его индивидуальной работоспособности, так как у каждого человека наблюдаются некоторые отклонения от нормы. В связи с этим нужно определить свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений построить свою "кривую работоспособности".

    Кроме того, следует сравнить распорядок рабочего дня предприятия с кривой своей работоспособности и решить, как лучше его согласовать  с распорядком на предприятии, в  том числе со временем выполнения важных дел.

    Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

    Важным  фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь  свойствами характера человека, его  склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

    Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

    Рекомендуется составлять листы-памятки, которые представляют собой разграфленные листы, на которых в определенном порядке перечисляется то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Их используют для повторяющихся работ. Листы-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться, являются накопителем опыта. Они служат инструментом личной подготовки к работе. Разложение работы при этом на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном, исключает то, что какое-либо дело может быть забыто.

    Листы-памятки  особенно рекомендуются для осуществления  анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки собраний, совещаний, конференций, докладов, командировок и т. п.

    Последней функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы.

    Контроль  выполняет три задачи:

• осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
• сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
• корректировку установленных отклонений.

    Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых  задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

    Для осуществления контроля рекомендуется  регулярно проверять свои планы  и организацию труда, постоянно  задавать себе следующие вопросы:

    Действительно ли я решаю необходимые задачи?

    Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

    Справляюсь  ли я с запланированными задачами в установленное время?

    Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?

    Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?

    Веду  ли я борьбу с "помехами" и "поглотителями  времени"?

    Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение  фактического использования времени  в течение дня и недели с  запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

    Исходным пунктом самоорганизации деятельности менеджера является намерение достичь поставленных целей.

    Контроль  результатов труда с точки  зрения достижения цели должен производиться  после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных  проектов - на промежуточных стадиях (промежуточный контроль).

    Необходимо  осуществлять регулярный контроль своих  годовых, месячных, недельных и дневных  планов, отвечая на вопросы:

    Какие результаты были достигнуты?

    Что осталось несделанным и почему?

    Где было потеряно время?

    Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

    Таким образом, рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность  его деятельности, создает предпосылки  для успешного руководства коллективом. 
 

 

Заключение

     Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить со временем - самоменеджмент. Причем качество последнего определяет эффективность первого.

     Управление  временем - вещь очень личная. Из десятков предложенных советов мы должны подобрать  только те, что походят именно вам, и заставить их работать на себя. Научиться управлять временем - задача не для слабого человека. Власть над временем дается только в непрерывной борьбе с «расточителями времени». В формировании стиля управления руководителя, самоменеджмент дает возможность глубже заглянуть в внутрь ошибок, осуществляющихся при управлении коллективом. Способность проанализировать и выбрать нужный или оптимально подходящий стиль для осуществления управленческой деятельности организации. Самоменеджмет над собой дает не только возможность правильно руководить коллективом и добиваться лучших результатов в работе, но и приучает к построению четко организованной жизненной деятельности человека. Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель инновационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат невозможно без работы над собой, без самоменеджемента. В работе были рассмотрены прогрессивные методики планирования, практические советы и рекомендации по эффективной организации своей деятельности, планированию рабочего времени, установлению приоритетов в работе.

Список  использованной литературы

 

1. Менеджмент: Пособие  для подготовки к экзаменам /Сост. Руденко В. И. Изд. 4-е. — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 192 с. (Зачет и экзамен).
2. Ионова СМ., Шумал С.С. Шпаргалка по менеджменту: Ответы на экзаменационные билеты. — М.: Аллель-2005. — 64 с. — (Полный зачет).
3. Менеджмент. Учебное пособие для студентов вузов. Под редакцией В.В. Лукашевича, Н.И. Астаховой - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 255 с. (Серия «Высшее профессиональное образование : Менеджмент»).
4. Практикум по теории управления: Учебное пособие /Под ред. Ю. В. Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. —2-е изд., доп. -М.: Финансы и статистика, 2005. - 304 с: ил.
5. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. 2е издание переработанное и доп.- М.: ИНФРА-М , 2007- 622с. ( Серия « Высшее образование»)
6. Гусева Е.П. МЕНЕДЖМЕНТ: Учебно-методический комплекс. –М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. – 416 с.
7. Зайверт Л. Указ. соч. — С. 20—21.