Система контроля исполнения управленческих решений на предприятии

     Содержание  функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием  других функций управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.

     Тесная  связь контрольной функции с  функцией планирования проявляется  в формулировании целей и контрольных  показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

     Связь контроля с функцией организовывания  прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и  установлении субъекта и объекта  контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации  по разным уровням иерархии.

     Субъекты  и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны  в положениях о подразделениях и  должностных инструкциях.

     Результаты  контроля, в соответствии с теорией  Портера- Лоулера, являются необходимым  условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

     Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и  внутренней среды - залог успеха функционирования организации. [Беляцкий Н.П. Управление персоналом.- Мн.: ИП Экоперспектива, 2000. 319 с.] 
 
 

1. Значение, функции и виды контроля

     Контроль — (фр. controle — проверка) 1) составная часть управления экономическими объектами и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому положению, предусмотренному законами, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями; 2) контроль над объектом, реальная власть, сосредоточение прав управления объектом в одних руках. [Словарь «Борисов А.Б. Большой экономический словарь. — М.: Книжный мир, 2003. — 895 с.]

     Под контролем понимают процесс, направленный на обнаружение количественных и  качественных отклонений от запланированных показателей. О количественных отклонениях говорят в том случае, если задание выполняется, но недостаточно хорошо (например, выпущено продукции меньше, чем планировалось). Качественные отклонения имеют место тогда, когда задание не выполняется (например, к выпуску партии товара еще не приступили).

     Управленческий  контроль включает в свой состав три  важных компонента:

     • установление стандартов. Контроль трудно осуществлять, если цели не являются конкретными. В этом случае возникает опасность  несогласия относительно того, является ли деятельность работника результативной: работник будет убежден, что выполнил все, что от него требуется, тогда как руководитель будет придерживаться иного мнения. Чтобы избежать этого, необходимо как можно более четко определять цели и делать это таким образом, чтобы было легко установить, выполнены ли задания;

     • сопоставление достигнутого за некоторый  период с тем, что было запланировано. Если цели хорошо определены, то всегда можно сказать, в какой степени  они были достигнуты. Кроме того, это дает возможность судить о том, можно ли считать работу выполненной. Хорошо сформулированные цели помогают определить, что еще необходимо сделать;

     • указание на способы исправления  ошибок. Если план не выполнен, необходимо определить, что еще следует сделать. Иногда на этом этапе приходится пересмотреть стандарт, поскольку требования не всегда бывают реалистичными. Контроль не всегда приводит к обнаружению отклонений. Если же это произошло, необходимо каким-то образом влиять на ситуацию. [Глубоков Е.П. Как принять решение?- М.: Экономика 1990.]

     Виды  контроля. Контроль может принимать  самые разнообразные формы в  зависимости от того, какие цели он преследует. Поэтому будущий руководитель должен знать, для каких целей  контроль может использоваться. Незнание видов контроля может привести к тому, что информация, которую руководитель будет стремиться получить, будет однобокой, необъективной, а следовательно, и степень владения ситуацией у такого руководителя будет крайне низкой.

     Прежде  всего, различают предварительный, текущий и итоговый контроль. Предварительным контролем называют контроль, который предшествует активной деятельности и, тем более, каким-то результатам. Основная задача предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделение к выполнению тех или иных задач.

     Предварительный контроль может быть направлен на персонал организации, оборудование, систему  управления, условия труда, материальные и финансовые ресурсы предприятия, продукцию и т. д.

     Предварительный контроль позволяет получить очень  важные результаты. Если организация  или ее подразделение не готовы к  выполнению определенных задач, для  того, чтобы это стало возможным, необходимо изыскивать дополнительные ресурсы или средства, а также  принимать организационные меры, направленные на улучшение ситуации. Если же такая готовность имеется, можно спокойно приниматься за новое дело. Своевременный контроль, таким образом, помогает со значительной долей вероятности исключить возникновение непредвиденных ситуаций и неотвратимых ошибок.

     Предварительный контроль персонала осуществляется при помощи таких средств, как  тестирование, собеседование и изучение личных документов. В зависимости  от поставленных целей определяется и содержательная сторона используемых средств (например, характер вопросов).

     Текущий контроль направлен на деятельность организации и осуществляется с  точки зрения стратегических и тактических  целей, которые стоят перед ней.

     Текущий контроль имеет две основные разновидности  — стратегический и оперативный контроль. Цель стратегического контроля состоит в проверке деятельности организации на соответствие ее стратегическим целям. Напомним, что стратегические цели отражают наиболее важные результаты, которые стремится достичь организация за определенный срок.

     Стратегический  контроль может быть как количественным, так и качественным. В последнем  случае контролироваться могут такие  аспекты деятельности предприятия, как внедрение научных разработок, новых технологий, улучшение условий  труда и т. д.

     Цель  оперативного контроля - определить соответствие текущей деятельности определенным критериям, нормативам и параметрам. В силу этого оперативный контроль в большей степени связан с  производством, чем стратегический контроль.

     Как правило, объектами текущего оперативного контроля являются соблюдение норм и нормативов, действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, неизготовленной и готовой продукции, качество продукции.

     Оперативный контроль, фактически, сливается с  оперативным управлением, поскольку  направлен на решение текущих, актуальных задач. Дело в том, что результаты, полученные при помощи оперативного контроля, требуют моментального принятия решений: получение информации об отклонении, например, в производственном процессе должно сразу же вылиться в решение, связанное со способом устранения этого нарушения.

     Кроме того, оперативное управление обычно не допускает приостановки производственного процесса, все изменения в соответствии с решениями должны вноситься без приостановки процесса производства.

     Итоговый  контроль направлен на выяснение  того, были ли достигнуты запланированные  показатели. Как правило, итоговый контроль касается не только сравнения запланированных показателей с реальными. Он предполагает также выявление причин, по которым результаты именно такие. Кроме того, итоговый контроль является основанием для составления будущих планов, а также рекомендаций и указаний для работников.

     С точки зрения степени охвата, различают  сплошной (полный) и выборочный контроль. При сплошном контроле проверяется  весь объем выполненной работы, то есть каждая единица выполненной  продукции. Сущность выборочного контроля состоит в том, что проверяется не весь объем работы, а некоторая случайно выбранная ее часть.

     К выборочному контролю прибегают  в том случае, когда нет возможности  проверить каждую единицу контроля.

     Например, далеко не всегда есть возможность  проверить качество каждой единицы большой партии товара. В этом случае и проводят выборочный контроль. Наличие статистических закономерностей позволяет на основании проверки части партии с большей или меньшей степенью достоверности предположить, например, сколько бракованного товара будет содержаться во всей партии. А это позволяет предсказать, сколько товара будет возвращено и потребуется заместить качественным товаром. [Глущенко В.В., Глущенко И.И. Разработка управленческого решения. Прогнозирование – планирование. Теория проектирования экспериментов. Г.Железнодорожный, Московская область: ТОО НПЦ «Крылья», 1997-400 с.] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Методы  контроля и механизм его осуществления 

     Метод контроля наблюдение представляет собой  общее ознакомление с состоянием финансовой деятельности объекта.

     Метод контроля проверка - затрагивает основные вопросы финансовой деятельности и  проводится на месте с использованием балансовых, отчетных и расходных документов для выявления нарушений финансовой дисциплины и устранения их последствий.

     Еще один метод контроля обследование - производится в отношении отдельных  сторон финансовой деятельности и опирается на более широкий круг показателей, что принципиально отличает его от проверки. При обследовании используются такие приемы, как опрос и анкетирование.

     Метод контроля анализ,как и предыдущие методы, нацелен на выявление нарушений  финансовой дисциплины. Проводится на базе текущей или годовой отчетности и отличается системным и пофакторным исследованием.

     Финансовый  контроль не может быть сведен только к аналитической деятельности. Можно  лишь ограниченно использовать специфические  приемы финансово-экономического анализа.

     Метод контроля ревизия производится с  целью установления законности и  финансовой дисциплины на конкретном объекте и является основным методом  финансового контроля. Она проводится на месте и основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств. В зависимости от содержания ревизии делятся на документальные и фактические.

     По  времени осуществления ревизии  делятся на плановые и внеплановые. В основном ревизии проводятся в соответствии с планом, который составляется в вышестоящих органах, министерствах и ведомствах.

     Задача  предварительного контроля - это выявление  и предотвращение потенциального источника  отклонения цели от намеченной на основе учета возможных нарушений в технологических процессах. Наличие программы ремонта оборудования с регулярной проверкой его состояния является типичным примером системы предварительного контроля. В качестве других примеров можно привести правила и кодексы поведения, функционирование системы пожаротушения, тренировки по ликвидации аварий, пожаров, наличие перечня операций по запуску оборудования, методы планирования операций.

     Контроль, осуществляемый во время технологического процесса за правильностью его исполнения, называется текущим. Механизм текущего контроля реализуется через автоматические датчики, счетчики, системы сигнализации разных видов, измерительные приборы и т.д. При отсутствии данных приборов менеджер был бы вынужден только наблюдать визуально производственные процессы и сравнивать происходящие события с их описанием в инструкциях, привлекая для этого и работников подразделения.