Современные принципы управления организацией

     Формулировка  идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Часто непродуманная или неудачно сформулированная идея препятствует достижению взаимопонимания.

     Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. Такими символами могут быть слова (звуки, буквы), интонации, жесты, графические изображения и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

     Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, и т.д. В ряде случаев желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность.

     Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование – это перевод символов сообщения в мысли получателя. Однако в силу ряда причин, которые будут рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

     Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность  обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь (реакция получателя на принятое им сообщение). Она реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

     Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержится его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель получателем, ожидающим сообщения-ответа.

     Передача  ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

     Для достижения взаимопонимания может  потребоваться несколько таких циклов и, соответственно, больше времени. Но, хотя это и замедляет процесс коммуникации, зато делает его более точным и эффективным.

     2.3 Проблемы в межличностных  контактах.

Такими  проблемами довольно часто являются

     -  психологические различия в восприятии  (в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния);

     - семантические барьеры – проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей; [Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.]

     - невербальные символы (выражение лица, позы, жесты, интонации) – их несоответствие вербальным, способно существенно исказить смысл передаваемого сообщения. 

     Эти проблемы решаются, прежде всего, путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного- организационного характера.

     Организационные проблемы:

     - фильтрация (сжатие информации для ускорения ее движения) – может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации. Кроме того, сообщения, передаваемые на высшие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

     - перегрузка каналов связи – может быть вызвана как нехваткой или несовершенством технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков;

     - нерациональная организационная структура. – приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, т.к. каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что, естественно, создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.

     2.4 Характеристики коммуникационных  сетей

     Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в  сети и ее характером. Для уменьшения возможных "шумов" в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций.

     Основные  комбинации каналов связи между  работниками и/или подразделениями  организации могут быть сгруппированы в три основные системы связей: последовательную (1), веерную (2) и круговую (3–5) (рисунок 1.3). 

 

     Рисунок 1.3– Системы связей в организации

Различные сети коммуникации не равноценны по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова (таблица 1.1). 
 

Таблица 1.1 – Качественные характеристики различных  видов коммуникационных систем

 

     Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при  формировании и развитии организационной  структуры. 
 
 

  

     3.