Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Мая 2011 в 05:51, контрольная работа
Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время.
Введение 3
1 Причины дефицита времени 4
2 Анализ использования рабочего времени 5
3 Самоменеджмент 7
3.1 постановка целей 7
3.2 Планирование 9
3.3 Принятие решений 12
3.4 Реализация и организация 14
3.5 Контроль 15
3.6 Информация и коммуникации 15
4 Особенности тайм менеджмента в России 17
Заключение 18
Список литературы 19
Сильные стороны:
Слабые стороны:
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.
У самоменеджмента
есть определённый круг правил и функций:
3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ
Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к.
цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться.
Постановка
целей – это временный процесс,
поскольку в течение
Для того,
чтобы добиться успеха необходимо правильно
выбрать цели. У каждой фирмы, у
каждого менеджера есть одна основная,
важнейшая цель, которая разбивается на
множество небольших промежуточных целей
низшего уровня, достижение которых обеспечивает
достижение цели более высокого уровня
и, в конечном счете, высшей цели.
СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ
Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).
Путём
анализа своих способностей менеджер
определяет, что вообще он может
сделать, т.е. каким личным потенциалом
для достижения своих целей он
располагает. С другой стороны, менеджер
должен ясно представлять себе свои слабости,
чтобы избегать действий, которые могут
способствовать проявлению подобных «качеств»,
или принять меры к избавлению от этих
недостатков. Помочь в этом может составление
баланса своих крупнейших неудач и поражений
и выделение, следствием отсутствия каких
качеств они были. «Знать свои слабости
– значит укреплять свои сильные стороны».
ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ
Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования.
Нельзя брать
на себя слишком много, чтобы не погрязнуть
в невыполненных делах. Следует
устанавливать краткосрочные
3.2
ПЛАНИРОВАНИЕ
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, затраты
времени на планирование не могут
бесконечно увеличиваться, существует
оптимум, после которого дальнейшее
увеличение времени на планирование
становится неэффективным. От общего планового
периода (год, месяц, неделя, день) надо
максимально 1% времени тратить на планирование.
ПРИНЦИПЫ
И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ
ВРЕМЕНИ
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Основные
правила планирования времени:
1. Соотношение (60:40).
Опыт показывает ,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).
События, которые
трудно предусмотреть, отвлекающие
моменты (“поглотители” времени) не
могут быть запланированы целиком без
остатка в связи со спецификой работы
менеджера, которая заключается в том,
что примерно половину рабочего дня
руководитель проводит не на рабочем
месте, т.к. работа требует взаимодействия
с людьми, обмена информацией. Всегда нужно
оставлять определенный процент времени
в качестве резерва для неожиданных посетителей,
телефонных разговоров, кризисов или на
случай недооценки продолжительности
каких-то дел, но при этом стараться сократить
количество “поглотителей” времени.
2. Сведение задач воедино – план действий.
Чтобы составить
хороший план расхода времени, важно
всегда иметь представление о
предстоящих делах. Целесообразно
разделить их на долго-, средне- и
краткосрочные задачи, установить их приоритетность
и действовать в соответствии с нею.
3. Регулярность – системность – последовательность.
Над планами
времени нужно работать
4. Реалистичное планирование.
Т.е. планировать
нужно только такой объем задач,
с которым менеджер реально может
справиться.
5. Восполнение потерь времени.
Восполнять
потери времени лучше по возможности
сразу, например лучше один раз дольше
поработать вечером, чем в течение
следующего целого дня нагонять утраченное
накануне.
6. Фиксация результатов вместо действий.
Фиксировать
в планах нужно результаты или
цели , а не просто какие-либо действия,
чтобы усилия были изначально направлены
непосредственно на достижение цели.
Это поможет избежать внеплановой
деятельности.
7. Установление временных норм.
Опыт показывает,
что на работу, как правило, тратится
столько времени, сколько его
имеется в распоряжении. Поэтому
следует задавать точные временные
нормы, предусматривать в плане ровно
столько времени на то или иное дело, сколько
оно действительно требует.
8. Срок исполнения.
Чтобы избежать промедления
и откладывания дел, следует устанавливать
точные сроки исполнения для всех
видов деятельности.
9. Переработка – перепроверка.
План нужно
постоянно перерабатывать и перепроверять
с точки зрения того, могут ли те или
иные задачи быть выполнены полностью.
10. Согласование временных планов.
Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).
Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.
Установление
периодов времени, которые требуются
для достижения личных и профессиональных
целей, дает чувство уверенности
и представление о наиболее предпочтительном
распределении времени и наиболее целесообразной
очередности дел.
План жизни может послужить исходным пунктом процесса планирования. На его основе выводят долгосрочные цели на ближайшие годы и составляют план на несколько лет вперед. Из плана на несколько лет вперед выводят годовой план, при этом нужно следить за тем, чтобы не заниматься делами, которые относятся к более поздним целям. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Задачи и цели месячного плана переносятся из квартального плана истекшего месяца и учитываются уже с большей детализацией. Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода и составляется в соответствии с объемом всех дел и задач и необходимым для их исполнения временем; в нем также надо предусматривать временные резервы для решения дополнительно возникающих задач так, чтобы соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Дневной план – это самая
последняя и самая важная ступень в системе
планирования времени.
Информация о работе Способы эффективного использования рабочего времени