Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Мая 2011 в 05:51, контрольная работа
Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время.
Введение 3
1 Причины дефицита времени 4
2 Анализ использования рабочего времени 5
3 Самоменеджмент 7
3.1 постановка целей 7
3.2 Планирование 9
3.3 Принятие решений 12
3.4 Реализация и организация 14
3.5 Контроль 15
3.6 Информация и коммуникации 15
4 Особенности тайм менеджмента в России 17
Заключение 18
Список литературы 19
СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ ДНЯ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА “АЛЬПЫ”.
Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делает деловую активность более целенаправленной и ориентированной на следование составленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценить потребность во времени и более реалистично планировать резервное время.
Реалистичный план дня должен в идеале включать лишь то, что руководитель хочет или должен, а также может сделать в этот день, чтобы сконцентрировать и мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил.
Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:
1) составление заданий
( задачи из недельного плана,
расставленные по
2) оценка длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений
по приоритетам и
5) контроль и перенос
несделанного.
Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.
Необходимо
всегда перепроверять свои планы
и изменять их, если они оказываются
не выполнимыми или не позволяют достичь
поставленной цели к сроку. Если же какое-то
дело начато, то оно должно быть доведено
до конца.
3.3
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.
Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.
Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет :
- решать вопросы в соответствии с их неотложностью
Очередность выполнения задач можно определять, пользуясь следующими критериями и методами :
“Внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе”.
Исходя из
этой закономерности, можно сделать
вывод применительно к рабочей
ситуации руководителя: в процессе работы
за первые 20 % расходуемого времени достигается
80% результатов. Это означает, что не
следует сразу браться за самые легкие,
интересные или требующие минимальных
затрат времени дела. Необходимо приступать
к вопросам, сообразуясь с их значением
и важностью.
Техника этого анализа исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях:
Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим пунктам:
Этот принцип является простым вспомогательным средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:
Делегирование является ключевой деятельностью управляющего. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.
Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время, необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей.
Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться, а также способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.
Для того, чтобы успешно осуществлять делегирование необходимо подобрать подходящих сотрудников, четко распределить сферы ответственности, координировать выполнение порученных задач и осуществлять контроль рабочего процесса и результатов, пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчинённых, давать им оценку.
Делегировать
следует рутинную работу, специализированную
деятельность, частные вопросы и подготовительную
работу. Ни в коем случае нельзя делегировать
такую работу, как определение целей, руководство
сотрудниками, задачи высокой степени
риска.
предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.
Правила начала дня:
Правила основной части дня:
Правила завершения рабочего дня:
Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.
У разных
людей разная психология и организм.
Вследствие этого работоспособность
людей различна в различные периоды времени.
Некоторые люди продуктивнее работают
утром, некоторые днём, а некоторые вечером.
Но при этом нельзя сказать, что одни из
них работают лучше, а другие хуже. Просто
пик работоспособности у этих людей приходится
на разные периоды дня. Абсолютные значения
пика и спада продуктивности индивидуально
различаются, но что одинаково для всех
людей – так это относительные, ритмичные
колебания. Все это необходимо учитывать
в своей работе.
3.5
КОНТРОЛЬ
Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:
Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.
Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.
“Тот
кто хочет себя по-настоящему разгрузить
не может отказаться от самоконтроля”.
3.6 ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ
Это самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.
Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладанию информацией.
Информация о работе Способы эффективного использования рабочего времени