Суть и значение понятия «адаптация»

Первый  день работы сотрудника

1. Оформить его в отделе кадров, ознакомить с положениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами. Предоставить необходимые документы (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор).
2. Провести ознакомительную беседу с новичком. Ключевые моменты обсуждения:
• инструктаж по техники безопасности и охране труда; оплата труда; премии и бонусы; условия переработок; условия изменения оплаты; рабочий график, отпуска, больничные; наказания, штрафы; поощрения; кто и на какие вопросы может ответить.
3. Вручить «книгу сотрудника», «комплект новичка», последние выпуски корпоративной газеты.
4. Познакомить нового сотрудника с коллегами, провести экскурсию по подразделению.
5. Организовать беседу с руководителем и/или наставником. Разъяснить план вхождения в должность.
6. Обеспечить допуск в базы данных, и информационные системы компании, создать электронный адрес.

Ознакомление  и общая ориентация (в первую неделю работы)

     На  данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в  области управления персоналом и  т.д.

     Организационные мероприятия необходимые на этом этапе:

1. Обеспечить его участие в Welcome! Тренинг, который может включать экскурсию по предприятию, просмотр фильма о компании, посещение музея.
2. Познакомить его с руководителями других подразделений.
3. Предоставить необходимую корпоративную документацию.

Введение  в организацию

     Работнику сообщают сведения об истории организации, ее перспективах, политике и правилах. Сюда же включаются сведения об организационной  структуре, порядке работы, количестве подразделений и филиалов и их расположении и др. На этом этапе  сотрудник получает бытовую информацию, которая очень важна для него в этот момент. Ознакомление новых  сотрудников с этой информацией  может проводить менеджер по персоналу  либо непосредственный руководитель.

Введение  в подразделение

     Сотрудника  знакомят с работниками и руководителями подразделения, с людьми, с которыми ему необходимо общаться по характеру  выполняемой работы, а также со всеми отделами и подразделениями, с которыми приходится тесно взаимодействовать  в процессе работы и жизнедеятельности  в компании. Кроме того, сотрудник знакомится с внутренними правилами отдела. Именно на данном этапе ему представляют наставника. Наставники могут меняться на определенных этапах развития сотрудника. На этапе введения в подразделение его наставником может быть либо менеджер группы, либо более опытный сотрудник, это зависит от специфики работы организации.

Вхождение в должность.

     На  этом этапе руководитель или наставник  выдает новичку документы с перечнем основных вопросов, необходимых для работы. Наставник показывает место для работы в офисе, оснащение, места хранения документов, инструктирует по использованию технических средств. Детально обсуждает должностную инструкцию и специфику предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности.

     Также наставник информирует о критериях оценки результатов. Сообщает о формах и периодичности отчетности, о внутренних взаимосвязях в отделе. На данном этапе очень важно получить обратную связь от сотрудника. Это может сделать как непосредственный руководитель, так и руководитель отдела Обратная связь дает возможность задать вопросы, прояснить то, что осталось неясным; подчеркивает заинтересованность компании в новом работнике, готовность оказать ему помощь; помогает скорректировать взаимные ожидания, закрепить положительные установки на работу.

Действенная ориентация.

     Данный  этап состоит в приспособлении новичка  к новому статусу и в значительной степени обусловливается его  включением в межличностные отношения  с коллегами. В рамках этого этапа  нужно дать возможность сотруднику активно действовать в различных  сферах, проверяя на себе и апробируя  полученные знания об организации. Важно  в рамках данного этапа оказывать  максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия.

     На  данном этапе у нового сотрудника появляется возможность применить  имеющиеся или только что приобретенные  знания и получить обратную связь  от руководителя или наставника.

Функционирование.

     Этот  этап характеризуется постепенным переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса этот этап наступает после 1—1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то достаточной эффективности можно ожидать уже через несколько месяцев работы нового сотрудника.

Завершение (оценка).

     На  этапе завершения важно получить обратную связь от всех участников процесса адаптации нового сотрудника, провести анализ эффективности самого процесса и его элементов. Необходимо:

1. Обсудить результаты вхождения в должность нового работника.
2. Подвести итоги.
3. Провести беседу с сотрудником при участии руководителя, наставника, сотрудника службы персонала.
4. Уточнить ключевые задачи на год, разработать план индивидуального развития работника.

     В реальной жизни адаптацию сотрудника можно считать завершенной, когда  для коллектива он перестает быть новым сотрудником.

Инструменты адаптации 

Адаптационный лист

     Одним из инструментов управления процессом  адаптации новичка является Адаптационный  лист нового сотрудника (в некоторых  компаниях он называется Дневник  нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки).

     Адаптационный Лист готовится линейным руководителем  и подписывается новым сотрудником  в первый день его работы вместе с должностной инструкцией.

     Структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:

• задачи на испытательный срок;
• мероприятия по адаптации;
• перечень мероприятий к исполнению;
• контроль выполнения.

     Мероприятия по адаптации - те мероприятия, которые разработаны в компании и адресованы новому сотруднику, например вводный инструктаж о правилах в компании; Welcome! Тренинг; знакомство с сотрудниками; обучение в учебном центре; работа с наставником.

     Вместе  с перечнем адаптационных мероприятий указываются дата и время их проведения; фамилия и должность ответственного лица; внутренний телефон ответственного лица; место сбора (в случае необходимости).

     Перечень мероприятий к исполнению — это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить оформление документов в отделе персонала; прохождение теста на знание характеристик продукции/услуг компании; беседу с руководителем по прошествии первого и второго месяцев испытательного срока.

     Одновременно  с перечнем мероприятий к исполнению определяются контрольные даты, а также фамилия и должность ответственного лица.

     Контроль выполнения - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить оформление документов в отделе персонала; прохождение теста на знание характеристик продукции/услуг компании; беседу с руководителем по прошествии первого и второго месяцев испытательного срока.

Welcome! Тренинг

     Welcome! Тренинг — это последний шанс для компании влюбить в себя новичка. Поэтому, помимо передачи новых знаний о компании и существующих порядках, целью тренинга является формирование и повышения лояльности новых сотрудников к компании. Важно понимать, что Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, т. е. он не направлен на отработку каких-либо навыков.

     Формы проведения Welcome! Тренинга

1. Аудиторный тренинг. Преимуществами такой формы является реальное общение как с сотрудниками, проводящими обучение, так и с новичками из других подразделений.
2. Электронный курс. Использование такой формы обучения рекомендуется, когда:
• в обучении участвуют сотрудники удаленных офисов;
• в компанию одновременно приходит много новичков.
3. Смешанный вариант. Такое обучение включает как аудиторные модули, так и элементы электронного обучения. В последнее время данный формат становится наиболее распространенным.

     Содержание Welcome! Тренинга традиционно включает в себя ряд информационных блоков.

     Блок 1. Сведения о компании (история создания; видение, миссия; стратегические приоритеты и цели на текущий период; структура, ключевые фигуры; основные клиенты и партнеры)

     Блок 2. Информация о производимых продуктах/оказываемых услугах (описание сегмента рынка, на котором работает компания; позиция компании на рынке; основные конкуренты; основные характеристики продукта/услуги).

     Блок 3. Объяснение принципов корпоративной культуры (основные положения корпоративного кодекса компании; корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции; корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета).

     Блок 4. Корпоративная политика в области управления персоналом.

     Блок 5. Экскурсия по компании; сюда можно включить посещение производства, музея компании или просмотр фильма о компании.

Корпоративная брошюра

     Корпоративная брошюра Книга сотрудника (другое название Папка сотрудника) может  издаваться как в печатной форме, так и в электронной. Как показывает практика, наиболее удобный формат такого издания — А6, что позволяет  ему называться карманным справочником.

     Цель книги сотрудника - сориентировать новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о компании.

     Помимо  информационных блоков Книга сотрудника также может включать следующие  блоки: приветствие руководителя; карту-схему предприятия; описание организационной структуры с указанием имен и фотографиями; основные положения кадровой политики; сведения о корпоративной символике; словарь основных терминов (как приложение к характеристике продуктов/услуг); телефонный справочник; дополнительную информацию об организации работы: алгоритм заказа канцелярских принадлежностей, посещения столовой, например.

Дни новичков

     Дни новичков в компании могут проходить  с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты —  один раз в месяц и один раз  в квартал. Главная цель таких  мероприятий — командообразование.

Комплект  новичка

     Комплект  новичка обычно включает в себя:

• должностную инструкцию, локальные нормативные документы, в том числе Положение о персонале;
• Адаптационный лист;
• Книгу сотрудника;
• корпоративные памятки, положения;
• последний выпуск корпоративного издания;
• маркетинговые материалы;
• корпоративный сувенир (например, ручка, блокнот и т. п.);

Информация  о новичке

     Важно не только представить новому сотруднику его будущих коллег, но и рассказать о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:

• интернет-страницу «Наши новички»;
• электронную рассылку;
• информационный стенд;
• корпоративный бюллетень или газету;
• личное представление.

Информация  о новом руководителе

     В случае прихода нового руководителя HR-службе имеет смысл подготовить  план его знакомства с сотрудниками. Информацию о руководителе нужно  распространить по всем каналам внутри организации, и она должна включать следующие сведения:

• образование и опыт работы;
• успехи и достижения в предыдущих проектах;
• взгляды на организацию рабочего процесса.