Суть и значение понятия «адаптация»

     Оптимальным вариантом является представление  этих сведений в виде интервью. Другие варианты: самопрезентация, рассказ  третьих лиц.

Участники процесса адаптации  нового сотрудника

     Идеально, если со стороны компании в адаптации  нового сотрудника принимают участие  три стороны:

1. наставник;
2. непосредственный руководитель;
3. служба персонала.

     На  практике участие всех сторон встречается  не во всех компаниях. Обычно это обусловлено  двумя причинами: во-первых, отсутствием  большого количества новичков, а во-вторых, отсутствием или чрезмерной занятостью какой-либо из сторон.

     Рассмотрим  функции каждой из сторон.

Служба  персонала

     Задачи  службы персонала:

• выстраивание эффективной системы адаптации;
• разработка и внедрение адаптационных инструментов и мероприятий по адаптации;
• периодический мониторинг системы адаптации, оценка эффективности адаптационных инструментов и системы в целом.

     Задачи  службы персонала  по отношению к  новым сотрудникам:

• участие в проведении мероприятий по адаптации, например, проведение вводного инструктажа о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положении о коммерческой тайне и т. д.;
• проведение Welcome! Тренинга;
• подготовка Комплекта новичка;
• получение обратной связи от новичка после окончания адаптационного периода.

     Задачи  службы персонала  по отношению к  наставникам и  линейным руководителям:

• обучение руководителей навыкам наставничества;
• участие в отборе и подготовке наставников;
• разработка схем стимулирования для наставников.

Линейный  руководитель

     Руководители  подразделений являются ключевыми  партнерами службы персонала в организации  эффективного процесса адаптации нового сотрудника.

     Задачи  линейного руководителя по отношению к  новым сотрудникам:

• Определение должностных обязанностей. Подготовка предложения о работе.
• Постановка целей и задач на период испытательного срока, определение содержания работы на это время.
• Определение наставника из числа ведущих специалистов отдела.
• Ознакомление новичка с содержанием Адаптационного листа и разъяснение назначения запланированных мероприятий.
• Отслеживание промежуточных результатов. Хотя бы раз в месяц необходимо беседовать с новым работником о том, каких успехов он достиг и с какими сложностями сталкивается.
• Оценка выполненных заданий, проведение оценочных мероприятий для проверки приобретенных знаний в случае обучения сотрудника во время адаптационного периода.
• Принятие решения относительно работы нового сотрудника в компании.

Наставник

     Наставник — человек, ответственный за интеграцию нового сотрудника в бизнес-процесс  организации, частью которого является процесс адаптации. Наставничество в первую очередь это процесс обучения, консультирования и оценки новичка более опытным сотрудником, постоянно протекающий внутри организации. Следует помнить, что наставник не только помогает новичку адаптироваться в компании, но и развивает собственные управленческие навыки. Это, несомненно, дополнительная ответственность, так как успешность адаптации новичка является показателем качества работы самого наставника.

     На  практике компании можно разделить  на те, в которых к наставничеству прибегают только при появлении  нового сотрудника, и те, в которых  институт наставничества существует на постоянной основе, и оно используется как важный инструмент развития и обучения персонала наряду с тренингами и самообразованием.

     У одного наставника может быть несколько  подопечных, но, как показывает практика, эффективной работа будет лишь в  том случае, если их число не больше четырех.

Задачи  и действия наставника в процессе адаптации  нового сотрудника:

• подготовка рабочего места нового сотрудника к первому дню его работы;
• знакомство с рабочим местом, оборудованием, содержанием функциональных обязанностей, подготовленных руководителем;
• обеспечение доступа в интернет, обучение работе в корпоративной базе данных;
• обучение в процессе работы — хорошо, если в компании существует план обучения или стажировки, по которому работает наставник;
• предоставление обратной связи, которая является инструментом развития новичка.

Куратор

     Очень часто в литературе термины «наставник»  и «куратор» используются как  синонимы. Предлагаем посмотреть на них  немного шире, тем более что  все чаще речь идет об одной из новых  для российских компаний форм наставничества — buddying (от англ. buddy — дружок, приятель). В этом случае к новичку «прикрепляется»  «приятель». Он помогает только что  пришедшему сотруднику сориентироваться в негласных правилах компании. Например, объясняет, как принято обедать, поздравлять коллег с днем рождения и т. д.

     Обычно  статус у традиционного наставника и «приятеля» разный: первый имеет  больший опыт и может занимать более высокую позицию, а второй равен по статусу новичку. В некоторых  случаях эти функции выполняет  один человек.

Задачи  куратора по отношению  к новому сотруднику:

• помощь в изучении алгоритмов работы;
• обед с новым сотрудником в первый день его работы;
• регулярные встречи с новым сотрудником, ответы на вопросы об особенностях корпоративной культуры;
• разъяснение норм внутренних коммуникаций, принятых правил делового этикета.

Анализ  эффективности действующей  системы адаптации  нового сотрудника

     Для того, чтобы провести анализ работы системы наставничества, можно воспользоваться  простой математической формулой:

     X=Y/Z*100%,

     Где X – процент работников, прошедших  испытательный срок и закрепившихся  на предприятии по итогам периода  адаптации;

     Y - число работников, прошедших испытательный  срок и адаптировавшихся в  организации;

     Z – общая численность работников, принятых за указанный период  в компанию.

     Также необходимо провести аудит всей существующей на предприятии системы адаптации.

     В арсенале руководителя службы персонала  имеется ряд методов.

1. Анализ документов и локальных нормативных актов, регламентирующих адаптационные процедуры.
2. Наблюдение.
3. Интервью:
• беседа с сотрудниками, принятыми на работу до полугода назад;
• беседа с увольняющимися сотрудниками, отработавшими менее года;
• интервью с руководителями, в чьих подразделениях происходит наибольший набор персонала.
4. Фокус-группа с «экспертами»: сотрудниками отдела персонала, другими сотрудниками.
5. Проведение опросов (в ходе комплексных исследований).

     Перечислим  основные признаки, указывающие на то, что сотрудник успешно адаптировался  в компании.

• Работник хорошо выполнил все основные функции или типовые задачи своей новой должности.
• Сотрудник продемонстрировал способность решать нестандартные задачи в рамках своей области ответственности.
• Работник свободно ориентируется в организационной структуре компании, знает всех ключевых коллег / руководителей в лицо и по имени, осведомлен о должности, которую занимает каждый из них, наладил с коллегами личный контакт (т. е. показал себя с положительной стороны как в работе, так и в общении).
• Сотрудник знаком со спецификой использования офисной техники общего назначения и оформления внутренних документов и т. п. в компании (например, как оформить командировку, взять отгул, справку, где находится бумага для принтера).
• Работник знаком с правилами стимулирования (поощрения и наказания), принятыми в организации, и соблюдает их.
• Сотрудник усвоил и корректно соблюдает негласные правила общения и поведения с учетом различных групп внутри компании.
• Работник вошел в несколько или принят в одной из неформальных групп (а руководитель еще и подтвердил свою способность быть лидером в коллективе).

     Успешно адаптировавшийся сотрудник — это, по сути, работник, хорошо вписавшийся в пирамиду корпоративной культуры и усвоивший правильные модели поведения на всех трех ее уровнях: выполнение работы, деловое взаимодействие и межличностное общение.

     Подведем  итоги. Успех процесса адаптации персонала зависит от:

     - Наличия хорошо продуманной и  организованной системы адаптации  персонала;

     - Качественного уровня проведения  профессиональной адаптации нового  сотрудника: обучения, стажировки, наставничества;

     - Объективности оценки новых сотрудников  (как при отборе, так и процессе  адаптации работников);

     - Престижа и привлекательности  работы в данной должности,  отделе, компании;

     - Гибкости системы обучения персонала,  действующей внутри организации;

     - Особенностей социально-психологического  климата, сложившегося в компании;

     - Личностных особенностей адаптируемого  сотрудника и т.п.

     Итак, система адаптация персонала  необходима, и новому сотруднику, и  самой компании. Система адаптации  персонала позволяет обеим сторонам лучше узнать и понять друг друга. От успеха обеих сторон на этапе  адаптации зависит, останется ли сотрудник в компании, станет ли он со временем ее приверженцем.