Техническое оснащение рабочего места менеджера

     Обязательно должно быть предусмотрено естественное боковое освещение (СниП 11А.8-72). При слишком ярком дневном свете следует применять жалюзи. Рутинный умственный труд допускает шумовые нагрузки не более 40 дБ , громкая реч-70 Дб, крик- 80 дБ). Поэтому дверная обивка , двойные двери и оконные рамы, звукоизоляционные перегородки, ковер на полу- не излишества, а необходимость.

     Оборудование  рабочего места также играет не последнюю  роль в  производительности труда  и утомляемости работника.

     Рабочий стол должен быть устойчивым, так как  основное место, где размещаются  устройства, соединяющие компьютер. Желательно, чтобы он имел  выдвижную полку для клавиатуры, что экономит место на столе и позволяет убирать неработающую  клавиатуру во избежание случайных нажатий клавиш. Расположение основных частей компьютера. Системный блок компьютера рекомендуется ставить  задней стенкой к стене, чтобы уменьшить вероятность задеть соединительные кабели, подходящие к задней стенке. Передняя стенка системного блока  должна быть видима пользователю, так как на ней обычно расположены индикаторы и выключатель питания.

     Стул  и стол лучше располагать так, чтобы освещение падало слева  и не слепило глаза, а также  давать меньше бликов на защитном экране.

     Системный блок нужно ставить на стол, а  не  на пол, где  он во время уборки всегда будет подвергаться ударам. Системный блок в первую очередь  требует  устойчивого стола, так как его компоненты весьма чувствительны к сотрясениям.

     На  рабочем столе место обычно ограничено, принтер часто приходится размещать  на дополнительном столике. Его следует  поставить так, чтобы  было удобно заправлять бумагу и пользоваться кнопками управления.

     Работа  за компьютером не должна утомлять работника и тем более сказываться  на его  здоровье, поэтому следует  придерживаться приводимых  ниже рекомендаций.

     Чтобы избежать нарушения осанки, следует  внимательно подойти к вопросу установки высоты стола, расположению клавиатуры, мыши и монитора.

     Длительное  нахождение у компьютера, как и  телевизора, отрицательно сказывается  на зрение. Поэтому рекомендуется  в любом случае делать  небольшие перерывы в работе, а также специальные упражнения для снятия усталости.

     Наконец, следует заметить, что работоспособность  за компьютером может снизиться  в непроветриваемом помещении, где  много пыли или имеется  табачный дым. Поэтому рекомендуется периодически проветривать помещение, проводить влажную уборку не курить в помещении, где находится  компьютер установить кондиционер.

     Уровень организации рабочего места зависит  от его роли  в системе управления  предприятием и основных  функций, выполняемых им.

     Система обслуживания рабочего места менеджера (специалиста) включает средства связи  и автоматизированную систему  информации (АСИ). К средствам связи относятся  телефон, телетайп, факсы, телефаксы, электронная  почта, переговорные устройства, диспетчерские и прикладные телевизионные установки. В состав  АСИ входит комплекс технических средств АСУ: регистраторы производства, вводные и выводные устройства ЗВМ, которые передают накапливают, хранят и перерабатывают варианты управляющих воздействий. Телевизионные диалоговые устройства ( видеоматериалы)  служат для обеспечения оперативной буквенно-цифровой информации.

     Управление  производственной и хозяйственной  деятельностью предприятия требует  достоверной , оперативной и достаточной  информации. По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний  вышестоящих органов,  различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других  организаций и предприятий-смежников. Внутренняя  информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении  плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте продукции, об экономическом состоянии отдельных сторон производства.

     Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления  образует единство. Управление без информации невозможно. Однако по назначению и структуре они различны. Например, система управления может иметь разную структуру в зависимости от масштабов производства, состава функций управления, специфики управления, специфики отрасли и т.д. Информационная система по структуре всегда одинакова. Она определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, переработка и передача информации. Рост объема производства, усложнение структуры управления  увеличивают объем информации, которую должен переработать руководитель, менеджер, чтобы принять решение и выбрать команду. Ускорение динамизма в производстве требует дальнейшего сокращения сроков переработки информации и выработки команд.

     Целью информационного обеспечения управления предприятием является своевременное представление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия и  его подразделений. Организация информационного обеспечения включает: организацию массивов информации;

     Организацию потоков информации; организацию  процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

       При организации массивов информации  используют унифицированную систему  документации и классификаторы, а также зарегистрированные в установленном порядке унифицированные документы и классификаторы на уровне отрасли и предприятия.

     Организация потоков информации предполагает: 1) определение источников и потребителей информации в соответствии с функциями  и задачами управления; 2) определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; 3) разработку документооборота; 4) использование комплекса технических средств для организации потоков информации; 5) установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

     В папке «К исполнению», которую нужно  просматривать ежедневно, документы  размещаются в порядке убывания срочности их исполнения, так что  самые срочные документы должны лежать сверху. Каждый новый документ помещается в папку в соответствии со степенью его срочности. В папке «В ожидании ответа» хранят документы, на которые ждут ответа. Эту папку следует просматривать ежедневно и убирать из нее материалы, на которые ответ получен. В папке «Продолжение следует» хранят документы двух видов:  выполнение которых запланировано в течение длительного срока; исполнение, но требующие еще длительного контроля в течении времени. Папка «Резерв на будущее» содержит документы, работа с которыми предстоит в недалеком будущем. Она просматривается один раз в месяц.

     Чтобы обеспечить быстрый поиск любого документа или дела, необходима четкая система сигнализации, выбирая которую  надо помнить, что цветная наклейка лучше видна, чем надпись; расстановку  легче производить по цифрам, чем по буквам. Индексы на делах и документах должны проставляться в одном и том же месте.

     Чем выше  ранг у менеджера, тем шире круг вопросов, которые он рассматривает. Сокращению времени на эти цели способствует применение организационно- вычислительной техники. Одна из основных и наиболее ответственных функций, выполняемых менеджером  в процессе управления, - принятие решений. От правильности и своевременности управленческих решений зависит эффективность управления, а следовательно, и эффективность производства. В развитии интенсивной экономики часто приходится идти неизвестными путями, экспериментировать. Поэтому особую важность приобретает умение вырабатывать управленческие решения с неизбежным риском. Решения по управлению производством в  этих условиях отличаются особой ответственностью, и сложность их выработки возрастает.

     Автоматизированное  рабочее место (АРМ)- это совокупность методических, языковых, технических и программных средств, позволяющих организовать работу конечных пользователей в некоторой предметной области. Специфика АРМ заключается в том, что если раньше пользователями ЭВМ были люди, имеющие специальную программистскую и инженерную подготовку, то теперь пользователями ПК становятся люди самых разнообразных профессий, как правило, такой специальной подготовки не имеющие. Поэтому необходимо обеспечить каждому пользователю ПК возможность работы в привычных ему терминах, оперировать понятиями и правилами, составляющими суть его профессии. На создание условий, позволяющих различным специалистам, не имеющим программистской подготовки, пользователь ПК в своей повседневной деятельности, и ориентирована идеология АРМ.

         В настоящее время обычно выделяют  четыре категории пользователей  АРМ (по степени их подготовленности  к работе с вычислительной  техникой):

1. пользователи, владеющие программированием (по крайней мере на базовом языке используемого ПК);
2. пользователи, имеющие подготовку в используемом данным АРМ программном обеспечении и достаточно хорошо освоившие работу на ПК;
3. пользователи, имеющие слабую подготовку для работы на ПК;
4. пользователи, не имеющие никакой подготовки.

     АРМ, применяемые в коммерческой деятельности, должны быть ориентированы, по крайней мере на современном этапе, в основном на пользователей, относящихся к третьей и четвертой категориям и не более чем ко второй категории. В связи с этим первостепенное  значение приобретает рациональная организация диалога между пользователем АРМ и компьютером. Это должен быть  подобный диалог, снабженный большим количеством «подсказок» и инструкций, высчитываемых непосредственно на экране дисплея.

       Рассмотрим основные элементы  АРМ- информационное, программное и техническое обеспечение.

     Информационное  обеспечение АРМ- его банк данных (БнД)- представляет собой отображение  информационных массивов и  потоков  соответствующей предметной области, для которой проектируется АРМ. БнД предназначается для ввода, хранения и  обновления данных о конкретных объектах предметной области, содержащихся в базах данных (БД), таких, как разнообразные экономические показатели, нормативно-справочная информация и пр. Кроме того, БиД должен содержать информацию, обеспечивающую диалог пользователя АРМ с ПК: перечни сценариев диалога, формы входных и выходных документов, инструкции и т.д. Другими словами, БнД представляет собой своеобразную информационную модель предметной области.

       БнД включает в себя одну  или несколько БД, является информационными моделями объектов, входящих в предметную область, а также СУБД. 

       Программное обеспечение АРМ  (ПО АРМ) представляет собой  интегрированную прикладную систему,  призванную обеспечить решение  задач, стоящих перед специалистом конкретной прикладной области. В ПО АРМ можно выделить три основные части: общесистемное программное обеспечение (ОПО), программное обеспечение общего назначения   (ПООН) и проблемно-ориентированное программное обеспечение (ПОПО). Кроме того, ПО АРМ может включать в качестве необязательного элемента (в тех случаях, когда среди пользователей АРМ имеются пользователи первой и второй категории) программное обеспечение пользователей (ПОП).

       Техническое обеспечение также  является важным элементом АРМ, поскольку его возможности в значительной степени определяются вычислительной техникой, на которой он реализуется. АРМ не обязательно должно быть реализовано на ПК. Можно использовать и большие ЭВМ, работающие в режиме разделения времени. Однако большинство определений АРМ прямо связывают их с использованием ПК.

       Низкий уровень компьютеризации  и автоматизации коммерческой  работы приводит  к серьезным  недостаткам  в оценке рыночной  ситуации, что нередко  влечет  за собой серьезные ошибки  в принимаемых решениях. Широкое внедрение современной вычислительной техники, в том числе и АРМ, освобождает специалистов от рутинной работы, связанной с первичной обработкой информации, дает им возможность в большей степени заниматься творческой деятельностью. Автоматизация вызывает к жизни новый вид анализа- оперативный, позволяющий оценить хозяйственные процессы до их завершения. Только таким путем можно оперативно выявлять и устранять отрицательные моменты в коммерческой работе.

           По мере создания АРМ, обеспечивающих  работу различных специалистов предприятия или организации в автоматизированном режиме, они объединяются в единую систему - локальную вычислительную сеть (ЛВС).

     Объединение компьютеров в единую сеть дает большие  возможности, не сравнимые с простой  передачей файлов из одного компьютера в другой.

            Кроме передачи файлов локальные  сети позволяют организовывать  совместное использование дорогостоящей  аппаратуры, также распределенную  обработку данных на нескольких  компьютерах. Это дает значительную  экономию денежных средств. Например, если в комнате работают десять человек на десяти  персональных компьютерах, вовсе не обязательно покупать десять лазерных принтеров для каждого компьютера. Можно купить один. Средства локальной сети предоставят доступ к нему со стороны любого компьютера.