Управление коммуникационными процессами в организации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  
профессионального образования

«Волгоградский  государственный технический университет»

Кафедра «Мировой  экономики»  

Курсовая  работа по курсу Менеджмент

ТЕМА  № 18

Управление  коммуникационными процессами в организации 
 
 

                                            Выполнил(а):

                                            студент группы ФЭС 2.2

                                            Влазнева А.Г. 

                                            Проверила:

                                            Днепровская Ю.А.

 
 
 
 
 
Волгоград, 2010

СОДЕРЖАНИЕ

          Введение……………………………………………………………………3

1. Роль коммуникации в системе управления …....…………………….......5
2. Видов коммуникаций....................................................................................6
1. Коммуникация между организацией и ее средой...................…….....6
2. Коммуникация между уровнями и подразделениями…….................7
3. Коммуникация между различными разделами....................................7
4. Коммуникация руководителей – подчиненных...................................8
5. Коммуникация между руководителем и рабочей группой.................8
6. Неформальные коммуникации..............................................................9
3. Элементы и этапы коммуникативного процеса………………………...10
4. Совершенствование коммуникаций в организациях ...................……19
1. “Дистанционная” работа......................................................................19
2. Информационные технологии.............................................................20

          Заключение………………………………………………………………21

         Список использованных источников…………………………………….23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В современной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, знаниями, предложениями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации. Коммуникации можно и нужно назвать связующим процессом, так как без обмена информацией сегодня не сможет обойтись не одна организация. Одним из важнейших инструментов управления в руках современного менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное и правильное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

     Коммуникация  является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

     Хотя  коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции  руководства и лидерства.

     Невозможно  переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди в организации не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

     Однако  коммуникации зависят не только от заложенных в нас возможностях обмениваться информацией (ведь мы общаемся каждый день с детства), это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

     Цель  данной курсовой работы рассмотреть  природу и сложность коммуникаций, с потенциальными трудностями на пути к пониманию сути сообщений, а также выяснить, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

     В теоретической части работы я  рассмотрю понятие коммуникаций, виды, процесс, проблемы, возникающие  в период обмена информацией, а также  пути их решения, приведя некоторые  примеры. Я попытаюсь выявить, какие  функции выполняют коммуникации, какие виды коммуникаций встречаются в организациях и какими способами можно сделать эти коммуникации эффективными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Роль коммуникации в системе управления

     Согласно  проведенным исследованиям, руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации, контроля и корректирования. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. И, конечно, руководитель должен осознавать, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Так что же такое коммуникации и как стать эффективно работающим руководителем?

     Слово коммуникация происходит от латинского слова communico "делаю общим, связываю, общаюсь". Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

     Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

     Коммуникация  выполняет жизнеобеспечивающую  роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, а также от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

     "Коммуникация" и "Информация" хотя и различные,  но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать и т.д. Эффективная коммуникации требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

     2.Видов  коммуникаций

     2.1Коммуникации  между организацией  и ее средой

     На  деятельность любой организации  оказывают влияние факторы внешней  среды. От них зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут, читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением которое влияет или будет влиять на организацию.

     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере связей с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений, используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп и различных комитетов. Организация, где есть профсоюз, должно поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы такой профсоюз не появился вовсе. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Можно также выделить, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. 
 

     2.2 Коммуникации между уровнями и подразделениями

     Межуровневые  коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь управляющих заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, служащие доводят до своего непосредственного начальника информацию о возникшей проблеме, этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего, а тот - вице-президента и т.д.

     Коммуникации  по восходящей, т.е. снизу вверх, также  выполняют функцию оповещения верха  о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел или предупреждения возникающих проблем. Последняя из управленческих инноваций в коммуникациях по восходящей - создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обсуждении потребителей и их потребностей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

     2.3 Коммуникации между различными отделами

     В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей, организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.