Управление коммуникационными процессами в организации

     Новейшие  средства электронно-оптической связи  позволили совмещать текст и  изображение и проводить деловые  встречи и конференции.

     Телеконференции означают экономию времени и средств, затрачиваемых на командировки либо на содержание дорогостоящих зданий и помещений. Поэтому эффективность конференций и встреч, которые все-таки проводятся традиционно, намного повышается.

     Мы  все умеем пользоваться телефоном  и знаем, что теперь нет необходимости идти в другой кабинет, чтобы написать или продиктовать письмо, ознакомиться с корреспонденцией или что-то найти в папке. Работа больше не связана с потоком бумаг, проходящих через какой-то стол, она связана только с конкретным сотрудником. Следовательно, он может организовать свое время так, как ему удобно, определив, когда и где ему выполнять ту или иную работу.

     Все эти факторы объясняют необходимость  наличия в головном офисе компании секретаря или администратора, который  бы "держал осаду" - Если в 60-х годах  менеджер или секретарь могли  связаться по внутренней связи со всеми кабинетами офиса, кто в 90-х  станет утверждать, что менеджер не может находиться в километрах от конторы и продолжать руководить работой организации?

     4.2 Информационные технологии

     Применение  современных технологий нацелено на внедрение "безбумажных" методов работы. Существует расхожее мнение, что управляющие проводят большую часть рабочего времени на деловых встречах и в телефонных переговорах.

     С развитием современной технологии и ее внедрением в работу офиса  мы не только сохраняем информацию в электронной или цифровой форме, но и храним бумажные копии. Таким  образом, количество сохраняемой информации удваивается, металлический шкаф с массивными папками на прежнем месте! Эпоха "безбумажной" работы еще впереди. Сопротивление людей внедрению 100-процентной электронной офисной среды продолжается. Действительно, сохранение всей информации на жестком диске не избавляет вас от поступающих бумаг. Технология пока еще не достигла того уровня, какого нам хотелось бы. Мы полагаем, что знаем, чего хотим, но технология пока еще не может полностью удовлетворить наши потребности.

     Позитивная  сторона информационной технологии.

     Информационная  технология позволяет нам достичь  следующих целей:

     1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму  задержки в получении информации  из-за ее возможной недоступности,  из-за почты, из-за отправления  информации по неправильному  адресу или просто по причине  выходного дня в компании).

     2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся  работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

     Оптимизировать  использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки). 

     Заключение

     Итак, из данной работы можно сделать следующие  выводы.

     Значение  информации и коммуникации на современном  этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

     Знание  и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

     Между организацией и ее окружением, между  выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют также слухи -- как неформальная информационная система.

     Этапы процесса -- разработка идеи, кодирование  и выбор канала, передача и расшифровка.

     Обратная  связь, т.е. реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

     Различия  в восприятии распространенной преградой  на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

     Руководитель  может повысить эффективность межличностных  обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

     Обмен информацией в организации можно  улучшить, создав системы обратной связи, регулирую информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

     Информационные  технологии имеют как положительные, так и отрицательные стороны. Ввиду этого в ближайшие десятилетия работа менеджера может как упроститься, так и усложниться.

     Для того, чтобы стать примерным “лицом”  фирмы необходимо совершенствовать свое поведение в коммуникационных процессах и умение анализировать информацию, использовать наиболее приемлемые методы общения. Знать все сильные и слабые стороны каждого приема используемого в коммуникационных процессах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников:

1. Котлер Ф. Основы маркетинга. Краткий курс.: Перс. с англ. – М.: Изд.дом «Вильямс». – 2007. – 656 с.
2. Маркетинг: Общий курс / Под. ред. Колюжновой Н.Я., Якобсона А.Я. – М.: Изд-во «Омега». – 2006. – 476 с.
3. Медведев П.М. Организация маркетинговой службы с нуля. – СПб: Питер. – 2005. – 224 с.
4. Панкрухин А.П. Маркетинг. – М.: Омега-Л. – 2005.  – 656 с.
5. Скляренко В.К., Прудников В.М. Экономика предприятия. – М.: ИНФРА-М. – 2006. – 528 с.
6. Титов В.И. Экономика предприятия. – М.: Эксмо. – 2008. – 416.