Всеобщий менеджмент качества (TQM)

Например, скрытые затраты может создать разница в налогах, взимаемых с капитальных вложений и текущих затрат. Следует отметить, что эти затраты являются скорей правовой проблемой, чем экономической.

Другой пример состоит в том, что с экономической точки зрения капитальные вложения могут рассматриваться как существующая в настоящее время часть ожидаемых в будущем доходов, в то время как эксплуатационные расходы и амортизационные отчисления есть не что иное, как часть оплаты за капитальные вложения. Таким образом, центром сосредоточения затрат являются всегда общие затраты капитала, представлены ли они как текущие расходы (например, расходы на содержание и эксплуатацию оборудования в отчете о прибылях и убытках), или как капитальные вложения в балансе. Единственный приемлемый для этого случая критерий – какие из этих затрат дешевле (включая налоги).

Во-первых, это связано с тем, что затраты на распространение товаров присущи всем видам деятельности, включенным в экономический процесс, и очень часто подобные затраты, возникающие, например, между двумя видами деятельности, остаются за рамками внимания менеджеров, отвечающих каждый за свою деятельность.

Во-вторых, затраты на распространение товаров, образующиеся в пределах одного бизнеса, представляются в отчетах в разных местах (например, передвижение товаров и их хранение являются этапами одного вида деятельности, а затраты на это могут быть показаны в строке «Разное» в различных статьях отчетов).

Наиболее правильным является сбор и представление в одном месте всей информации по затратам на распространение товаров, образующихся в пределах одного бизнеса. Например, в пределах предприятия возникают затраты между двумя этапами работ с готовой продукцией, т.е. на этапе, когда продукт выходит с конвейера до его поставки потребителю. Эти затраты связаны с фасовкой, этикетированием, упаковкой, хранением и транспортированием готовой продукции внутри предприятия и относятся, как правило, к «производственным накладным расходам». На практике, как правило, мало кто отчитывается за эту работу, хотя товарные запасы за пределами предприятия уже считаются «текущими активами», а затраты, связанные с ними, - «затратами денежных средств».

Следует отметить, что затраты на физическое распространение товаров легче снизить, по той простой причине, что их гораздо легче контролировать, чем производственные затраты, т.к. на них приходится меньший объем работ.

Например, в некоторых отраслях промышленности эти затраты достигают 8% всех затрат, которые оплачивает потребитель. Почти на всех складах, оборудованных по современным стандартам, затраты труда составляют основную часть затрат, связанных с содержанием товаров на складе. При этом, на складах многих компаний, оснащенных передовым производственным оборудованием, затраты труда почти в два раза больше, чем они должны быть. Типичным примером необоснованных затрат является использование традиционной бригадной системы, когда работой, которую может выполнить один человек, занимаются трое или четверо (например, при разгрузке вагона или грузовика, в котором есть пространство только для одного человека). В связи с этим, при бригадной системе труда потери рабочего времени на ожидание составляют обычно 40-60 %, что, безусловно, было бы замечено при производстве продукции.

Дело в том, что производитель по отношению к сырью и комплектующим изделиям является каналом сбыта. Отсюда следует, что как сырье должно соответствовать конечному продукту производителя, так и продукт также должен соответствовать имеющемуся в распоряжении сырью.

Сырье должно перерабатываться наиболее эффективным способом с точки зрения крупного оптового потребителя, покупающего и перепродающего готовые товары, для которого недостаточно купить определенный материал хорошего качества за недорогую цену. Доля затрат на сырье в себестоимости продукции так велика, что его выбор должен определяться, в том числе и дизайном конечного продукта. Отсюда следует, что степень их интеграции должна быть такова, что бы затраты на изготовление и продажу товара из данного сырья были наименьшими. В этом как раз и заключается основное отличие «управление сырьем» от «закупки сырья».

Рыночные условия уже заставили некоторых крупных потребителей исходных материалов (например, автомобильные компании) быть очень требовательными к материалам, например в части их соответствия дизайну конечного продукта и условиям производства. Но большинству производителей все еще приходится учиться тому, что уже давно применяют крупные оптовики: покупать - это так же важно, как и продавать, и высокое мастерство в умении продавать не может компенсировать посредственного качества материалов, из которых изготовлен товар.

Затраты по внутренним причинам зависят от деятельности предприятия, его подразделений и отдельных работников, связаны с выпуском некачественной продукции, выражаются в затратах на отбраковку, отзыв дефектной продукции из обращения, устранение дефектов путем переделки или ремонта.

Затраты по внешним причинам, как правило, прямо не зависят от деятельности предприятия. Однако в ряде случаев они могут ею провоцироваться. Например, плохо организованный документооборот на предприятии может привести к тому, что потребитель продукции из-за несвоевременного получения уведомления о готовности его заказа или об отгрузке в его адрес продукции оплатит ее позже, чем было запланировано, или израсходует финансовые ресурсы на другие цели. В результате и к производителю деньги поступят с опозданием.

К основным видам затрат по внешним причинам относятся [21]:

        затраты, вызванные инженерно-конструкторскими недоработками со стороны внешней организации - разработчика изделия

        финансовые потери предприятия, связанные с неплатежеспособностью покупателя продукции

        финансовые потери предприятия из-за невыполнения обязательств транспортными организациями, оказывающими услуги по доставке продукции заказчику

        финансовые потери предприятия из-за плохой организации работы финансовых структур, обслуживающих счета и проводящих расчеты по безналичной форме

        другие.

Первые из указанных затрат связаны с плохим качеством инженерно-конструкторских и нормативно-технических документов (технических условий) на продукцию и/или с несоблюдением сроков их поступления на предприятие. Ошибки в инженерно-конструкторских документах приводят к выпуску продукции, несоответствующего качества, что приведет к отказу от ее покупки потребителями. В случае, если нормативно-техническая документация на продукцию вовремя не поступила на предприятие-изготовитель и это задержало ее выпуск в сроки, установленные договорами с заказчиками, то предприятие будет выплачивать штрафы или пеню.

Неплатежеспособность покупателя может наступить или до момента отгрузки ему готовой продукции, или когда продукция уже отгружена и поступила к нему. В первом случае товар произведен, но остался у производителя. Если изготовитель реализует его, найдя другого потребителя, то риск невостребованности не превратится в реальность и не нанесет предприятию экономического ущерба. Вторая ситуация существенно отличается от первой. У производителя нет ни товара, ни денег за него. Если у покупателя временные финансовые затруднения, то через некоторое время средства за отгруженную продукцию поступят на счет производителя. Если же ожидается длительная неплатежеспособность покупателя, то его долг производителю переходит в категорию безнадежной дебиторской задолженности. Это особенно опасно, когда число потребителей продукции ограничено или когда один из них является покупателем основной доли произведенной предприятием продукции.

Нечеткость работы транспортной сети или ограниченность доступности определенных видов транспорта может привести к нарушению установленных договорами сроков доставки готовой продукции покупателю и, как следствие, к штрафам или пене для предприятия.

Нечеткая работа финансовых структур по обслуживанию счетов предприятия и проводке расчетов по безналичной форме может привести к несвоевременным расчетам предприятия с поставщиками сырья, материалов, комплектующих изделий и услуг или с налоговыми органами, и, как следствие, к штрафам или пене для предприятия. Кроме того, несвоевременное поступление на счет предприятия финансовых средств за оплату отгруженной продукции приводит к необоснованным финансовым потерям, обусловленным инфляцией.

Это означает, что затраты на физическое воздействие на материалы с целью придания им определенных свойств, конфигурации и соответствующего внешнего вида не являются доминирующими в составе общих затрат. Это обусловлено тем, что производство - это тот участок, где работа по контролю затрат ведется систематически и постоянно. В крупных отраслях промышленности чисто производственные затраты составляют такую небольшую часть общих затрат, что значительное их снижение потребует настоящего прорыва в производственной технологии.

Рассмотрим условия, когда такой прорыв может совершиться.

Во-первых, он может произойти в результате кардинальных изменений в производственном процессе в целом, например, с введением автоматизации, которая обеспечит значительное повышение, как степени механизации всего производственного процесса, так и степени информированности и улучшения контроля за ходом процесса.

Во-вторых, прорыв можно осуществить, пойдя прямо в противоположном направлении, а именно по пути уменьшения интеграции процесса и придания ему большей гибкости. Например, во многих перерабатывающих отраслях промышленности (в производстве алюминия и бумажной промышленности) прорыв в уменьшении общих затрат был достигнут в результате разделения процессов производства и отделочных технологических операций.

На комбинате по производству алюминиевых изделий процесс прокатки алюминия был отделен от процессов резки, окраски и формовки. Аналогичным образом на бумажной фабрике значительное усовершенствование производственной технологии было достигнуто в результате разделения процессов производства бумажной массы и также процессов резки, окраски и т.д. В обоих случаях товарно-материальные запасы, прежде учитывавшиеся как готовая продукция, стали учитываться как полуфабрикаты на этапе между технологическими операциями производства и отделки. В результате этого значительно снизились потребности в количестве товарно-материальных запасов при сохранении возможностей по удовлетворению запросов потребителей в части количества и сортности продукции.

В-третьих, наиболее значительным прорывом в технологических затратах может быть просто закрытие производства, даже если производственная линия еще «совсем как новая». Предприятие (производственная линия) может иметь не тот масштаб или может не в том месте расположено, или может быть вообще больше не нужно с точки зрения удовлетворения конкретной потребности.

В-четвертых, наиболее значительное снижение производственных затрат может быть достигнуто путем организации производства в соответствии с его экономическим характером, а не в соответствии со сложившимися традициями.

Например, бумажная фабрика обычно организована так, чтобы наиболее оптимально использовать бумажную массу. Но бумажная масса - это только один из основных материалов для изготовления бумаги. Так же дорого стоит обеспечение соответствующего температурного режима процессов и химикаты, которые делают бумагу белой или матовой или обеспечивают требуемые характеристики ее поверхности и т.д. Чтобы значительно изменить всю экономику бумажного производства, следует сосредоточить процесс изготовления бумаги на эффективном использовании энергии и химикатов, а не переработки бумажной массы с наименьшими затратами и с наибольшей интенсивностью.

Реализация указанных прорывов в технологических затратах должна быть закономерным следствием работы по снижению затрат, которую на производстве выполняют квалифицированные инженеры - производственники. Тем не менее многие управляющие думают, что наблюдений за повседневными колебаниями в соотношении затрат на разных участках производства достаточно.

Рассмотрим подход к анализу пунктов сосредоточения затрат.

Под пунктами сосредоточения затрат понимают отдельные участки в рамках отдельного центра сосредоточения затрат, которые несут ответственность за большую часть массы затрат, приходящуюся на данный центр (по принципу Парето). Для выделения таких пунктов применяется показатель, характеризующий их долю в общих затратах центра, приходящихся на денежную единицу.

Для лучшего понимания предмета и приобретения навыка проведения анализа затрат рассмотрим типовой состав пунктов сосредоточения затрат транснациональной производственной компании, представленный в табл. 5 [20].

Таблица 5. Типовой состав пунктов сосредоточения затрат и их примерная доля в затратах, приходящихся на соответствующий центр