Выборочный контроль

     Сегодня в управлении качеством важное значение имеет наличие на фирмах сертифицированной  системы менеджмента качества, что  является гарантией высокой стабильности и устойчивости качества продукции. Сертификат на систему качества позволяет сохранить конкурентные преимущества на рынке.

     Появление сертификата на системы качества обусловлено эволюцией подходов к менеджменту качества, на которой  целесообразно остановиться более  подробно.

 

2 Особенности выборочного контроля 

     Выборочный  контроль не ставит своей целью выявление уровня доверия или недоверия руководителя к сотрудникам. Его проведение – неделегируемая управленческая обязанность. Его целесообразность и эффективность зависит от соблюдения определенных принципов. Отсутствие проверок в течение длительного времени таит в себе опасность потери управляемости в организации. Выборочный контроль должен быть систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача – предотвратить их.

     Выборочный  контроль играет важную роль в управлении компанией. Его целесообразность и  эффективность в большой мере зависит от организации проведения, требующей соблюдения определенных принципов:

     1. Выборочный контроль применяется  только в отношении сотрудников, непосредственно подчиненных данному руководителю.

     2. Выборочный контроль не ставит  своей целью выявление уровня  доверия или недоверия руководителя  к сотрудникам. Его проведение  – неделегируемая управленческая обязанность, и сотрудники должны это понимать.

     3. При организации и проведении  выборочного контроля руководитель  не может руководствоваться симпатией или антипатией к сотруднику. Сотрудники должны знать, что праву самостоятельно действовать и решать, которым они обладают в рамках делегированного диапазона полномочий, противопоставлена обязанность руководителя проверить их деятельность.

     Проверка  кассы – одна из форм выборочного контроля. Ни один руководители не откажется от внезапной проверки кассы только потому, что он доверяет кассиру.

     Сотрудники  должны знать, что выборочный контроль – неделегируемая обязанность руководителя, Он может осуществляться на любом участке, в любое время.

     4. Выборочный контроль руководитель  должен осуществлять сам. Эта работа никому не может быть передоверена.

     5. Выборочный контроль должен быть  систематическим, даже если для этого отсутствует конкретный повод. Руководитель не должен ждать, пока возникнут ошибки. Его задача – предотвратить их.

     6. Выборочный контроль следует  проводить целенаправленно. Руководитель должен ясно представлять работу сотрудника, возможные источники его ошибок или неверных решений.

     7.Выборочный  контроль процесса должен быть  проведен полностью. При осуществлении контроля руководитель должен изучить сильные и слабые стороны сотрудника как личности.

     8.Выборочный  контроль не должен мешать производственному процессу. Его необходимо проводить без спешки и нервозности.

     9.При  проведении контроля руководителю  нельзя забывать об этических нормах. Например, он не должен опрашивать коллег о работе сотрудника.

     10.Выводы  руководителя по итогам выборочного  контроля не могут быть основанием  для вмешательства в действия  и решения сотрудников, если  они не выходят за рамки  данных им полномочий. Руководитель может высказать сотруднику свое мнение по проблеме, оно должно рассматриваться только как побуждение к действию, а не распоряжение.

     11. Руководитель должен быть в  состоянии провести выборочный  контроль в обычной рабочей обстановке.

     12. Выборочный контроль считается  полным только при анализе его результатов. По итогам проверки с сотрудником проводится беседа. Руководитель не должен откладывать анализ результатов проверки и беседу на более поздний период.

     13. Если результаты выборочного  контроля удовлетворяют руководителя, то он должен сказать сотруднику, что доволен им. Если есть основания, сотрудника следует поощрить, при выявлении ошибок и недостатков провести с ним критическую беседу. Без этого цель проверки не будет достигнута.

     14. При обнаружении грубых нарушений  руководитель помимо проведения критической беседы может применить по отношению к нарушителям более жесткие меры. Очень важно, чтобы сотрудник знал о своих ошибках. Он имеет на это право, чтобы иметь возможность их исправить.

     15. Если руководитель не в состоянии  заниматься проведением выборочного контроля, то независимо от имеющихся причин он должен проинформировать об этом вышестоящего руководителя.

     16. Причинами, побуждающими руководство  фирмы отказаться от выборочного  контроля и ограничиться только  контролем результатов работы, могут быть:

     - риск нарушения режима секретности, когда выборочный контроль может стать каналом промышленного шпионажа. Особенно это касается использования его результатов специалистами со стороны;

     - соображения экономической целесообразности. Они часто возникают в связи с проверкой складов, а также филиалов и представительств, например, за границей.

     Тем не менее руководство фирмы должно учитывать, что отсутствие проверок в течение длительного времени  таит в себе опасность потери управляемости  в организации. 

     2.1 Проведение выборочного контроля 

     Выборочный  контроль обычно осуществляется при  наличии плановых или внеплановых предпосылок. В первом случае руководитель действует в соответствии с имеющимся у него планом проверки работы сотрудников. Во втором случае он получает сведения об определенных происшествиях на предприятии, которые побуждают его немедленно провести проверку.

     Плановый  выборочный контроль руководитель может  проводить в различных формах. Например, в таких, как:

     - визуальное наблюдение за ходом производственного процесса или выяснение деталей определенных операций;

     - информационная беседа с сотрудником;

     - целенаправленные вопросы относительно определенных обстоятельств;

     - представление сотрудником отчета о проделанной в течение определенного срока работе.

     Выборочный  контроль может охватывать как сферу  профессиональной деятельности, так  и сферу управления. Выборочный контроль управленческой деятельности является важным элементом применения принципа делегирования полномочий и ответственности. Неподготовленному сотруднику нелегко осуществлять такой контроль, поскольку здесь необходимы соответствующие навыки. Рассмотрим два варианта выборочного контроля.

     Вариант 1. Выборочный контроль деятельности сотрудника, не являющегося руководителем.

     Руководитель  обязан проверить, соответствуют ли действия сотрудника при выполнении им профессиональных обязанностей основополагающим принципам руководства коллективом:

     1 Самостоятельность действий и решений. Руководителю необходимо проверить, действительно ли сотрудник принимает решения и действует самостоятельно. Лучшим средством проверки является информационная беседа. Руководитель выбирает конкретную производственную задачу, которую сотрудник решил самостоятельно. Они беседуют о том, как сотрудник пришел к тому или иному решению. По ответу сотрудники руководитель может судить о том, сам ли он принял решение или ему помогали.

     2 Соблюдение полномочий или их использование. Руководитель должен убедиться, исполняет ли сотрудник поручения своего руководителя в рамках имеющихся полномочий или же он выходит за их пределы. Кроме того необходимо выяснить, применяет ли сотрудник обратное делегирование, перекладывает ли он свою работу на коллег. Описание рабочею места служит базой такой проверки.

     3 Контроль консультаций, проводимых сотрудником. Чтобы проверить правильность консультаций, которые осуществляет сотрудник, руководителю не обязательно проводить выборочный контроль. Для этого достаточно провести беседу с сотрудником, выслушать его, но не высказывать своего мнения.

     4 Контроль интенсификации работы в рамках делегированного диапазона ответственности. Особое значение имеет контроль того, как сотрудник повышает эффективность работы на своем участке. При этом речь идет не о проверке инициатив сотрудника вообще. Важно установить, действует ли сотрудник в соответствии с поставленными перед ним целями. Если идеи или инициативы сотрудника выходят за рамки его компетенции, то он обязан докладывать об этом руководителю. Тогда ему не придется проводить особый контроль.

     5 Контроль информирования руководителя сотрудниками. В рамках выборочного контроля необходимо выяснить, как сотрудник выполняет свои обязанности по информированию руководителя. На основании представленных сведений руководитель может определить, какая информация ему действительно необходима, а какая излишняя. Руководителю не следует ждать, пока информация сама поступит к нему. Он должен проявлять активность, пользоваться всеми возможностями для изучения внутренней и внешней корреспонденции, вести информационные беседы. В ходе этих бесед путем постановки открытых вопросов он сможет получить сведения, которые ею интересуют.

     6 Контроль горизонтального информирования. Выборочный контроль должен осуществляться и в области горизонтального информирования, поскольку оно является существенным условием коллегиального сотрудничества.

     Вариант 2. Выборочный контроль работы сотрудника, являющегося руководителем.

     В обязанности руководителя входит выборочный контроль сотрудников, которые являются руководителями. Основные направления такого контроля заключаются в следующем:

     1 Квалификация сотрудников. При осуществлении проверки руководитель исходит из предпосылки, что в компании работают квалифицированные специалисты. Несмотря на это, он должен уточнить ряд обстоятельств. Во-первых, он обязан выяснить квалификацию сотрудников, которые находятся в подчинении у проверяемого руководителя. Во-вторых, ему необходимо изучить протоколы совещаний с сотрудниками. В-третьих, он должен проверить качество работ, выполненных сотрудниками.

     Уточнение различных деталей квалификации сотрудников возможно в процессе беседы руководителя высшего звена с сотрудниками подчиненного ему руководителя.

     Без подобных бесед выборочный контроль часто невозможен. Однако беседы необходимо проводить с большим тактом и умением. Контролирующий должен заботиться о том, чтобы авторитет непосредственного руководителя не пострадал.

     При выборочном контроле руководитель может  обнаружить, что кто-то из проверяемых  сотрудников не компетентен в  решении делегированных ему задач. В этом случае прямой руководитель должен получить ответы на следующие вопросы:

     - Почему сотрудник не имеет необходимой квалификации?

     - Какие меры были приняты, чтобы исправить положение?

     - Почему он не был переведен на другую должность?

     Информации  о некомпетентности сотрудника должна быть обязательно передана на вышестоящий уровень управления.

     2 Контроль за информированием сотрудников руководителем. Руководитель должен регулярно информировать своих подчиненных. Проверить качество этого процесса можно следующим образом:

     - руководитель просит подчиненного ему руководителя структурного подразделения представить свой информационный план (если таковой имеется);