Методы исследования системы управления

        МСПП предполагает, что имеется некоторое число так называемых «опорных пунктов» знания в любой исследуемой области. Этими пунктами могут быть теоретические положения, эмпирические факты, открытые законы, на основе  которых  протекают разные процессы, и  другое. Исходя из ограниченного числа опорных пунктов знания и достаточного числа принципов мышлений) морфологическим методом покрытия поля ищут все возможные решения поставленной проблемы.

         Более эффективными методами овладения новыми знаниями, методами хозяйствования и управления, являются деловые игры.

      Деловые игры — метод имитации выработан для принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей  либо человека и компьютера. Деловые игры позволяют с помощью моделирования и имитации процессов выйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительной культуры, управления, мастерства общения, принятия решений, инструментальное расширение управленческих навыков.

       Деловые игры выступают как средства анализа систем управления и подготовки специалистов.

        Разработку деловой игры необходимо начинать с четкой формулировки ее назначения. После этого можно приступать к формированию схемы игры и главных ее правил. В выбранной схеме функционирования надо предельно точно отразить опыт работы реальных систем, обратив особое внимание на структуру системы, целевые функции подсистем и системы в целом, на выбор управляющих воздействий и другое.  Одна из главных сложностей построения модели исследуемой ситуации заключается в том, что стремление к наиболее полному отражению исследуемой ситуации может привести к излишней детализации модели, которая в свою очередь повлечет за собой усложнение информационного обеспечения построенной модели. В итоге этого увеличивается время, которое затрачивается на игру, затрудняется понимание происходящих процессов. Все это приводит к тому, что эффективность проведения игры снижается. Лучший способ избежать такого рода опасности заключается в том, чтобы постоянно помнить о конкретной цели проектируемой игры. Но при этом следует учитывать, что ситуации, которые анализируются в игре, не должны быть упрощены до такой степени, что необходимое решение можно было бы найти непосредственно без глубокого анализа протекающих процессов, потому что в этом случае итоги, которые получены при анализе хозяйственной деятельности, будут носить поверхностный характер.

           Формирование правил игры должно включать в себя описание методов оценки степени достижения целей игры. Если деловая игра моделирует системы, в которых цели могут формироваться только качественно, или при количественном выражении трудно указать в явном виде связь степени достижения цели с истинными возможностями подсистем, то при построении игры особое внимание следует уделить разработке методов степени оценки достижения цели.

             Опыт разработки и проведения деловых игр показывает, что деловую игру целесообразно представить как описание некоторой последовательности разделов. Как правило, описание игры включает девять разделов:

1. Общая характеристика

2. Описание ситуации

3. Цель игры

4. Задача центра

5. Задача участников игры

6. Формальная модель

7. Анализ формальной модели

8. Руководство для участников  игры

9. Результаты проведения игры

             Раздел 6 включается в описание игры в том случае, когда формализация модели позволяет лучше понять суть игры, либо когда в дальнейшем предполагается провести анализ формальной модели.

            Раздел 7 может отсутствовать тогда, когда известными математическими средствами провести анализ модели либо  невозможно либо слишком громоздко.

              Может отсутствовать и раздел 9 тогда,  когда нет опыта проведения деловой игры.

              Каждая деловая игра состоит из нескольких партий. Одна партия большинства деловых игр состоит из трех этапов.

I этап — сбор информации,  по-другому говоря сообщение элементами в вышестоящий  центр запрашиваемой информации;

II этап — обработка полученной  информации и выработка соответствующих  решений;

III этап — реализация полученных  решений, подсчет значений целевых функций.

              Количество партий, как правило, не ограничивается заранее, хотя возможны варианты, когда количество партий фиксировано.

               По завершении игры проводится подведение результатов, анализ игры. [1].

 

            3. Методы формализованного представления систем управления.

           Для описания систем управления на практике применяется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и другие, с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления.

          По-другому  говоря, обследование системы управления в рамках выбранного метода формализованного описания должно выявить оптимальные варианты построения, организации и функционирования реальной системы.

          Используемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать в конечном итоге созданию четких организационных механизмов управления, используемых объектов.

          Необходимость создания таких механизмов обусловлена внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращения управленческих расходов.

         Как известно, моделирование какого-либо объекта заключается в замене исходного объекта такой  моделью, исследование которого можно провести эффективнее, то есть легче, доступнее, быстрее, дешевле и многое другое.

          Существует много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели.

           Выбор конкретного метода формализованного описания, системы управления зависит от того, в каких условиях осуществляется обследование, какова ответственность исполнителей за принимаемые решения и какова степень регламентации управления в обследуемой организации.

          Сейчас разработано и опробовано целый ряд различных методик обследования и формализованного представления систем управления.

          Они, как правило, существенно отличаются одна от другой и соответствуют разной глубине исследования и поставленным целям.

          Ниже рассмотрим некоторые из этих методов.

           Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования считается информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции, которые располагают в строгой технологической последовательности их исполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных или своего производственного опыта.

          Широкое распространение получили:

сетевые модели построения в терминах событий, при этом события определяют итоги определенной выполненной работы, а дуги между ними определяют взаимосвязи работ;

сетевые модели, которые построены в терминах работ и событий, при этом стрелками изображаются выполняемые работы, а кружками — события (итоги выполненных работ);

сетевые модели, которые построены в терминах работ, при этом работа изображается кружком, под работой понимается процесс составления одного документа.

            Указанные три разновидности сетевых моделей по-разному отражают содержание управленческой деятельности.

           Если сетевая модель построена только в терминах событий, естественно в них фиксируются факты окончания определенных работ, она может быть информативна и точно отражать содержание управленческой деятельности, но моделировать во времени такую деятельность затруднительно, хотя в этом также есть большая необходимость.

             Более полной считается сеть построения в терминах работ и событий. Она фиксирует состав управленческой деятельности, фиксирует определенные ее стадии, взаимосвязи между стадиями и их итоги. В то же время такая сеть не позволяет исследовать информационное содержание управления на уровне документов, так как каждая из работ, которая указана в сети, как правило, оформляется многими документами. Тем не менее недостаток сетевой модели во многом компенсируется возможностью качественного анализа управленческой деятельности и ее моделированием во временном масштабе вручную либо с использованием ЭВМ.

            Значительные возможности исследования информационного обеспечения управления представляет сетевая модель, в которой под работой понимается процесс разработки одного документа. Имеются некоторые затруднения с расчетом таких сетей, так как в них исходных событий столько, сколько условий необходимо для начала всех работ. Идентификация работы и документа позволяет определить информационные потоки, выявить документооборот и все его проблемы,  то есть выявить многие дефекты управления.

              Когда  сетевая модель детализирована в терминах работ (под работой понимается процесс заполнения одного документа), то в этом случае она позволяет решать множество управленческих проблем: моделировать работу во времени, анализировать информационные потоки, приступить к распределению работ между исполнителями, по-другому говоря полностью анализировать информационное обеспечение системы управления при решении конкретной управленческой проблемы.

                Надо также сказать и о некотором специфическом применении сетевой модели для ознакомления управленцев с определенной деятельностью и для их обучения. Такая необходимость возникает, когда содержание работ, заложенных в сетевой модели, постоянно в некотором интервале времени, а исполнители меняются регулярно.

             Проиллюстрируем сказанное на конкретном примере. Предположим, что мы построили сетевую модель на комплексе работ по проведению конференции, съезда и  другое. Такая сеть имеет четкое исходное событие (к  примеру, утверждение приказа о проведении мероприятия), четкое завершающее событие (сдача отчета о проведении мероприятия), а если известны и конкретные организационные условия (время и место проведения), то такая сеть является типовой для проведения мероприятия определенного характера, а исполнители (сотрудники различных организаций либо подразделений) всегда меняются. Построить конкретную сетевую модель не составляет труда, она конкретна, информативна, знакомит новых исполнителей с содержанием конкретной управленческой деятельности, обучает их.

           Опыт построения таких сетей позволяет утверждать, что они значительно повышают результативность управления, при этом трудозатраты на управление значительно снижаются.

            Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:

- системным подходом при создании новых либо модернизации уже сложившихся систем управления. При таком подходе разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;

возможностью алгоритмизировать  расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и другое);

- большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием этого, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение.

             Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помощью сетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.

           Весь процесс создания системы СПУ можно условно  разбить на три стадии.

1) стадия   обследования:   результаты   обследования оформляются  в виде сетевых графиков;

2) расчет и анализ сетевых  графиков;

3) стадия оперативного управления.

         На первой стадии выполняются следующие работы:

а)  составление структурных схем подразделений, участвующих в разработке;

б)  определение состава исходных документов, которые необходимы для выполнения той либо другой работы:

в)  определение перечня работ, которые входят в данную разработку;

г)  составление первичных сетевых графиков по видам работ;

д)  составление (сшивание) сводного сетевого графика.

            Любая сложная система состоит, как правило, из большого числа элементов. Система может быть представлена в виде иерархического дерева, называемого еще структурной схемой процесса управления (либо объекта). Составление структурной схемы проводится с целью получения сведений о степени сложности всей системы и ее отдельных подсистем.

             Расчленение работ, как правило, должно быть проведено вплоть до отдельных работ и подразделений, которые отвечают  за их исполнение.

           Следовательно, в структурной схеме должны быть отражены функциональные признаки системы (к  примеру, перечень работ, которые выполняются в подразделении) и организационная структура подразделений, которые участвуют в разработке, их взаимосвязь, по-другому говоря должен быть составлен перечень работ с закрепленными за ними отечественными исполнителями.