Содержание 

ВВЕДЕНИЕ

 

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива.

Курсовая работа содержит три главы, введение, заключение, список использованной литературы и приложения.

Первая глава  посвящена изучению роли коммуникаций в жизни организации, выделение нескольких типов организаций, более детальное изучение и классификация одного из типов, а именно, деловых организаций. Так же были выделены основные отличия в сфере коммуникации для государственных структур и для коммерческих предприятий.

Во второй главе «Процесс коммуникации» более  детально рассмотрен сам процесс  передачи информации, выявлены уровни, типы коммуникации.

Третья  глава – исследование, применение теоретических знаний для анализа ситуации и выработки конкретных решений в одной отдельно взятой организации. Исследование проводилось на примере туристической фирмы «ГРАНД».

Глава 1. Типы организаций

1.1 Роль коммуникации в организации

Основная  задача любого руководителя, на любом уровне, это, собственно, управленческая деятельность. Ее суть состоит в «подборе материальных, людских и организационных условий в такой пропорции и в таком соотношении, чтобы помочь достичь поставленных целей. Управление – это программно продуманная деятельность, разумное использование человеческих, технических и финансовых ресурсов, способствование цивилизованному развитию общества».

Невозможно  представить этот трудоемкий процесс, осуществление руководства, без  коммуникаций. Можно выделить несколько уровней коммуникаций: с имеющимися или потенциальными потребителями организации общаются по средством рекламы, с общественностью – создавая определенный, заданный имидж, с государством – по средством отчетов, например, ежегодные отчеты в налоговую полицию.

Руководители  в организациях от 50% до 90% времени  тратят на коммуникации. Это входит в их непосредственные обязанности  – управлять происходящим на разных уровнях, что просто невозможно без  обмена информацией. Обмен информацией  встроен во все основные виды управленческой деятельности. Коммуникации в организации – это связующее звено. На стоящие перед организацией цели и задачи, а точнее на их достижение непосредственно влияет качество обмена информации.

Коммуникационный  менеджмент – целенаправленная деятельность по обеспечению надежного функционирования коммуникационных процессов в пространстве и времени, системообразующий механизм коммуникационного функционирования социальных структур, регионов, государств. 

1.2 Классификация организаций

Организации можно разделить, то есть классифицировать по различным признакам: по принципам управления (выделяют унинодальные, мультинодальные, гомогенные, гетерогенные), по общественным функциям, по принципам целеполагания и по функциональным признака. Именно последняя классификация, по функциональным признака, наиболее удобна при рассмотрении коммуникаций в организации. Нужно отметить, что такая классификация в основном используется в менеджменте, для изучение коммуникаций в организации потребуются некоторые уточнения и дополнения.

В данной классификации для исследования наибольший интерес представляют деловые  организации. Это организации, создающиеся  как отдельными предпринимателями, так и более серьезными социальными  системами, например государством, местной  властью. Участие в деловых организациях дает доход и заработную плату. В основе регулирования отношений лежит административный порядок, принципы целесообразности, подчиненности.

Общественные  организации. Этот тип организаций  появляется при обобщении целей индивидуальных участников. Регулирование отношений происходит по средствам принятия всеми определенных норм (устава) и принципа выборности. Членство в таких группах обеспечивает удовлетворение политических, социальных, культурных, творческих и других интересов.

Ассоциативные организации. Характеризуются некоторой  автономией от окружающей среды, относительной  стабильностью состава, иерархией  ролей. Решения, как правило, принимаются  сообща. Регулируются ассоциативные  организации спонтанно сформированными  коллективными нормами и ценностями. Цели участников, как правило, не противоречат друг другу.  

Поселения. Близки к ассоциативным организациям. Главным объединяющим фактором являются не интересы или цели, а территория.  

Такая классификация удобна, чтобы определить место деловых организаций в обществе. В свою очередь деловые и общественные организации удобно разделить по более широком спектру оснований.

Коммуникации  в государственных структурах и  в частных имеют отличия, понять которые и выявить очень важно для понимания роли, которую коммуникация играет в различных организациях.

1.3 Типы построения организационных структур

И для  государственных и для коммерческих структур существует важный общий аспект, по средством которого и реализуется принцип управления. Это делегирование полномочий. Разделение власти и делегирование полномочий проявляется в подразделении системы управления на административные и функциональные органы.

Управленцев в свою очередь можно разделить  на топ-менеджеров и административных менеджеров (не смотря на то, что такие названия должностей чаще всего используются в бизнесе, но такое распределение функций характерно и для государственных структур). Топ-менеджеры имеют право принимать решения по формированию стратегии предприятия, найму и увольнению персонала, позиционированию во внешней среде. Например, в государственных структурах, лица, принимающие решения, составляют 10-15% от общего числа управленцев.

Административные  менеджеры занимаются разработкой  поручений, выполняют штабные функции, руководят функциональными подразделениями. Их число на много больше.

Существует  несколько принципов построения организационных структур. Это линейная, функциональная и смешанный тип. В менеджменте выделяются такие  типы связей в организации, как линейная – связь подчинения по всему кругу вопросов; функциональная – связь подчинения в пределах определенной функции управления. При линейной связи руководитель обладает полным и единоличным руководством подчиненными. При функциональной связи роль руководства может быть рассредоточена, а значит, имеет характер рекомендательный. Оба типа деловой организации имеют свои достоинства и свои недостатки.

1.3.1 Линейные структуры

 

Линейная  организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию. Такую структуру часто называют однолинейной.

Преимуществами  такой структуры можно назвать:

- простое  построение 

- однозначное  ограничение задач, компетенции,  ответственности 

- жесткое  руководство органами управления

- оперативность  и точность управленческих решений 

Недостатки:

- затруднительные  связи между инстанциями 

- концентрация  власти в управляющей верхушке 

- сильная  загрузка средних уровней управления 

Линейная  структура управления используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями. Руководитель данного вида структурного управления имеет несколько подчинённых. 

 

Рис.1 Линейная организационная структура

1.3.2 Функциональные структуры

 

Функциональная  организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях  управления. К таким функциям относят  исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.

Например, рабочий в цехе получает поручения  не от одного человека (мастера), а от нескольких штатных единиц, т.е. действует  принцип многократной подчинённости. Поэтому такую организационную  структуру называют многолинейной.

Функциональная  структура управления производством нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности.

К преимуществам  такой структуры можно отнести:

- сокращение  звеньев согласования 

- уменьшение  дублирования работ 

- укрепление  вертикальных связей и усиление  контроля за деятельностью нижестоящих уровней

- высокая  компетентность специалистов, отвечающих  за выполнение конкретных функций 

К недостаткам:

- неоднозначное  распределение ответственности 

- затруднённая  коммуникация 

- длительная  процедура принятия решений 

Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место. 

Рис.2 Функциональная организационная структура

1.3.3 Линейно-функциональные структуры

 

Функционально-линейная структура представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения, которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.

Эти штабы  могут:

- ограничиваться центральными уровнями управления;

- находиться  в нескольких уровнях управления;

- образовывать  штабную иерархию на всех уровнях  управления.

Штабы на нескольких уровнях иерархии должны давать консультации и участвовать  в подготовке решений, но они не обладают правами принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями или исполнителями.

Чем крупнее  фирма и сложнее её управляющая  структура, тем острее стоит вопрос координации деятельности функциональных служб или создания крупных специализированных подразделений с высококвалифицированными специалистами. Преимуществами и недостатками линейно-функциональной структуры можно назвать:

Преимущества:

* Возможность  получить высокую степень профессиональной  специализации сотрудников 

* Точно  определить места и необходимые ресурсы (особенно кадров)

* Способствует  стандартизации, формализации и  программированию процесса 

Недостатки:

* Затрудняет  горизонтальное согласование 

* С трудом  реагирует на изменение