Нологовая система государства

ify">3. Канал передачи информации — средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. От качества канала передачи информации в коммуникационном процессе зависят понимание и принятие получаемой информации. Многое зависит от того, сможет ли руководитель настроиться на индивидуальную систему восприятия информации индивидом. При этом различают следующие каналы передачи информации: речевой канал; передачу письменных материалов; электронные средства связи (компьютерные сети, видеоконференции, электронная почта, видеоленты и т.п.).

Кроме того, каналы в организации могут  подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам организации; неформальные — на основе горизонтальных связей (передача из подразделения в подразделение, слухи и т.д.).

При выборе канала надо учитывать его совместимость  с типами символов, используемых для  кодирования информации,, что поможет  избежать деформации сведений, а также  суть самого сообщения. Например, если надо проинформировать сотрудников о каком-либо нововведении в рамках всей организации, целесообразнее это сделать на общем собрании и использовать речевой канал, чем излагать суть дела каждому работнику по телефону.

В практической деятельности руководитель организации применяет, как правило, не один, а два или несколько каналов передачи информации для подчиненных (официальное сообщение и сообщение с помощью слухов), что в отдельных случаях позволяет повысить эффективность процесса коммуникации. Однако при этом также могут появиться проблемы. Например, процесс передачи информации нередко осложняется, возникает двойное толкование одного сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями поток информации может стать просто неуправляемым.

4. Получатель — лицо (группа, организация), которому передана информация и которое интерпретирует (декодирует) ее. Интерпретация сообщения получателем не всегда бывает успешной. Неправильная интерпретация часто обусловлена несхожестью языка, восприятия культуры, различия в интересах отправителя и получателя. Многочисленные эксперименты подтверждают, что коммуникация в гомофильных парах (здесь гемофилия — сходство получателя и отправителя по определенным признакам: языку, образованию, социальному статусу и т.д.) обычно более эффективна, чем в гетерофильных (когда отправитель и получатель различны по указанным признакам), которые много времени затрачивают на понимание и обработку сообщения, а также на подготовку ответа. Однако гетерофильная коммуникация обладает большей информативной ценностью для получателя.

5. Результат (эффект) коммуникационного воздействия — изменения в поведении и состоянии получателя информации, которые выражаются в изменении знания получателя; изменении установок (относительно объекта действия, оговоренного в сообщении); изменении в видимых действиях получателя (покупка товаров, отношение к трудовой деятельности, своевременный приход на работу и т.д.).

6. Обратная связь — «оперативная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; это информация (в вербальном и невербальном оформлении), которая отсылается назад к отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним» Обратная связь позволяет отправителю не только узнать результат акта коммуникации, но и скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта. Если результат передачи сообщения достигнут (оно понято в подразделении организации и стало руководством к действию), говорят, что действует положительная обратная связь; в противном случае действует отрицательная обратная связь. Следует сказать, что налаживание обратной связи в организации — достаточно сложная задача. Особенно это касается вертикальных, властных коммуникаций при контроле через принуждение, когда получатель информации испытывает страх перед возможными санкциями и специально искажает сообщение, поступающее через каналы обратной связи.

7. Шум — то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками шумов, затрудняющих точное понимание смысла сообщения, являются различия в восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и декодировании, несхожесть в должностном статусе (различное видение целей и задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка. В связи с этим одной из важных задач руководства организации и руководителей подразделений по формированию четкой системы управления, основанной на вертикальной коммуникации, является ликвидация шумов на всех этапах следования сообщения.

Таким образом, в рамках такого подхода  процесс коммуникации можно рассматривать  как ряд этапов, последовательно  осуществляемых участниками этого  процесса. На табл. 4 представлены основные этапы процесса коммуникации. 

Этапы обмена информацией  в организации

     ●Этап

     ●Причины трудностей

     ●Зарождение идеи

●Непродуманность идеи Неадекватность информации конкретной ситуации

     ●Кодирование и выбор канала

●Отправитель не настроен на язык и культуру получателя ●Неоднозначность символов в сообщении Несовместимость канала и типа символов

     ●Передача и декодирование

●Различия в статусе, взглядах, образовании, наличие языковых барьеров и т.д. отправителя и получателя 

В процессе передачи, принятия и использования  информации большое значение имеет  форма включенности индивида в процесс коммуникации и общения, которая выражается в выполнении индивидом определенных функций общения.

С этой точки зрения коммуникации представляют собой процесс обмена информацией  между двумя (или более) социальными  субъектами с целью обеспечения  наиболее успешного приема и понимания информации, являющегося предметом обмена. С помощью такого подхода к процессу коммуникации можно решать следующие научно-практические задачи в организации:

●изучать  и совершенствовать информационные потоки в организации, поскольку при возникновении каких-либо нарушений в ходе обмена сообщениями (задержки, перегрузка канала и т.д.) можно проанализировать каждый определенный элемент или этап, выяснить, где именно произошел «разрыв», и попытаться устранить его;

●изучать  процесс принятия управленческих решений, подбирать и создавать условия для наиболее эффективного управленческого воздействия, а также выявлять причины, мешающие принятию эффективных управленческих решений.

Наряду  с положительными чертами, присущими  рассмотренной модели, у нее есть ряд недостатков:

● рассматриваются  только парные, а не сетевые коммуникационные связи;

●изучаются  только линейные коммуникации — от источника к получателю, а не наоборот, т.е. только предельно простые коммуникационные связи.

Опыт  изучения процессов коммуникации в организации показывает, что в действительности коммуникации — это сложные, переплетающиеся сети, а не простое общение отправителя и получателя. 

2.2 Барьеры в коммуникации

 

В  условиях  человеческой  коммуникации  могут  возникать   совершенно специфические коммуникативные барьеры. Они не связаны с уязвимыми местами  в каком-либо  канале  коммуникации   или   с   погрешностями   кодирования   и декодирования, а носят социальный или психологический характер.

      С одной  стороны,  такие  барьеры  могут  возникать  из-за  того,  что

отсутствует общее понимание ситуации общения, вызванное не просто  различным  языком,  на  котором  говорят  участники   коммуникативного   процесса,   но различиями более  глубокого плана, существующими  между партнерами.

      Срывы могут возникать  и  из-за  перегрузки  отдельных  точек,  лиц  в коммуникативных   сетях,   превышающей   их    психологическую    пропускную способность.

Потери  и искажение информации в межличностных  коммуникациях происходят в следствие ряда факторов:

1. Сознательное/бессознательное искажение информации человеком в зависимости от ее субъективной значимости и оценки;

2. Социально-демографические особенности персонала организации (пол, возраст, образование, стаж работы и т.п.);

3. Особенности культуры, традиции и социально-психологический климат. Например, организация с низкой культурой характеризуется агрессивностью реакцией персонала на неопределенность, недостаток информации;

4.  Наличие должностных, функциональных и прочих «фильтров»;

5. Феномен «испорченного телефона»;

6. Национальные, культурные и социально-психологические традиции окружающей среды;

7. Несоответствие структуры организации структуре эффективной коммуникации;

8. Коммуникативная некомпетентность управленческого персонала;

9. Отсутствие средств управления и контроля за качеством и количеством формальной коммуникации персонала в организации.   (Снетков, психология коммуникации в организациях)

      В  условиях  человеческой  коммуникации  могут  возникать   совершенно специфические коммуникативные барьеры.

2.3 Эффективность коммуникаций в менеджменте             

      Данные  зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т. е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации. Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения. Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них - к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию.

Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте  сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный  или искаженный  факт из ста, хотя  99 могут соответствовать действительности.

Российские менеджеры выделяют десять заповедей успешной коммуникации.

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.

3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.

5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное  содержание сообщения.

6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.