Экспертные технологии и управление

                          лизации            реализации

                          стратегии         стратегии и

                                                    изменений управ-

                                                    ленческой

                                                    ситуации

Рис.2 Основные этапы стратегического управления

     Основными задачами мониторинга проблем (Рис.1) являются установление возникающих в процессе управления проблем, требующих принятия управленческих решений, и формирование их перечня, определение степени безотлагательности их решения, определение проблемы, которая должна решаться в первую очередь, оценка состояния проблем и хода реализации принятых по ним решений.

     Основными задачами мониторинга состояния конкретной решаемой проблемы являются общая оценка ее состояния, основных факторов, характеризующих изменение ее состояния, ход реализации принятых по проблеме решений.

     Основные этапы разработки и реализации управленческого решения представлены на Рис 3.

            Рис.3 Основные этапы разработки управленческих решений.

      Очевидно, что такие блоки процесса управления, как стратегия развития, мониторинг проблем, мониторинг состояния ситуации не могут реализовываться без использования опыта и знаний, как специалистов в соответствующих областях деятельности, так и самого ЛПР.

      Управление осуществляется посредством подготовки, принятия и реализации управленческих решений субъектом управления, экспертами, менеджерами, исполнителями.

      Каждое решение принимается в конкретной управленческой ситуации. Результаты каждого принятого и реализованного управленческого решения должны быть проанализированы и оценены. Они должны служить основанием для принятия последующих управленческих решений. Эти управленческие процедуры являются, по существу, реализацией одного из основных управленческих принципов – принципа обратной связи.

     Подготовка управленческого решения, в которую включается получение информации, определение целей, формирование оценочной системы, анализ ситуации, ее диагностика, разработка прогноза ее развития, в значительной степени базируется на использовании экспертной информации.

Коммуникационный процесс, посредством которого осуществляется управление любой организацией, также предполагает непрерывный обмен информацией, реализуемый с помощью информационных потоков.  Схематически роль информационных потоков в процессе управления организацией представлена на Рис.4. Анализ представленной схемы также позволяет сделать вывод о значительном удельном весе экспертной информации в коммуникационном процессе.

Поступление        Анализ               Подготовка и принятие     Информация

информации    информации    управленческого          в процессе

о ситуации                                         решения                            реализации

управления                                                                                   управленческого

                                                                                                      решения

Рис. 1.1.4 Информационные потоки в процессе управления организацией

    Эффективное управленческое решение, принятое на базе достоверной информации об управленческой ситуации, - один из определяющих факторов успешной деятельности организации. В то же время решение, принятое на основе недостоверной информации или не учитывающее тенденции развития объекта управления, в качестве которого может выступать предприятие, банк, а иногда и целая отрасль, может стать причиной значительных экономических потерь. Как мы видим, одним из основных источников управленческой информации является информация, получаемая от экспертов. Поэтому профессиональное владение технологиями экспертного оценивания, позволяющими сделать процесс получения, обработки и анализа экспертной информации более надежным и обоснованным, нередко является определяющим фактором эффективного управления.

     И еще один аспект, подтверждающий важность профессионального владения экспертными технологиями, мы должны отметить. Система управления организацией должна своевременно и адекватно реагировать на изменения, происходящие во внешнем мире и влияющие на деятельность организации. В жесткой конкурентной борьбе успеха добивается та организация, которая, имея надежную стратегию развития, обладает системой управления способной вырабатывать, принимать и реализовывать своевременные управленческие решения. С одной стороны, принимаемые решения должны быть адекватной реакцией на изменения управленческой ситуации, а, с другой стороны, соответствовать стратегии развития организации. Эффективное решение этих задач возможно только при профессиональном использовании технологий экспертного оценивания.

     Значительная роль в процессе управления принадлежит руководителю организации. От его решений и действий во многом зависит успешная деятельность организации. Возможность принятия эффективных управленческих решений во многом обеспечивается профессионализмом и искусством руководителя.

     Даже самый поверхностный взгляд на проблемы, с которыми приходится сталкиваться при принятии решений, позволяет сделать вывод о том, что подготовка эффективного управленческого решения без специально проводимой аналитической, осуществляемой экспертами и аналитиками, является весьма проблематичной.

     На первый взгляд может показаться, что альтернативой такой аналитической деятельности, основанной на использовании экспертной информации, является умение многих выдающихся управленцев, находить блестящие решения, опираясь лишь на собственный опыт и интуицию.

     Но это только на первый взгляд. Не следует забывать, что за принятыми ими успешными решениями, как правило, стоят долгие раздумья и размышления, колебания и сомнения, нелегкий поиск единственно верного решения в сложных, а подчас уникальных управленческих ситуациях.   Это решения, сопряженные нередко  со значительным риском, потребовавшие мужества от того, кто имел смелость их принять, и значительных затрат собственной энергии, труда, наконец времени, для их реализации. Это означает, что в роли экспертов выступают сами ЛПР.

     Принятые ими решения, приведшие к достижению поставленных целей, были выверенными, точными, прежде всего, потому, что базировались на их собственном анализе складывавшихся управленческих ситуаций, глубоком понимании и умении на основе такого анализа найти подчас то единственно возможное решение, которое ведет к достижению цели.

     Реальная практика аналитической деятельности при подготовке, принятии и реализации важных управленческих решений привела к тому, что сегодня технологии анализа управленческих ситуаций и, прежде всего, экспертные технологии, достаточно разработаны.

     В каких случаях использование экспертных технологий является оправданным и необходимым, ведь оно сопряжено с некоторыми затратами, в т.ч. с затратами времени ведущих специалистов? 

     Отметим, прежде всего, что углубленный анализ управленческой ситуации целесообразно проводить, когда результаты реализации принятого управленцем решения являются стратегически значимыми либо могут оказать существенное влияние на деятельность объекта управления. А, самое главное, анализ проводится, если он может быть выполнен в отпущенное для принятия решения время.

     Во многом решение о целесообразности использования экспертных технологий определяется мерой ответственности руководителя за достижение поставленных целей. При принятии решения о проведении углубленного анализа ситуации должны быть сопоставлены возможные потери в случае, если он не будет проведен, и ожидаемый эффект от его проведения. Следует также иметь в виду, что проведение углубленного анализа ситуации способствует более верному и глубокому ее пониманию,  а его результатами можно воспользоваться и для принятия последующих управленческих решений при дальнейшем развитии важной для ЛПР ситуации.

     Укажем основные случаи, когда проведение специального анализа управленческой ситуации является действительно необходимым.

     1.  Возникшая ситуация ранее в управленческой практике не встречалась либо управленец не обладает информацией об  аналогичных   управленческих ситуациях.

             В этом случае проведение специального анализа с использованием экспертных технологий необходимо, прежде всего, потому, что опыт принятия решений в сложившейся ситуации у управленца отсутствует, а результат реализации принятого решения важен для эффективного развития сложившейся управленческой ситуации. Цена возможной ошибки при принятии решения в этом случае может оказаться существенно выше, чем экономия от не проведенного анализа.

2. Аналогичные управленческие ситуации встречались, но сложившаяся ситуация принятия решения имеет существенную специфику.   

           Действительно, отличия ситуации от встречавшихся ранее могут быть значительными и приводить при реализации решений, аналогичных принятым ранее, к  иному сценарию развития ситуации, а, следовательно, к иным  результатам реализации принятых управленческих решений. В этом случае полученные результаты могут существенно отличаться от ожидаемых и не обеспечивать достижения поставленной управленцем  цели.

3. Ситуация имеет особую важность для управленца и малейшие отклонения в ходе ее развития являются нежелательными.

          Целесообразность проведения специального анализа управленческой ситуации с использованием экспертных технологий в этом случае определяется также, как и в предыдущих. С одной стороны, ценой возможной ошибки, если такой анализ проведен не будет, а, с другой стороны, возможностью отыскания более эффективных управленческих решений, ведущих к более быстрому достижению поставленных целей, снижению затрат, установлению новых возможностей развития ситуации и получению новых дополнительных результатов.

4. Ситуация имеет комплексный многоаспектный характер.

          Комплексный многоаспектный характер управленческой ситуации приводит к наличию разноплановых ее составляющих, учет которых необходим для выработки эффективного управленческого решения. Поиск эффективного управленческого решения может в этом случае оказаться затрудненным и потребовать участия специалистов в различных областях деятельности, поскольку успех может быть достигнут лишь при организации продуктивного взаимодействия всех основных составляющих, определяющих развитие управленческой ситуации.

5. В сложившейся управленческой ситуации возможны несколько альтернативных вариантов действий.

          Как правило, при принятии управленческого решения рассматривается несколько возможных вариантов действий. Ведь нет никакой гарантии, что первый пришедший в голову вариант окажется самым лучшим. В этом случае проведенный анализ позволяет получить достаточно полное представление о возможных вариантах действий в сложившейся управленческой ситуации и оценить ожидаемые результаты каждого из них. Решение, принятое на основании такого анализа, как правило, оказывается более продуманным, взвешенным, более эффективным, чем первый пришедший в голову вариант.

6. Целесообразным является сопоставление различных точек зрения.

         Нередко эффективность управленческого решения, принимаемого в сложной управленческой ситуации, может быть существенно повышена, если к процессу его принятия будут привлечены специалисты, способные оценить ситуацию с различных точек зрения. Это, как правило, делается для того, чтобы обеспечить более глубокое понимание ситуации и отыскать оптимальное управленческое решение. Сопоставление различных точек зрения позволяет избежать ошибок, к которым может приводить одностороннее рассмотрение вопроса, а подчас найти новое решение, приводящее к достижению поставленных целей.

     Дополнительным фактором, определяющим целесообразность проведения углубленного анализа управленческой ситуации с использованием экспертных технологий, может стать значительный объем и сложность информации о ситуации. К числу таких факторов следует также отнести возможность использования эффективных систем поддержки принятия решений, возможность использования опыта и знаний экспертов, знакомых с основными с конкретной управленческой ситуацией.

     В пользу целесообразности проведения углубленного анализа при принятии важных управленческих решений говорит и тот факт, что принимаемое решение часто является многовариантным и далеко не всегда  “одноразовым”. То есть в момент принятия решения нередко существует несколько возможных альтернативных вариантов действий и несколько возможных вариантов развития событий, которыми ЛПР не имеет возможности управлять.

     Экспертные технологии управления, являясь, по существу одними из основных технологий, используемых в процессе управления, реализуются экспертами.

   3. Экспертные оценки и принятие решений.

     Процесс принятия  решений  при  кажущейся  простоте – очень непрост. В нем достаточно много тонкостей и подводных рифов.     Основное назначение  экспертных технологий - повышение профессионализма,  а,  следовательно, эффективности принимаемых управленческих решений.