Международные выставки и ярмарки

• использования различных графических изображений;
• применения аудио- и видеосредств;
• использования различных полиграфических средств;
• применения цветовых решений.

2.3 Техника проведения

 

Техника проведения международных выставок и ярмарок  включает следующие задачи:

1. Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности).
2. Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона. Организация сервис-бюро. Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).
3. Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет).
4. Реализация деловой программы:

• Регистрационные листы;
• Социологическое исследование;
• Отчетные и рекламные материалы мероприятия;
• Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест);
• Регистрация участников, раздача материалов;
• Ведение протокола;
• Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы;
• Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия;

5. Подготовка ежедневной программы дня;

6. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки;
7. Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы);
8. Обеспечение работы VIP зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций);
9. Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне;
10. Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины, шоу-программы, концерты) на сценической площадке;
11. Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение. Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра;
12. Организация графика встреч официальных лиц и партнеров;
13. Реализация социологического исследования по проекту. Организация видео- и фотосъемки. Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ.

2.4 Мероприятия деловой программы

 

Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию  и формировать образ своей  фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

Официальные мероприятия

К официальным  мероприятиям относятся: церемония  открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных лиц, официальные  приемы /фуршеты, церемонии награждения  лауреатов конкурсов и т.д.

Профессиональные  мероприятия

Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:

1. Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс
2. Форум - массовое собрание, съезд. По структуре и технологиям подготовки форум похож на конгресс.
3. Конференция - большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп. Имеет более научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.
4. Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал, а участники выставки - профессиональную аудиторию.
5. Семинар - групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке
6. Симпозиум - совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию
7. «Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме. Принцип организации равноправие участников.
8. Заседание профессионального клуба, объединения, союза.
9. Специальные показы - используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях.
10. Специализированные салоны (аукционы, смотры).

Конкурсная  программа

Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия. Важной составляющей выставок является профессиональная заявка на участие в конкурсе (рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией). Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).

Образовательные мероприятия:

• Тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки;
• Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.

Презентационные мероприятия

Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) - представляют собой комплексные  мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары, симпозиумы, конференции, деловые встречи, презентационную программу.

Фестивали и конкурсы по тематике выставки и  по смежным темам (тематические экскурсии для специалистов, учащихся ВУЗов организуются организаторами выставок по предварительным заявкам)

Чтобы экскурсия была успешной, разрабатывается специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект. В штате компании-организатора должен быть «экскурсовод», который владеет содержательной стороной вопроса. Экспоненты должны быть предупреждены о приходе гостей, тогда они смогут подготовиться, а экскурсанты получат сувениры и подарки.

Рекомендации  по подготовке и проведению мероприятий  деловой программы

Мероприятия деловой  программы выставки требуют отдельной  большой работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при их организации необходимо уделить следующим вопросам:

• правильный выбор организатора;
• создание «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа);
• разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам;
• реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны, способы «персональных» приглашений);
• подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера);
• подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки);
• обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием);
• организация регистрации, обслуживания;
• обработка итоговых материалов [3].

2.4  Информационная поддержка

 

Приемы взаимодействия организаторов выставки со СМИ

Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы:

• прямая продажа выставочных площадей, покупка рекламных площадей;
• бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную);
• информационное спонсорство;
• партнерство в организации выставочного проекта;

 

 

Этапы рекламной  кампании

Рекламная кампания выставки проходит в два этапа. На первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг). При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными.

Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений (обязательно в отдел  информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ. Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы.

Рассылка

К технике продвижения  выставочного проекта относится  почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных  билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также  факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). Для доставки материалов VIP клиентам используются курьерские службы. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки.

        Государственная поддержка

Государственная поддержка  обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов.

Работа с  представителями СМИ на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю  информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа мероприятий, каталог. Новая услуга организаторов: пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ.

2.5 Ответственность и риски

 

Организатор не несет  ответственности за потери, кражи или повреждения, нанесенные лицам или экспонатам. Организатор принимает все необходимые меры предосторожности, но не гарантирует защиту от потерь, поэтому освобождает себя от любой ответственности за повреждения или ущерб. Участнику настоятельно рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование, за которое он несет ответственность.

Издатель каталога и  организатор не несут ответственности  за ошибки или пропуски в материалах, подготовленных экспонентом.

Организатор не несет  ответственности перед третьими лицами за законность и достоверность информации, предоставленной экспонентом для размещения в официальном каталоге выставки

Экспонент несёт имущественную  ответственность за сохранность  выставочного оборудования, предоставляемого на время проведения выставки.

Участие в работе каждой конкретной международной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь сформулированных целей. В результате высшее руководство фирмы может быть недовольно конечными результатами участия в их работе. То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием целого ряда причин, обусловленных, прежде всего принятием и реализацией недостаточно обоснованных управленческих решений. Вследствие этого основными причинами неудачного участия в работе международных выставок и ярмарок являются: