Организационная структура управления предприятием (на примере ОАО "Ленаэропроект")

третья графа: что  передает сотрудник другим должностным  лицам, структурным подразделениям и сторонним организациям.

При необходимости  во второй и третьей графах таблицы  могут быть указаны дополнительные характеристики процессов обмена информацией: периодичность представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д.

Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности»  помимо организационных вопросов (режим  или график работы сотрудника, порядок  контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов  труда сотрудника для объективной  его характеристики как специалиста.

После утверждения  должностной инструкции она в  обязательном порядке доводится  до сведения работника, занимающего  данную должность. Этот факт фиксируется  с помощью отметки "С инструкцией  ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием  даты ознакомления. Приказ о внесении изменений издается при необходимости  перераспределения функций и  должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностные инструкции рекомендуется разрабатывать с  учетом введенных в действие руководящих  и методических материалов и других директивных документов, регламентирующих деятельность служащих. Должностные  инструкции должны основываться на положениях о структурных подразделениях с  тем, чтобы весь комплекс функций  был полностью и четко распределен  между работниками данного подразделения.

При этом в должностных  инструкциях руководителям необходимо четко указать, какие решения  по функциям управления: планированию, организации, координации, регулированию, мотивации, контролю и анализу - он принимает  и оценивает исполнение.

Для специалистов определяется круг обязанностей по подготовке решений  по соответствующим перечисленным  функциям, т.е. это работы, связанные  с расчетами, обоснованиями и т.д. Для технических исполнителей определяется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходной информации, рассылке и другой работе, связанной с доведением управленческих решении до исполнителей.

Должностные инструкции периодически пересматриваются. Порядок  пересмотра и внесения изменений  тот же, что и при разработке новых.

Приведем в качестве примера положение о финансово-экономическом  отделе ОАО «ПИиНИИ ВТ «Ленаэропроект».

Общие положения

Финансово-экономический  отдел является самостоятельным  отделом института.

Отдел возглавляет  начальник финансово-экономического отдела (главный бухгалтер), назначаемый  на должность приказом генерального директора.

Начальник финансово-экономического отдела (главный бухгалтер) имеет:

- заместителя главного  бухгалтера.

- заместителя начальника  отдела.

Работники финансово-экономического отдела назначаются на должность  и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению  начальника финансово-экономического отдела.

Финансово-экономический  отдел состоит из:

- начальника финансово-экономического  отдела – главного бухгалтера;

- заместителя начальника  отдела;

- заместителя главного  бухгалтера;

- старшего бухгалтера  по расчету заработной платы;

- бухгалтера-кассира;

-бухгалтера по  учету материально-производственных  ресурсов и основных средств;

- ведущего экономиста;

- экономиста;

- техника;

Задачи финансово-экономического отдела:

1. Ведение бухгалтерского  и налогового учета, формирование  полной и достоверной информации  о деятельности института и  его имущественном положении,  необходимой внутренним и внешним  пользователям бухгалтерской и  налоговой отчетности.

2. Осуществление  единой политики института в  области финансов.

3. Организация финансовой  деятельности института с целью  наиболее эффективного использования  всех видов ресурсов в процессе  производства и реализации продукции  (работ, услуг) и получения максимальной  прибыли.

4. Контроль за  использованием оборотных средств  института.

5. Анализ финансово-экономического  состояния.

6. Разработка учетной  и налоговой политики.

7. Обеспечение своевременности  налоговых платежей, расчетов с  поставщиками.

8. Создание условий  для эффективного использования  основных фондов, трудовых и финансовых  ресурсов института.

Функции финансово-экономического отдела:

1. Управление движением  финансовых ресурсов института  и регулирование финансовых отношений,  возникающих между хозяйствующими  субъектами в целях наиболее  эффективного использования всех  видов ресурсов.

2. Разработка финансовой  стратегии института и базы  для его финансовой устойчивости.

3. Участие в подготовке  проектов планов: реализации продукции  (работ, услуг), себестоимости продукции  и рентабельности.

4. Разработка прогнозов  ожидаемой прибыли, расчет налога  на прибыль, составление планов  распределения прибыли на год  и поквартально.

5. Оформление финансово-расчетных  и банковских операций в установленные  сроки, включая предъявление в  банк платежных требований, поручений,  выписок, счетов.

6. Соблюдение установленного  обслуживающим банком лимита  остатка наличных денег в кассе  института и оформление разрешения  на расходование наличных денег  из выручки, поступающей в кассу.

7. Принятие мер  к своевременному получению средств  за отгруженную продукцию (выполненные  работы, услуги).

8. Обеспечение своевременной  оплаты счетов поставщиков и  субподрядчиков за материальные  ценности, выполненные работы, оказанные  услуги в соответствии с заключенными  договорами.

9. Организация работы  по перечислению платежей и  взносов по налогам и сборам  в федеральный бюджет, бюджеты  субъектов РФ, местный бюджет, в  государственные внебюджетные фонды.

10. Подготовка необходимых  материалов для проведения взаимозачетов  и актов сверок.

11. Обеспечение своевременной  и полной выплаты заработной  платы работникам.

12. Осуществление  мероприятий по усилению финансовой  дисциплины.

13. Ведение учета  доходов и расходов института.

14. Составление и  представление в установленном  порядке и в предусмотренные  сроки бухгалтерской и налоговой  отчетности.

15. Осуществление  контроля за своевременным и  правильным оформлением первичных  учетных документов и законностью  совершаемых операций.

16. Осуществление  контроля за правильным и экономным  расходованием средств в соответствии  с целевым назначением, а также  за сохранностью денежных средств  и материальных ценностей в  местах их хранения.

17. Проведение инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение  результатов инвентаризации и  отражение их в учете.

18. Ведение массива  нормативных и других документов  по вопросам учета и отчетности, относящихся к компетенции финансово-экономической  службы.

19. Хранение документов (первичных учетных документов, регистров  бухгалтерского и налогового  учета) в соответствии с правилами  организации архивного дела.

Права. Финансово-экономический  отдел имеет право:

1. Давать указания  в рамках контроля за финансово-хозяйственной  деятельностью института по оформлению  финансовой документации.

2. Требовать и  получать от других отделов  данные анализа хозяйственной  деятельности, необходимые для деятельности  отдела.

3. Вести переписку  по вопросам методологии финансового,  бухгалтерского, налогового учета  и отчетности, а также другим  вопросам, входящим в компетенцию  отдела и не требующим согласования  с руководителем организации.

4. Не принимать  к исполнению и оформлению  документы по операциям, которые  противоречат законодательству, нарушают  договорную и финансовую дисциплину  без соответствующего распоряжения  генерального директора.

5. Представительствовать  в установленном порядке от  имени и по доверенности руководства  по вопросам, относящимся к компетенции  отдела во взаимоотношениях с  налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных  фондов, банками, иными государственными  и муниципальными организациями,  а также другими предприятиями,  организациями, учреждениями.

6. Вносить предложения  руководству о привлечении к  материальной и дисциплинарной  ответственности должностных лиц  института по результатам проверок.

7. Давать разъяснения,  рекомендации и указания по  вопросам, входящим в компетенцию  отдела.

8. Проводить и  участвовать в совещаниях по  вопросам финансово-хозяйственной  деятельности.

9. По согласованию  с генеральным директором по  финансовым, бухгалтерским и прочим  экономическим вопросам привлекать  экспертов и специалистов в  данной области для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций  и предложений.

10. Начальник финансово-экономического  отдела визирует все документы,  связанные с финансово-экономической  и хозяйственной деятельностью  института (планы, договора, отчеты, сметы, справки, пр.)

11. Начальник финансово-экономического  отдела подписывает платежные,  расчетные, кредитные и другие  финансовые документы.

12. Начальник финансово-экономического  отдела также вправе вносить  предложения в отдел кадров  и руководству института о  перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении  дисциплинарных взысканий на  работников, нарушающих трудовую  дисциплину.

Взаимоотношения (служебные  связи)

Для выполнения функций  и реализации прав, предусмотренных  настоящим положением, финансово-экономический  отдел взаимодействует:

1. С административно-хозяйственным  отделом по вопросам:

Получения:

- основных средств,  материальных ценностей, необходимых  для производственных и административных  отделов

- отчетных данных  о движении материально-технических  ресурсов, об их остатках на  конец отчетного периода

Предоставления:

- заявок на необходимые  оборудование, инвентарь и канцелярские  принадлежности

- отчетов по использованию  и сохранности оборудования и  инвентаря

- итогов инвентаризации  материально-технических ресурсов

2. С производственными  и техническим отделами по  вопросам:

Получения:

- отчетов о движении  основных средств, актов на  передачу оборудования

- отчетов о расходе  материалов

- приказов, распоряжений  и других документов, необходимых  для бухгалтерского и налогового  учета

- отчетов о выполнении  плана по производству продукции  (работ, услуг)

- данные о затратах  трудовых ресурсов, использования  рабочего времени

3. С отделом главных  инженеров проектов по вопросам:

Получения:

- данных, необходимых  для финансово-экономического анализа

- договоров и  соглашений на выполнение работ,  оказание услуг

- отчетов о выполнении  графиков и других условий  договоров

Предоставления:

- планов производства  для заключения договоров с  контрагентами

- утвержденных цен  на продукцию (работы, услуги)

- информации о  не оплаченных контрагентами  счетах

4. С отделом кадров  по вопросам:

Получения:

- сведений о приеме, перемещении и увольнении работников

- данных о текучести  кадров

Отдел взаимодействует  со всеми отделами по вопросам:

- определения потребности  в персонале отделов

- распределения  фондов оплаты труда сотрудников

- премирования сотрудников

Ответственность

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник  финансово-экономического отдела.

На начальника финансово-экономического отдела возлагается персональная ответственность  в случае:

1. Несоответствия  законодательству издаваемых отделом  инструкций и указаний по вопросам  финансово-экономической деятельности  общества, финансового, бухгалтерского  и налогового учета и отчетности.

2. Составления, утверждения  и предоставления недостоверной  сводной отчетности и нарушения  сроков ее предоставления в  соответствующие государственные  органы, генеральному директору  и прочим пользователям.

3. Необеспечения  или ненадлежащего обеспечения  руководства института информацией  по финансово-экономическим вопросам.

4. Несвоевременного, а также некачественного исполнения  документов и поручений руководства  института.

5. Несоблюдения  трудовой и производственной  дисциплины сотрудниками отдела.

Ответственность сотрудников  финансово-экономического отдела устанавливается  их должностными инструкциями:

1. За разглашение  сведений, составляющих государственную  тайну, которые были доверены  по работе.