Отчет по прддипломной практикеООО «Монзенский ДОК»

    Внешнеторговые  фирмы (ВТФ) входят в состав крупных объединений с масштабными внешнеэкономическими операциями (как правило, с правами юридического лица, существующие в форме Торговых домов).

    Кроме того, организация управления ВЭД  предприятия осуществляется при помощи национальных специализированных и государственных посредников или услуг иностранных посредников.

    Организационная структура представляет собой сравнительно устойчивые связи, существующие между элементами организации, на основе которых реализуется процесс управления фирмой.

    В практике российских предприятий на современном этапе наиболее распространены отделы ВЭД (ОВЭД), департаменты ВЭД и внешнеторговые фирмы (ВТФ). Общим для всех форм организации управления ВЭД предприятия выступают их функциональная направленность и решаемые задачи.

    ОВЭД  является структурным подразделением предприятия и осуществляет функции управления ВЭД как элемента единой системы внутрифирменного управления. Как правило, ОВЭД имеет немногочисленный штат сотрудников и линейную структуру управления (см. рисунок 8).

       

    

    

      

    

      

      
 

    Рисунок 8  Схема примерной организационной структуры ОВЭД. ³

    В обязанности начальника ОВЭД входят:

• общая координация деятельности работников ОВЭД и реализации ими своих полномочий в сфере развития ВЭД предприятия;
• разработка и согласование программ и планов развития ВЭД, бизнес-планов, бюджетов, отчетов, других документов по вопросам управления ВЭД, маркетингом, инновациями, персоналом и информацией ОВЭД, а также мероприятий по их исполнению;
• организация информационной системы ОВЭД по конъюнктуре мировых и российского рынков экспортируемой (импортируемой) продукции. Получение информации от внешних источников, передача необходимой информации, касающейся деятельности ОВЭД, не составляющей коммерческую тайну, внешним пользователям;
• изучение законодательных и нормативных актов, регулирующих экономические процессы, включая ВЭД, в России и странах контрагентов, изучение специализированной литературы и документации, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей и повышения квалификации;
• сбор информации о состоянии мирового рынка соответствующей продукции, внутреннего рынка России, определенных стран ближнего и дальнего зарубежья, ее обработка, своевременная передача руководителям предприятия и других служб и отделов, если она затрагивает их интересы;
• анализ получаемой информации, оценка и прогноз конъюнктуры рынков соответствующей продукции, динамики внутренних и мировых цен, представление информации и рекомендаций руководителю и структурным подразделениям предприятия;
• анализ конкурентоспособности продукции предприятия на рынке, сопоставление ее потребительских свойств, цены, издержек производства и обращения с аналогичными показателями продукции конкурентов. Изучение деятельности конкурентов;
• поиск новых партнеров и рынков сбыта продукции предприятия на внешнем рынке, изучение возможностей расширения ассортимента продукции предприятия, реализуемой на внешнем и внутреннем рынках, разработка новых направлений деятельности ОВЭД (транспортно-экспедиторское обеспечение, страхование и т.д.);
• формирование базы данных о фирмах-партнерах (досье фирм);
• изучение коммерческих предложений предприятия, расчет себестоимости его продукции, уровня рентабельности возможных внешнеторговых сделок, проведение сравнительного анализа рентабельности внешнеторговых и внутрироссийских поставок;
• проведение переговоров, переписки с потенциальными партнерами, разработка внешнеторговых контрактов (по согласованию с соответствующими службами предприятия), дальнейшая координация действий по исполнению заключенных внешнеторговых контрактов;
• контроль за выполнением обязательств по внешнеэкономическим договорам;
• своевременное предоставление четких инструкций и контроль за правильным оформлением отгрузочных документов по внешнеэкономическим поставкам предприятия;
• осуществление представительских функций в интересах предприятия в органах государственной власти, организациях и обществах, связанных с деятельностью ОВЭД, других служб и отделов предприятия в пределах своих полномочий;
• участие в разработке и исполнении мероприятий, направленных на снижение степени риска в ВЭД предприятия;
• представление на утверждение руководителю предприятия проектов-приказов, распоряжений, указаний, инструкций и других документов, относящихся к деятельности ОВЭД и полномочиям начальника по вопросам управления финансами, производством, маркетингом, инновациями, информацией ОВЭД;
• исполнение приказов, указаний, распоряжений, решений, инструкций и других документов, утвержденных руководителем предприятия и его заместителем;
• своевременное принятие оптимальных решений по всем вопросам, относящимся к задачам и полномочиям начальника, в том числе при серьезных и неожиданных нарушениях стабильности деятельности ОВЭД;
• организация и совершенствование оперативного и статистического (документарного и электронного) учета и отчетности по вопросам общего руководства, управления финансами, производством, маркетингом, инновациями, информацией для обеспечения эффективного использования ресурсов ОВЭД;
• предоставление рекомендаций по выработке ценовой политики предприятия;
• постоянное повышение квалификации;
• полное использования всех ресурсов ОВЭД для максимально эффективной работы службы;
• разработка и проведение мероприятий по снижению уровня затрат, связанных с деятельностью ОВЭД.

    Экономист по ВЭД выполняет обязанности, включающие:

• разработку планов реализации внешнеэкономических сделок (текущих) и развития ВЭД предприятия (стратегических);
• расчет внешнеторговых цен, их обоснование;
• оптимизацию транспортных расходов;
• координацию работы с финансово-кредитными учреждениями по вопросам кредитования ВЭД и реализации валютного контроля за реализуемыми предприятием внешнеэкономическими сделками. Оформление документации по валютному банковскому контролю;
• осуществление международных расчетов, составление отчетов и графиков платежей на неделю и на месяц;
• анализ эффективности заключенных и исполненных внешнеэкономических сделок;
• планирование и экономическое обоснование расширения ассортимента продукции, предназначенной для экспорта.

    В обязанности менеджера по ВЭД  входит:

• поиск поставщиков, установление контакта с ними посредством переписки;
• организация и проведение переговоров с иностранными контрагентами;
• подготовка проектов внешнеторговых контрактов и другой товаросопроводительной документации, их своевременный перевод на иностранные языки;
• прием (размещение) заказов на экспорт (импорт) продукции и контроль за их выполнением;
• ведение информационного банка данных о потенциальных партнерах.

    В функции специалиста по маркетингу входит:

• исследование конъюнктуры мировых рынков соответствующей продукции, потребительского спроса на нее;
• отслеживание ассортимента и координация закупок;
• установление требований в отношении количества, периодичности поставок;
• анализ и мониторинг ценовой конъюнктуры зарубежных рынков, сбор информации для приведения базовой цены;
• разработка мероприятий по продвижению собственной продукции на внешние рынки;
• посещение международных выставок (универсальных и по профилю экспортируемой (импортируемой) предприятием продукции).

    Обязанности специалиста по логистике включают:

• расчет транспортных и таможенных расходов;
• выбор способа и маршрута доставки, разработка схем доставки товара с целью минимизации платежей, выбор вида транспорта;
• консолидацию сборных грузов;
• оформление транспортных и таможенных документов;
• работу со складами, таможенными терминалами, страховыми и транспортными фирмами;
• таможенное декларирование и оформление внешнеторговых грузов;
• контроль над выполнением сроков доставки товаров, подачи транспортных средств под погрузку (выгрузку).

    Рыночные  условия потребовали разработки соответствующих показателей оценки эффективности управления ВЭД. Имеет  место необходимость введения нескольких базовых показателей, на основании  которых осуществляется оценка результативности.

    Показатели, используемые при оценках эффективности  аппарата управления ВЭД и его  организационной структуры, могут  быть разбиты на следующие три  взаимосвязанные группы:

    1) Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления ВЭД, выражающихся через конечные результаты деятельности организации, и затраты на управление. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве основных видов эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем произведенной продукции, прибыль, себестоимость.

    Математически данная группа показателей выражается в следующих формулах:

1. Эффективность управления ВЭД предприятия (ЭФ_у), вычисляемая через объем произведенной экспортной продукции:

ЭФ_у=Vпп_э/УЗ, где                                                                                        (1)

      Vпп_э – объем произведенной экспортной продукции за отчетный период (год),

    УЗ  – затраты на аппарат управления фирмы или управленческие затраты за отчетный период (год).

    Данный  коэффициент показывает сколько  единиц произведенной продукции  приходится на единицу управленческих затрат. Наибольшая эффективность по данной формуле достигается при  наибольшем значении в числителе и наименьшем в знаменателе. Соответственно, чем больше значение числа в результате, тем эффективнее работа управленческого аппарата направленная на организацию процесса производства продукции.

    1.2. Эффективность управления ВЭД  предприятия (ЭФ_у), вычисляемая через прибыль от реализации экспортной продукции:

    ЭФ_у=Пр_э/УЗ, где                                                                                            (2)

    Пр_э – экспортная прибыль полученная за отчетный период (год),

    УЗ  – управленческие затраты за отчетный период (год).

    Данный  коэффициент отражает количество единиц полученной прибыли, приходящейся на единицу  управленческих затрат. Наибольшая эффективность  по данной формуле достигается при  наибольшем значении в числителе  и наименьшем в знаменателе. Предприятие должно стремиться к увеличению результата по данной формуле, т.к. ее экономический смысл, прежде всего, заключается в зависимости прибыли от эффективной работы управленческого аппарата. Важным является и тот факт, что этот коэффициент  напрямую зависит от качества продукции: если произведенная продукция не будет соответствовать международным стандартам это негативно отразится на финансовых результатах фирмы.

    1.3.  Удельный вес управленческих  затрат (УВ_уз):

    УВ_уз= УЗ/S_эп*100%, где                                                                                (3)         

    УЗ  – управленческие затраты за отчетный период (год),

    S_эп – себестоимость произведенной экспортной продукции.

    Данный  коэффициент отражает удельный вес  управленческих затрат в себестоимости произведенной продукции. С его помощью можно определить какой процент в общей себестоимости продукции занимают управленческие затраты. Этот расчет необходим руководителям для снижения общего уровня себестоимости продукции посредством снижения управленческих затрат при значении эффективности управленческого аппарата на прежнем уровне.

    1.4. Удельный вес капиталовложений  в управленческий аппарат (УВ_кв):

    УВ_кв=V_кв/УЗ*100%, где                                                                               (4)

    V_кв – объем капиталовложений,

    УЗ  – управленческие затраты за отчетный период (год).

    Коэффициент отражает процент капиталовложений в аппарат управления ВЭД в  общих затратах на управление. Необходим  для соотнесения зависимости  роста управленческих затрат от капиталовложений произведенных за отчетный период. 

    2) Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления ВЭД, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.

    Данная  группа основана на сравнений показателей  за отчетный и базисный период:

    2.1. Эффективность управления ВЭД предприятия за базисный и отчетный период (ЭФ_у0 и ЭФ_у1):

    ЭФ_у0=Пр₀/УЗ_0,                                                                                                (5)

    ЭФ_у1=Пр₁/УЗ_1, где                                                                                         (6)

      Пр₀ и Пр₁ – прибыль за базисный и отчетный период,

    УЗ₀ и УЗ₁ – управленческие затраты за базисный и отчетный период.

    При сравнении данных коэффициентов  руководителем выявляется улучшение, либо ухудшение содержания и организации управления ВЭД. В случае уменьшения показателя по сравнению с базисным годом, руководителю необходимо проверить и просчитать за счет каких статей деятельности оно произошло. 

    3) Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее техническо-организационный уровень. К структурам относится уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности. Математически вычисляется по следующей формуле:

    3.1. Рациональность организационной  структуры управления ВЭД (Рц_стр):

    Рц_стр=V_{док.упр.ВЭД}/V_{док.предпр.}*100%_, где                                                          (7)

    V_{док.упр.ВЭД} – объем документации вырабатываемой органом управления ВЭД,